Conferência final do manuscrito: declaração de IA, contagem de palavras, citações e integridade do DOCX

A última passada começa fora do manuscrito. Salve as instruções aos autores da revista-alvo, a página do tipo de artigo, a política de IA e as perguntas do portal de submissão, sempre com a data de acesso. As Recomendações do ICMJE mandam seguir as instruções de cada revista quando elas divergirem do ICMJE e, hoje, apontam as Recomendações como atualizadas em janeiro de 2026. A hierarquia é essa: quem manda na submissão é a revista e o portal que está no ar; uma página da editora, uma diretriz de sociedade ou esta lista dão contexto, não autorização.

Antes de editar, escreva um registro de exigências de uma página. Anote a revista, o tipo de manuscrito, o prazo e o fuso horário, o template obrigatório, o modelo de anonimização, o checklist de relato, os tipos de arquivo, os limites e cada pergunta que só aparece no portal. Salve as páginas ou os PDFs de verdade, não só os favoritos: instruções mudam durante a revisão, e o registro deixa claro para os coautores qual versão você aplicou.

Resolva as contradições agora. Se a política da editora diz uma coisa e a página da revista ou o portal pede algo mais restrito, anote as duas versões e pergunte à secretaria editorial sempre que a resposta mudar o que você teria de declarar ou enviar. Não escolha em silêncio a instrução mais fácil. Uma resposta por escrito e datada faz parte do registro da submissão.

Congele exigências, não suposições: revista exata, tipo de artigo exato, rodada de submissão exata e data de acesso exata.

Não responda a uma pergunta sobre IA olhando só o nome do produto. Reconstitua o que a ferramenta de fato fez: correção gramatical, tradução, geração de texto, elaboração de roteiro, geração de código, análise de dados ou criação de figuras podem cair em regras diferentes, mesmo que um único aplicativo tenha feito tudo isso. Use seu diário de trabalho e o histórico de conversas; não confie na lembrança vaga de que a ferramenta serviu só para editar.

A orientação atual do ICMJE sobre autoria diz que ferramentas de IA não podem ser autoras nem coautoras. Ela coloca a ajuda de escrita nos Agradecimentos, o uso para coleta ou análise de dados e a geração de figuras nos Métodos, e diz que os autores também devem declarar o uso na carta de apresentação. A responsabilidade por exatidão, atribuição, checagem de fontes e plágio continua sendo humana. Essas regras valem para as revistas que seguem a orientação do ICMJE; outros veículos podem exigir outra redação, outros locais ou até proibições.

Para comparar editoras, use o guia de políticas de declaração de IA e depois volte às regras da própria revista-alvo. Mantenha uma linha para cada uso: ferramenta e versão, data, finalidade, seção afetada, saída guardada, dados enviados, verificação humana e local da declaração. A declaração deve dizer o que foi feito, não fazer propaganda da ferramenta nem alegar que a IA apenas "ajudou".

Trate manuscrito, agradecimentos, Métodos, carta de apresentação e respostas do portal como um único sistema. Uma frase em um lugar não responde automaticamente a uma pergunta separada do portal. Se algum uso pode ter violado regras de confidencialidade, de imagem ou de integridade em pesquisa, declarar não torna aquilo permitido em retrospecto; pare e dê ao editor ou ao escritório de integridade um relato exato antes de submeter.

Classifique por finalidade, declare em todos os lugares exigidos e faça com que todas as versões do relato digam a mesma coisa.

Não existe fórmula universal de contagem de palavras entre revistas. Registre o que esta revista inclui e exclui antes de tentar cortar qualquer coisa: folha de título, resumo estruturado ou não, texto principal, citações diretas, notas de rodapé, agradecimentos, declarações, texto de tabelas, legendas de figuras, referências e material suplementar online podem receber tratamentos diferentes. Anote também os limites separados de título, resumo, destaques e seções individuais.

A orientação do ICMJE sobre preparação de manuscritos traz um exemplo útil de revista médica: a contagem do texto exclui resumo, agradecimentos, tabelas, legendas de figuras e referências, e os autores devem informar também uma contagem separada do resumo. Isso não é regra universal. Copiar essa definição para uma revista de humanidades, de engenharia ou até para outra revista médica pode dar um número errado. Quem decide é a definição da revista-alvo.

Depois de cada passada, conte de novo pelo mesmo método registrado. Não tire um item do checklist de relato só porque o contador do texto principal está alto, e não empurre texto de conteúdo para uma legenda ou para o suplemento a menos que a revista permita e o leitor ainda consiga interpretar o trabalho. Se o artigo continuar acima do limite, mantenha um registro de cortes: passagem removida, motivo, citação ou referência cruzada afetada e para onde foi o material essencial.

