投稿前最后一遍检查：AI 披露、字数、引用和 Word 文件完整性

最后一遍检查应从稿件外部开始。保存目标期刊的作者指南、文章类型页面、AI 政策和投稿系统问题，并记录访问日期。ICMJE Recommendations 当前标明 2026 年 1 月更新，也明确说个别期刊说明与 ICMJE 不同时，应遵循该期刊说明。规则层级应当如此：期刊和当前投稿系统支配这次投稿；出版社通用页面、学会指南和本文只提供背景，不能代替期刊许可。

编辑前先制作一页要求记录：期刊、稿件类型、截止日期和时区、指定模板、匿名方式、报告清单、文件格式、各项限制，以及只在投稿系统里出现的问题。保存实际网页或 PDF，不要只留书签。返修期间要求可能变化，这份记录也能让所有合作者看到你们采用的是哪一版规则。

现在就解决规则冲突。出版社政策若与期刊页面或系统里的更具体问题不一致，同时记录两者；如果答案会改变披露或上传内容，就询问编辑部。不要悄悄选择比较省事的那一条。带日期的书面回复也应进入投稿记录。

冻结的是要求，不是印象：准确期刊、准确文章类型、准确投稿轮次和准确访问日期。

不要只凭产品名称回答 AI 问题。要还原工具实际做了什么：语法校正、翻译、生成正文、拟提纲、生成代码、数据分析和制作图片可能落入不同规则，即使全部由同一个应用完成。查看工作日志和对话记录，不要依赖“应该只用来改语言了”这种模糊记忆。

ICMJE 当前作者身份指南规定 AI 工具不能列为作者或共同作者；写作辅助放入致谢，数据收集/分析和图片生成写入方法，同时还应在投稿信披露。准确性、署名、原始来源核对和抄袭检查仍由人负责。这些规则适用于采用 ICMJE 指南的期刊；其他出版渠道可能要求不同措辞、位置，甚至禁止某些用途。

需要跨出版社对照时，先看单独的AI 披露政策指南，然后重新打开目标期刊自己的规则。每种用途留一行：工具与版本、日期、目的、影响章节、保留了什么输出、发送了什么数据、人工如何核验、写在哪里披露。声明要描述动作，不要替工具做宣传，也不要只写含糊的“AI 提供了帮助”。

把正文、致谢、方法、投稿信和系统答案当作一个整体核对。在一个位置写过，不代表自动回答了系统里另一个问题。如果某种用途可能违反保密、图像或科研诚信规则，补披露不能让原本不允许的行为事后变得合规；应暂停提交，并向编辑或科研诚信部门准确说明情况。

按目的分类，在规定位置披露，并让同一件事的所有版本互相一致。

期刊没有通用字数公式。压缩之前，先记录本刊分别怎样处理标题页、结构式/非结构式摘要、正文、引文、脚注、致谢、声明、表格文字、图题、参考文献和在线补充材料。标题、摘要、亮点和单独章节若另有限制，也要分别记下。

ICMJE 的稿件准备指南提供了一个有用的医学期刊示例：正文总字数不含摘要、致谢、表格、图题和参考文献，还应另报摘要字数。这不是通用规则。把这个定义直接用于人文、工程，甚至另一家医学期刊，都可能算错；真正支配这次投稿的是目标期刊自己的定义。

每轮之后都用同一套口径重新计数。不要因为正文字数高就删掉报告清单要求的内容；除非期刊允许且读者仍能解释研究，也不要把实质内容挪进图题或补充材料。如果仍超限，保留删减日志：删了哪段、原因、影响了哪些引用或交叉引用，以及必要材料移到了哪里。

语言修改时冻结高风险内容：准确数据、单位、公式、代码、检索式、合格条件和固定法律/伦理声明。方法与结果修改清单具体说明怎样把表达与科学不变量分开。检测分数更低或句子更顺，都不能证明事实修改正确。

引用处理有两层。先核验证据：每个文内引文仍支持旁边的论断，引号和页码准确，移动句子后没有来源脱离论点，每条文内引用都有且只有一条文后条目，反向也成立。然后才按已核实的期刊格式统一标点、排序、作者名、题名、日期、标识符和期刊缩写。ICMJE 指南也明确参考文献准确性由作者负责；文献管理器或转换工具不能接手这项责任。

使用期刊指定的准确格式和示例，不要只凭 `Harvard` 这种泛称。如果变体不清楚，Harvard 变体指南说明怎样找到真正权威的本地规范。先挑包含最难来源类型的小样本转换并检查，再处理全文。引用有问题时，不要把周围论证送去 AI humanizer 试图“顺便修好”。

Word 域是会变化的文档对象，不是普通文本。复制粘贴、取消链接或接受修订，都可能留下看起来合理却已经过期的编号。按长文档 Word 域指南在工作副本上更新，重开文件并搜索域错误文字。然后对照摘要、正文、表格、图片、题注和补充材料，确认同一个样本量、标签、单位和结果处处一致。

