Contrôle final du manuscrit : déclaration d'IA, nombre de mots, citations et intégrité du DOCX

La dernière passe doit commencer en dehors du manuscrit. Enregistrez les instructions aux auteurs de la revue visée, la page du type d'article, la politique sur l'IA et les libellés du portail de soumission, avec la date de consultation. Les Recommandations de l'ICMJE indiquent de suivre les instructions propres à chaque revue lorsqu'elles diffèrent de celles de l'ICMJE, et présentent ces recommandations comme mises à jour en janvier 2026. C'est la bonne hiérarchie : la revue et le portail en ligne régissent la soumission ; une page d'éditeur, une recommandation de société savante ou cette liste de contrôle fournit un contexte, pas une autorisation.

Rédigez une fiche d'exigences d'une page avant de modifier quoi que ce soit. Indiquez la revue, le type de manuscrit, la date limite et le fuseau horaire, le modèle exigé, le mode d'anonymisation, la liste de contrôle de reporting, les types de fichiers, les limites et chaque question propre au portail. Enregistrez les pages ou les PDF réels, pas seulement des favoris : les instructions peuvent changer pendant la révision, et la fiche permet aux coauteurs de voir quelle version vous avez appliquée.

Résolvez les contradictions maintenant. Si la politique de l'éditeur dit une chose mais que la page de la revue ou le portail demande quelque chose de plus étroit, consignez les deux versions et interrogez le secrétariat éditorial lorsque la réponse change ce que vous devez déclarer ou téléverser. Ne choisissez pas en silence l'instruction la plus commode. Une réponse écrite datée doit figurer dans le dossier de soumission.

Figer des exigences, pas des hypothèses : revue exacte, type d'article exact, tour de soumission exact et date de consultation exacte.

Ne répondez pas à une question sur l'IA à partir du seul nom du produit. Reconstruisez ce que l'outil a réellement fait : correction grammaticale, traduction, génération de prose, structuration du plan, génération de code, analyse de données ou création de figures peuvent relever de règles différentes, même lorsqu'une seule application a tout fait. Utilisez votre journal de travail et l'historique des discussions ; ne vous fiez pas au vague souvenir que l'outil n'a servi qu'à la révision.

Les recommandations actuelles de l'ICMJE sur la paternité indiquent que les outils d'IA ne peuvent être ni auteurs ni coauteurs. Elles placent l'aide à la rédaction dans les Remerciements, l'usage pour la collecte ou l'analyse de données et la génération de figures dans les Méthodes, et précisent que les auteurs doivent aussi déclarer cet usage dans la lettre d'accompagnement. Les humains restent responsables de l'exactitude, de l'attribution, de la vérification des sources et du plagiat. Ces règles s'appliquent aux revues qui suivent les recommandations de l'ICMJE ; d'autres lieux de publication peuvent exiger une formulation, des emplacements ou des interdictions différents.

Pour comparer plusieurs éditeurs, utilisez le guide des politiques de déclaration de l'IA, puis rouvrez les règles propres à la revue visée. Gardez une ligne par usage : outil et version, date, finalité, section concernée, sortie conservée, données envoyées, vérification humaine et emplacement de la déclaration. La déclaration doit énoncer des actions, non promouvoir l'outil ni prétendre que l'IA a simplement « aidé ».

Vérifiez le manuscrit, les remerciements, les Méthodes, la lettre d'accompagnement et les réponses du portail comme un seul système. Une déclaration à un endroit ne répond pas automatiquement à une question distincte du portail. Si un usage a pu enfreindre des règles de confidentialité, d'image ou d'intégrité de la recherche, la déclaration ne le rend pas permis rétroactivement : faites une pause et donnez à la rédaction ou au bureau d'intégrité un compte rendu exact avant la soumission.

Classer par finalité, déclarer aux endroits requis et rendre cohérentes toutes les versions du récit.

Il n'existe pas de formule universelle du nombre de mots. Consignez ce que cette revue inclut et exclut avant de chercher à raccourcir quoi que ce soit : page de titre, résumé structuré ou non, texte principal, citations, notes de bas de page, remerciements, déclarations, texte des tableaux, légendes des figures, références et suppléments en ligne peuvent être traités différemment. Consignez aussi des limites distinctes pour le titre, le résumé, les points saillants et chaque section.

Les recommandations de l'ICMJE pour la préparation du manuscrit donnent un exemple utile issu d'une revue médicale : le nombre de mots du texte exclut le résumé, les remerciements, les tableaux, les légendes de figures et les références, et les auteurs doivent aussi indiquer un nombre de mots distinct pour le résumé. Ce n'est pas une règle universelle. Recopier cette définition dans une revue de sciences humaines, d'ingénierie ou même une autre revue médicale peut produire un chiffre erroné. C'est la définition de la revue visée qui fait foi.

Après chaque passe, recomptez avec la même méthode consignée. Ne supprimez pas un élément de la liste de contrôle de reporting simplement parce que le compteur du texte principal est élevé, et ne déplacez pas du texte de fond dans une légende ou un supplément, sauf si la revue l'autorise et que les lecteurs peuvent toujours interpréter le travail. Si l'article reste au-dessus de la limite, tenez un journal des coupes : passage supprimé, raison, citation ou renvoi concerné, et endroit où le matériel essentiel a été déplacé.