Congele o conteúdo de risco durante o trabalho de linguagem: dados exatos, unidades, equações, código, estratégias de busca, critérios de elegibilidade e declarações legais ou éticas obrigatórias. O checklist de revisão segura de Métodos e Resultados mostra como separar a forma de dizer dos invariantes científicos. Uma pontuação menor no detector ou uma frase mais limpa nunca provam que uma alteração de conteúdo está correta.

O trabalho de citação tem duas camadas. Primeiro, confira a evidência: cada citação no texto ainda sustenta a afirmação ao lado dela, as transcrições e os localizadores de página estão certos, nenhuma fonte se desgarrou quando as frases mudaram de lugar, e cada item citado tem uma entrada na lista de referências — e vice-versa. Só então padronize pontuação, ordem, nomes, títulos, datas, identificadores e abreviaturas de revistas conforme o estilo da revista já conferido. Segundo a orientação do ICMJE, a exatidão das referências continua sendo responsabilidade dos autores; nenhum gerenciador de referências nem conversor assume isso por você.

Use o estilo com nome e os exemplos da revista, não um rótulo genérico como "Harvard". Se não estiver claro qual variante vale, o guia das variantes de Harvard mostra como achar a especificação local que tem autoridade. Converta uma amostra pequena com os seus tipos de fonte mais difíceis, examine o resultado e só depois processe a lista inteira. Nunca resolva um problema de citação mandando o argumento em volta para um humanizador de IA.

Campos do Word são objetos vivos do documento, não texto comum. Copiar e colar, desvincular ou aceitar alterações pode deixar um número que parece plausível, mas está velho. Siga o guia de campos do Word e documentos longos, atualize numa cópia de trabalho, reabra o arquivo e procure textos de erro de campo. Depois compare resumo, texto principal, tabelas, figuras, legendas e suplementos para ver se o tamanho de amostra, o rótulo, a unidade e o resultado são os mesmos.

Copie esta lista para o registro do projeto e acrescente a cada linha um responsável, a data de conclusão e um link de comprovação. Um visto tem de significar que alguém abriu a fonte ou o arquivo em questão e conferiu; não pode significar "provavelmente já foi resolvido".

1. Salve as instruções que valem. Arquive o guia para autores da revista-alvo, a página do tipo de artigo, as políticas de IA da editora e da revista, o texto do portal e as datas de acesso.
2. Fixe o contrato da submissão. Registre o tipo de manuscrito, cada arquivo e template obrigatório, o checklist de relato, a regra de anonimização, o prazo, a hora e o fuso horário.
3. Classifique todo uso de IA. Ligue cada finalidade à regra da revista e à declaração exigida no manuscrito, na carta de apresentação e no portal; deixe todas as versões do texto coerentes entre si.
4. Defina o escopo exato da contagem de palavras. Escreva o que entra e o que fica de fora, mais os limites separados de título, resumo, destaques e seções; salve os valores contados.
5. Faça primeiro as edições de conteúdo e a humanização. Confira cada afirmação, número, ressalva e citação alterados contra a fonte de verdade dos autores.
6. Enxugue em segundo lugar. Corte repetição e rodeio de baixo valor preservando itens de relato obrigatórios, evidências, incertezas e limitações; conte de novo com o mesmo escopo.
7. Padronize as citações por último. Reconcilie as afirmações com as fontes, rode a checagem de referências nos dois sentidos e só então aplique o estilo exato da revista e examine os tipos de fonte difíceis.
8. Atualize cada objeto do documento. Recalcule campos, sumário, referências cruzadas e numeração; reconcilie tabelas, figuras, legendas, notas de rodapé, equações e suplementos com o texto e com o conjunto enviado.
9. Gere e examine uma cópia limpa. Resolva as alterações controladas e os comentários, inspecione marcações visíveis, cabeçalhos e rodapés, e depois rode a inspeção de metadados numa duplicata, nunca no único arquivo de origem.
10. Arquive o registro de trabalho. Guarde o documento de origem, a cópia limpa de submissão datada, os instantâneos das exigências e das políticas, o log de uso de IA, o registro de cortes e o checklist preenchido, com versões sem ambiguidade.
11. Envie o pacote completo. Confronte cada arquivo obrigatório com o manifesto, use nomes de arquivo compreensíveis, confirme o tipo de artigo selecionado e substitua as versões velhas em vez de confiar na ordem de envio.
12. Abra o PDF gerado pelo portal antes de confirmar. Leia página por página procurando problemas de conversão, ordem, identidade, fonte, símbolo, tabela, figura, link e suplemento; corrija a origem ou o envio e gere de novo até bater com a submissão pretendida.

