Revisión final del manuscrito: declaración de IA, recuento de palabras, citas e integridad del DOCX

El último repaso debe empezar fuera del manuscrito. Guarda las instrucciones para autores de la revista de destino, la página del tipo de artículo, la política de IA y los textos del portal de envío, junto con la fecha de consulta. Las Recomendaciones del ICMJE indican que se sigan las instrucciones de cada revista cuando difieren de las del ICMJE, y señalan que su versión vigente es de enero de 2026. Esa es la jerarquía correcta: la revista y el portal activo rigen el envío; una página del editor, una guía de una sociedad científica o esta lista aportan contexto, no permiso.

Escribe un registro de requisitos de una página antes de empezar a editar. Indica la revista, el tipo de manuscrito, la fecha límite y la franja horaria, la plantilla exigida, el modelo de anonimato, la lista de verificación de reporte, los tipos de archivo, los límites y cada pregunta que solo aparece en el portal. Guarda las páginas o los PDF reales, no solo marcadores: las instrucciones pueden cambiar durante la revisión, y el registro permite a los coautores ver qué versión aplicaste.

Resuelve las contradicciones ahora. Si la política del editor dice una cosa pero la página de la revista o el portal piden algo más estricto, registra ambas versiones y pregunta a la redacción cuando la respuesta cambie lo que vas a declarar o a subir. No elijas en silencio la instrucción más cómoda. Una respuesta escrita y fechada debe entrar en el registro del envío.

Fija requisitos, no suposiciones: revista exacta, tipo de artículo exacto, ronda de envío exacta y fecha de consulta exacta.

No respondas a una pregunta sobre IA solo con el nombre del producto. Reconstruye qué hizo realmente la herramienta: corrección gramatical, traducción, generación de texto, elaboración de esquemas, generación de código, análisis de datos o creación de figuras pueden caer bajo normas distintas, aunque una sola aplicación lo haya hecho todo. Usa tu registro de trabajo y el historial del chat; no te fíes del recuerdo vago de que la herramienta solo se usó para editar.

La guía de autoría vigente del ICMJE dice que las herramientas de IA no pueden ser autoras ni coautoras. Sitúa la ayuda de redacción en los Agradecimientos, el uso para recogida o análisis de datos y la generación de figuras en Métodos, y señala que los autores también deben declarar el uso en la carta de presentación. Las personas siguen siendo responsables de la exactitud, la atribución, la comprobación de las fuentes y el plagio. Esas normas se aplican a las revistas que usan las guías del ICMJE; otros canales pueden exigir otro texto, otros lugares u otras prohibiciones.

Para comparar entre editoriales, usa la guía de políticas de declaración de IA y vuelve después a las normas propias de la revista de destino. Guarda una fila por uso: herramienta y versión, fecha, finalidad, sección afectada, resultado conservado, datos enviados, verificación humana y lugar de la declaración. La declaración debe describir acciones, no promocionar la herramienta ni afirmar que la IA simplemente «ayudó».

Revisa el manuscrito, los agradecimientos, los Métodos, la carta de presentación y las respuestas del portal como un único sistema. Una declaración en un lugar no responde automáticamente a una pregunta distinta del portal. Si un uso pudo vulnerar normas de confidencialidad, de imágenes o de integridad de la investigación, declararlo no lo vuelve permisible con carácter retroactivo: detente y da a la redacción o a la oficina de integridad un relato exacto antes de enviar.

Clasifica por finalidad, declara en los lugares exigidos y mantén coherentes todas las versiones del relato.

No existe una fórmula universal de recuento de palabras. Registra qué incluye y qué excluye esta revista antes de intentar acortar nada: la página de título, el resumen estructurado o no, el texto principal, las citas, las notas al pie, los agradecimientos, las declaraciones, el texto de las tablas, los pies de figura, las referencias y los suplementos en línea pueden tratarse de forma distinta. Registra también límites separados para el título, el resumen, los puntos destacados y cada sección.

La guía del ICMJE para la preparación de manuscritos ofrece un ejemplo útil de revista médica: el recuento del texto excluye el resumen, los agradecimientos, las tablas, los pies de figura y las referencias, y los autores deben indicar además un recuento separado del resumen. Eso no es una regla universal. Copiar esa definición en una revista de humanidades, de ingeniería o incluso en otra revista médica puede dar un número equivocado. La que manda es la definición de la revista de destino.

Tras cada pasada, vuelve a contar con el mismo método registrado. No elimines un elemento de la lista de verificación de reporte solo porque el contador del texto principal esté alto, y no muevas texto sustantivo a un pie de figura ni a un suplemento salvo que la revista lo permita y los lectores puedan seguir interpretando el trabajo. Si el artículo sigue por encima del límite, lleva un registro de recortes: pasaje eliminado, motivo, cita o referencia cruzada afectada y dónde se reubicó el material esencial.