把下面清单复制到项目记录里，每一行补上负责人、完成日期和证据链接。勾选应当表示有人打开相关来源或文件并核实过，而不是“应该已经处理了”。

1. 保存支配性要求。 归档目标期刊作者指南、文章类型页面、出版社和期刊 AI 政策、投稿系统措辞及访问日期。
2. 确认投稿契约。 记录稿件类型、全部必需文件与模板、报告清单、匿名规则、截止日期、具体时刻和时区。
3. 分类每一种 AI 用途。 把每个目的映射到期刊规则及正文、投稿信和系统里的披露要求，让所有版本说法一致。
4. 定义准确字数口径。 写清包括和排除什么，以及标题、摘要、亮点与单独章节限制；保存计数结果。
5. 先完成实质修改和 humanize。 对照作者的事实源，核实每一处变化的论断、数字、限定词和引用。
6. 第二步再压缩。 删除重复和低价值铺垫，同时保留必要报告项目、证据、不确定性与限制；用同一口径重算。
7. 最后统一引用。 先让论点与来源对账，完成正向/反向引用检查，再应用期刊准确格式并抽查困难来源。
8. 更新所有文档对象。 刷新域、目录、交叉引用和编号；让表格、图片、题注、脚注、公式、补充材料与正文及上传包一致。
9. 制作并检查清稿。 处理修订和批注，检查可见标记、页眉页脚，再在副本上检查元数据，不能使用唯一源文件。
10. 归档工作记录。 保留源文档、带日期的清洁投稿版、要求与政策快照、AI 使用日志、删减日志和已完成清单，并让版本含义明确。
11. 上传完整投稿包。 按清单匹配每个必需文件，使用可理解文件名，核对文章类型，并明确替换旧版，不要相信上传顺序。
12. 确认前打开系统生成的 PDF。 逐页检查转换、顺序、身份、字体、符号、表格、图片、链接和补充材料；修正源文件或上传项并重新生成，直到它符合预期。

不要靠记忆，制作投稿包 manifest：文件名、用途、源版本、是否清洁/匿名、要求格式、系统槽位、上传校验值或时间戳、复核人姓名缩写。纳入本轮要求的标题页、主稿、图、表、补充材料、投稿信、声明、报告清单和回复文件。确实不适用的项目写 `N/A` 和理由，避免把空白误当成已完成。

这份清单用于减少可避免的投稿错误，不会认证期刊合规、研究有效性、录用结果或任何检测分数。

保留带历史的可编辑源文件，再另存带日期的投稿副本。在源文件里逐项处理修订和批注：涉及含义时逐条接受或拒绝修改，回复未解决批注，并用 Word 的“所有标记”视图检查删除、格式变化和讨论。关闭“修订”或切到“无标记”只改变显示方式，不会删除修订。

在副本上使用 Word 的 `文件 > 信息 > 检查问题 > 检查文档`。Microsoft 的文档检查器指南提醒，被删除的信息可能无法恢复，并建议在副本上操作。检查器可以发现批注和修订、文档属性与个人信息、页眉页脚与水印、隐藏文字、自定义 XML 和不可见内容。删除前先逐项看清检查结果。

文档检查器不是完整匿名化工具。它无法判断致谢是否暴露实验室、自引是否暴露作者、文件名是否含身份，或截图是否显示路径；它也不能替代“所有标记”的可见检查。只执行目标期刊要求的盲审规则：无差别删除全部上下文线索，反而可能破坏方法信息或必需披露。

• 检查后重开清洁 DOCX，确认文件未损坏、没有意外保护，也没有丢失链接和域。
• 盲审适用时，搜索作者姓名、机构、缩写、邮箱、资助编号、修订气泡和 `错误!` 域信息。
• 把页数、章节顺序、表格、图片、公式和参考文献结尾与已复核源文件比较。
• 源文件和清稿使用不同且带日期的文件名；绝不覆盖唯一保留修订过程证据的版本。

上传以后，不要继续只看本地 DOCX。确认系统显示的是预期文章类型、题名、作者顺序、单位、通讯作者、摘要、关键词、资助、利益冲突、数据声明、AI 声明和文件类别。把手工填写的元数据与稿件逐项比较；文档正确，并不能修复填错的系统字段。

很多系统会把上传文件合成送审 PDF 或预览。最终确认前打开系统生成的 PDF，是 HumanPen 的工作流建议，不是 ICMJE 规则。从标题页第一个元素读到最后一处补充材料引用，检查文件顺序、缺页、匿名版/实名版、替换字体、数学符号、上下标、超链接、断行、表格裁切、图片分辨率、题注位置和参考文献字符。

只有一位明确指定的作者检查过生成文件和系统汇总后，才能确认提交。系统允许时保存最终 PDF 或确认预览，并保存投稿编号、时间戳和回执。合作者若临时修改，不要只补系统里的副本；回到有版本号的源文件，重新执行受影响检查，替换文件，再审一次新生成的 PDF。

下方按钮会打开 HumanPen 的期刊投稿工作流，用于修改 DOCX 正文表达。它不会代你向期刊投稿，也不保证政策合规、录用或检测结果。保留源文件，对照返回文档，核实引用和不变量，再从本清单相应步骤继续。

所谓最终版，应当可以复现：另一位合作者能找到适用规则、准确清稿、每个上传文件，以及真正批准过的那份 PDF。