Use um manifesto em vez da memória: nome do arquivo, finalidade, versão de origem, situação de limpo/anonimizado, formato exigido, campo do portal, checksum ou horário do envio e as iniciais de quem conferiu. Inclua folha de título, manuscrito principal, figuras, tabelas, suplementos, carta de apresentação, declarações, checklist de relato e qualquer documento de resposta que esta rodada de submissão exija. Marque como `N/A`, com um motivo, os itens que realmente não se aplicam, para que uma célula vazia não seja confundida com item concluído.

Este checklist reduz erros de submissão que dariam para evitar; ele não certifica conformidade com a revista, validade da pesquisa, aceitação nem qualquer resultado de detector.

Guarde o arquivo editável com todo o histórico e depois faça uma cópia de submissão datada. No arquivo de origem, resolva de propósito cada alteração controlada e cada comentário: aceite ou rejeite uma por uma quando o sentido estiver em jogo, responda aos comentários pendentes e use a visualização All Markup do Word para examinar exclusões, mudanças de formatação e fios de comentário. Desligar o Track Changes ou passar para No Markup só muda o que aparece na tela; não remove as revisões.

Na duplicata, use o `File > Info > Check for Issues > Inspect Document` do Word. A orientação da Microsoft sobre o Document Inspector avisa que a informação removida pode não ser recuperável e recomenda trabalhar numa cópia. O inspetor consegue identificar comentários e revisões, propriedades do documento e informações pessoais, cabeçalhos, rodapés e marcas de água, texto oculto, XML personalizado e conteúdo invisível. Analise cada achado antes de remover.

O Document Inspector não é um método completo de anonimização. Ele não julga se um agradecimento nomeia o laboratório, se uma autocitação revela os autores, se um nome de arquivo carrega uma identidade ou se uma captura de tela expõe um caminho. E também não substitui a leitura visual em All Markup. Aplique apenas a regra de revisão cega da revista-alvo: tirar todo indício de contexto pode, por si só, estragar uma seção de métodos ou uma declaração obrigatória.

• Reabra o DOCX limpo depois da inspeção e verifique se ele não está corrompido, protegido sem que você quisesse, nem com links e campos faltando.
• Quando a revisão cega valer, procure nomes de autores, instituições, iniciais, endereços de e-mail, identificadores de financiamento, balões de alteração controlada e mensagens de campo com `Error!`.
• Compare a contagem de páginas, a ordem das seções, as tabelas, as figuras, as equações e o fim da lista de referências com a versão revisada.
• Dê à cópia de origem e à cópia limpa nomes de arquivo distintos e datados; nunca sobrescreva a única versão que guarda as provas das revisões.

Depois do envio, pare de conferir o DOCX local. Confirme que o portal mostra o tipo de artigo pretendido, o título, a ordem dos autores, as afiliações, o autor correspondente, o resumo, as palavras-chave, o financiamento, os conflitos, a declaração de dados, a declaração de IA e a designação de cada arquivo. Compare os metadados digitados à mão com o manuscrito; um documento correto não conserta um campo errado no portal.

Muitos sistemas montam um PDF de avaliação ou uma prova a partir dos arquivos enviados. Abrir esse PDF gerado antes da confirmação final é uma recomendação de fluxo do HumanPen, não uma regra do ICMJE. Leia do primeiro elemento da folha de título até a última menção a suplemento. Verifique a ordem dos arquivos, páginas faltando, versão anônima contra versão com nomes, fontes substituídas, símbolos matemáticos, expoentes, hiperlinks, quebras de linha, tabelas cortadas, resolução das figuras, posição das legendas e os caracteres das referências.

Só confirme depois que um autor identificado tiver revisado o artefato gerado e o resumo do portal. Salve o PDF final ou a pré-visualização de confirmação quando o sistema permitir, além do identificador da submissão, do horário e do comprovante. Se um coautor fizer uma mudança de última hora, não remende só a cópia do portal: volte à origem versionada, refaça as verificações afetadas, substitua os arquivos e examine outra vez o PDF regerado.

O botão abaixo abre o fluxo de submissão a revistas do HumanPen para revisar a redação do DOCX. Ele não submete nada à revista nem garante conformidade com políticas, aceitação ou qualquer resultado de detector. Guarde a origem, compare o documento devolvido, confira citações e invariantes e depois retome este checklist no passo adequado.

Final quer dizer reproduzível: outro coautor consegue identificar as regras que valem, o arquivo limpo exato, cada componente enviado e o PDF que de fato foi aprovado.