Congela el contenido de alto riesgo durante el trabajo de lenguaje: datos exactos, unidades, ecuaciones, código, estrategias de búsqueda, criterios de elegibilidad y las declaraciones legales o éticas exigidas. La lista para revisar Métodos y Resultados explica cómo separar la expresión de los invariantes científicos. Una puntuación de detector más baja o una frase más limpia nunca demuestran que una revisión factual sea correcta.

El trabajo con las citas tiene dos capas. Primero verifica la evidencia: cada cita dentro del texto sigue respaldando la afirmación que acompaña, las citas textuales y los localizadores de página son exactos, ninguna fuente se despegó al mover frases, y cada elemento citado tiene una entrada en la lista de referencias y viceversa. Solo después normaliza la puntuación, el orden, los nombres, los títulos, las fechas, los identificadores y las abreviaturas de revistas según el estilo verificado de la revista. Según las guías del ICMJE, los autores siguen siendo responsables de la exactitud de las referencias; ni un gestor ni un conversor de referencias puede asumir esa responsabilidad.

Usa el estilo y los ejemplos concretos de la revista, no una etiqueta genérica como «Harvard». Si la variante exigida no está clara, la guía de variantes de Harvard muestra cómo localizar la especificación local que hace autoridad. Convierte una muestra pequeña que incluya tus tipos de fuente más difíciles, revísala y después procesa la lista completa. Nunca arregles un problema de citas enviando el argumento que lo rodea a un humanizador de IA.

Los campos de Word son objetos vivos del documento, no texto corriente. Copiar y pegar, desvincular o aceptar cambios puede dejar un número visualmente plausible pero obsoleto. Sigue la guía de campos de Word y documentos largos, actualiza sobre una copia de trabajo, vuelve a abrir el archivo y busca el texto de error de campo. Después compara el resumen, el texto principal, las tablas, las figuras, los pies y los suplementos para confirmar que coinciden el tamaño muestral, la etiqueta, la unidad y el resultado.

Copia esta lista en el registro del proyecto y añade a cada línea un responsable, una fecha de cumplimiento y un enlace con la evidencia. Una marca debe significar que alguien abrió la fuente o el archivo correspondiente y lo verificó; no debe significar «probablemente resuelto».

1. Guarda las instrucciones que rigen el envío. Archiva la guía para autores de la revista de destino, la página del tipo de artículo, las políticas de IA del editor y de la revista, los textos del portal y las fechas de consulta.
2. Confirma las condiciones del envío. Registra el tipo de manuscrito, todos los archivos y plantillas exigidos, la lista de verificación de reporte, la norma de anonimato, la fecha límite, la hora y la franja horaria.
3. Clasifica cada uso de IA. Asocia cada finalidad con la norma de la revista y con la declaración exigida en el manuscrito, la carta de presentación y el portal; concilia todas las versiones de la declaración.
4. Define el alcance exacto del recuento. Escribe qué se incluye y qué se excluye, más los límites separados del título, el resumen, los puntos destacados y las secciones; guarda los valores contados.
5. Completa primero las ediciones sustantivas y la humanización. Verifica cada afirmación, número, matiz y cita modificados contra la fuente de verdad de los autores.
6. Condensa en segundo lugar. Elimina repeticiones y encuadres de poco valor, pero conservando los elementos de reporte exigidos, la evidencia, la incertidumbre y las limitaciones; vuelve a contar con el mismo alcance.
7. Normaliza las citas al final. Concilia las afirmaciones con las fuentes, haz la comprobación directa e inversa de las referencias, aplica después el estilo exacto de la revista y revisa los tipos de fuente difíciles.
8. Actualiza todos los objetos del documento. Refresca los campos, el índice, las referencias cruzadas y la numeración; concilia tablas, figuras, pies, notas, ecuaciones y suplementos con el texto y con el conjunto que subirás.
9. Genera y revisa una copia limpia. Resuelve los cambios controlados y los comentarios, revisa el marcado visible, los encabezados y los pies de página, y después pasa la inspección de metadatos sobre una copia y no sobre el único archivo original.
10. Archiva el registro de trabajo. Conserva el documento original, la copia limpia fechada para el envío, las capturas de los requisitos y las políticas, el registro de uso de IA, el registro de recortes y la lista completada, con versiones inequívocas.
11. Sube el paquete completo. Asocia cada archivo exigido con el manifiesto, usa nombres de archivo comprensibles, verifica el tipo de artículo seleccionado y sustituye las versiones obsoletas en lugar de fiarte del orden de subida.
12. Abre el PDF generado por el portal antes de confirmar. Léelo página por página buscando problemas de conversión, orden, identidad, tipografía, símbolos, tablas, figuras, enlaces y suplementos; corrige el original o la subida y regenera hasta que coincida con el envío que quieres hacer.

Usa un manifiesto en lugar de la memoria: nombre de archivo, finalidad, versión de origen, estado limpio o anonimizado, formato exigido, espacio en el portal, suma de comprobación o marca de tiempo de la subida e iniciales de quien revisa. Incluye la página de título, el manuscrito principal, las figuras, las tablas, los suplementos, la carta de presentación, las declaraciones, la lista de verificación de reporte y cualquier documento de respuesta que exija esta ronda de envío. Marca los elementos que realmente no aplican como `N/A` y con un motivo, para que una celda vacía no se confunda con algo ya hecho.

Esta lista reduce los errores de envío evitables; no certifica el cumplimiento de la revista, la validez de la investigación, la aceptación ni ningún resultado de un detector.

Conserva el original editable con su historial y crea después una copia de envío fechada. En el original, resuelve deliberadamente cada cambio controlado y cada comentario: acepta o rechaza los cambios uno a uno donde el sentido importe, responde los comentarios pendientes y usa la vista All Markup de Word para revisar eliminaciones, cambios de formato e hilos de comentarios. Desactivar Track Changes o pasar a No Markup solo cambia lo que ves; no elimina las revisiones.

En la copia, usa `File > Info > Check for Issues > Inspect Document` de Word. La guía del Document Inspector de Microsoft advierte de que la información eliminada puede no ser recuperable y recomienda trabajar sobre una copia. El inspector puede identificar comentarios y revisiones, propiedades del documento e información personal, encabezados, pies de página y marcas de agua, texto oculto, XML personalizado y contenido invisible. Revisa cada hallazgo antes de eliminarlo.

El Document Inspector no es un método de anonimización completo. No puede juzgar si un agradecimiento nombra al laboratorio, si una autocita revela a los autores, si un nombre de archivo contiene una identidad o si una captura expone una ruta. Tampoco sustituye la revisión visible en All Markup. Aplica solo la norma de revisión ciega de la revista de destino: eliminar hasta la última pista de contexto puede dañar por sí mismo una sección de métodos o una declaración obligatoria.

• Vuelve a abrir el DOCX limpio después de la inspección y comprueba que no está dañado, ni protegido de forma inesperada, ni le faltan enlaces o campos.
• Cuando se aplique la revisión ciega, busca nombres de autores, instituciones, iniciales, direcciones de correo, identificadores de subvención, globos de cambios controlados y mensajes de campo `Error!`.
• Compara el número de páginas, el orden de las secciones, las tablas, las figuras, las ecuaciones y el final de la lista de referencias con el original revisado.
• Da al original y a la copia limpia nombres de archivo distintos y fechados; nunca sobrescribas la única versión que conserva la evidencia de las revisiones.

Después de subir los archivos, deja de revisar el DOCX local. Confirma que el portal muestra el tipo de artículo, el título, el orden de autoría, las filiaciones, el autor de correspondencia, el resumen, las palabras clave, la financiación, los conflictos de interés, la declaración de datos, la declaración de IA y las designaciones de archivo que quieres. Compara los metadatos introducidos a mano con el manuscrito: un documento correcto no arregla un campo equivocado del portal.

Muchos sistemas arman un PDF de revisión o una prueba a partir de los archivos subidos. Abrir ese PDF generado antes de la confirmación final es una recomendación del flujo de trabajo de HumanPen, no una norma del ICMJE. Lee desde el primer elemento de la página de título hasta la última llamada a un suplemento. Revisa el orden de los archivos, las páginas que falten, si es la versión anónima o la firmada, las fuentes sustituidas, los símbolos matemáticos, los superíndices, los hipervínculos, los saltos de línea, las tablas recortadas, la resolución de las figuras, la colocación de los pies y los caracteres de referencia.

Confirma solo después de que un autor nombrado haya revisado el documento generado y el resumen del portal. Guarda el PDF final o la vista previa de confirmación cuando el sistema lo permita, junto con el identificador del envío, la marca de tiempo y el recibo. Si un coautor hace un cambio tardío, no remiendes solo la copia del portal: vuelve al original versionado, repite las comprobaciones afectadas, sustituye los archivos y revisa otra vez el PDF regenerado.

El botón de abajo abre el flujo de envío a revistas de HumanPen para revisar la redacción del DOCX. No envía nada a la revista ni garantiza el cumplimiento de las políticas, la aceptación ni el resultado de un detector. Conserva el original, compara el documento devuelto, verifica las citas y los invariantes y después retoma esta lista en el paso que corresponda.

Final significa reproducible: otro coautor puede identificar las normas que rigen el envío, el archivo limpio exacto, cada componente subido y el PDF que se aprobó de verdad.