Pendant le travail sur la langue, gelez les contenus à haut risque : données exactes, unités, équations, code, stratégies de recherche, règles d'éligibilité et déclarations juridiques ou éthiques requises. La liste de contrôle pour réviser Méthodes et Résultats explique comment séparer l'expression des invariants scientifiques. Un score de détecteur plus bas ou une phrase plus propre ne prouve jamais qu'une révision factuelle est correcte.

Le travail sur les citations a deux niveaux. Vérifiez d'abord les preuves : chaque citation dans le texte soutient encore l'affirmation qu'elle accompagne, les citations littérales et les repères de page sont exacts, aucune source ne s'est détachée lors des déplacements de phrases, et chaque élément cité a une entrée dans la liste de références et inversement. Ce n'est qu'ensuite que vous normaliserez la ponctuation, l'ordre, les noms, les titres, les dates, les identifiants et les abréviations de revues selon le style vérifié de la revue. Selon les recommandations de l'ICMJE, les auteurs restent responsables de l'exactitude des références ; un gestionnaire ou un convertisseur de références ne peut pas assumer cette responsabilité.

Utilisez le style nommé par la revue et ses exemples, pas une étiquette générique comme « Harvard ». Si la variante requise n'est pas claire, le guide des variantes Harvard montre comment trouver la spécification locale faisant autorité. Convertissez un petit échantillon contenant vos types de sources les plus difficiles, inspectez-le, puis traitez la liste complète. Ne réparez jamais un problème de citation en envoyant l'argument environnant à un humaniseur d'IA.

Les champs Word sont des objets vivants du document, pas du texte ordinaire. Un copier-coller, une dissociation ou l'acceptation de modifications peut laisser un nombre visuellement plausible mais obsolète. Suivez le guide des champs Word et des documents longs, mettez à jour sur une copie de travail, rouvrez le fichier et recherchez le texte d'erreur de champ. Comparez ensuite le résumé, le texte principal, les tableaux, les figures, les légendes et les suppléments pour vérifier qu'ils concordent sur la taille d'échantillon, l'étiquette, l'unité et le résultat.

Copiez cette liste dans le dossier de projet et ajoutez à chaque ligne un responsable, une date d'achèvement et un lien de preuve. Une coche doit signifier que quelqu'un a ouvert la source ou le fichier concerné et l'a vérifié ; elle ne doit pas signifier « probablement traité ».

1. Enregistrez les instructions qui font foi. Archivez le guide des auteurs de la revue visée, la page du type d'article, les politiques sur l'IA de l'éditeur et de la revue, les libellés du portail et les dates de consultation.
2. Confirmez les conditions de soumission. Consignez le type de manuscrit, chaque fichier et modèle requis, la liste de contrôle de reporting, la règle d'anonymisation, la date limite, l'heure et le fuseau horaire.
3. Classez chaque usage de l'IA. Reliez chaque finalité à la règle de la revue et à la déclaration requise dans le manuscrit, la lettre d'accompagnement et le portail ; réconciliez toutes les versions de la déclaration.
4. Définissez le périmètre exact du nombre de mots. Notez ce qui est inclus et exclu, ainsi que les limites distinctes du titre, du résumé, des points saillants et des sections ; enregistrez les valeurs comptées.
5. Terminez d'abord les modifications de fond et l'humanisation. Vérifiez chaque affirmation, nombre, nuance et citation modifiés par rapport à la source de référence des auteurs.
6. Condensez ensuite. Supprimez les répétitions et les formulations à faible valeur en préservant les éléments de reporting requis, les preuves, l'incertitude et les limites ; recomptez avec le même périmètre.
7. Normalisez les citations en dernier. Réconciliez les affirmations avec les sources, effectuez la vérification aller/retour des références, puis appliquez le style exact de la revue et inspectez les types de sources difficiles.
8. Mettez à jour chaque objet du document. Actualisez les champs, la table des matières, les renvois et la numérotation ; réconciliez tableaux, figures, légendes, notes, équations et suppléments avec le texte et l'ensemble téléversé.
9. Produisez et inspectez une copie propre. Résolvez les modifications suivies et les commentaires, inspectez le balisage visible, les en-têtes et pieds de page, puis lancez l'inspection des métadonnées sur un double plutôt que sur le seul fichier source.
10. Archivez le dossier de travail. Conservez le document source, la copie propre datée destinée à la soumission, les captures des exigences et des politiques, le journal des usages de l'IA, le journal des coupes et la liste remplie, avec des versions non ambiguës.
11. Téléversez le dossier complet. Faites correspondre chaque fichier requis au manifeste, utilisez des noms de fichiers compréhensibles, vérifiez le type d'article sélectionné et remplacez les versions obsolètes plutôt que de vous fier à l'ordre de téléversement.
12. Ouvrez le PDF généré par le portail avant de confirmer. Lisez-le page par page à la recherche de problèmes de conversion, d'ordre, d'identité, de police, de symboles, de tableaux, de figures, de liens et de suppléments ; corrigez la source ou le téléversement et régénérez jusqu'à ce qu'il corresponde à la soumission prévue.

Utilisez un manifeste plutôt que votre mémoire : nom de fichier, finalité, version source, statut propre ou anonymisé, format requis, emplacement dans le portail, somme de contrôle ou horodatage du téléversement et initiales du relecteur. Incluez la page de titre, le manuscrit principal, les figures, les tableaux, les suppléments, la lettre d'accompagnement, les déclarations, la liste de contrôle de reporting et tout document de réponse exigé par ce tour de soumission. Marquez les éléments réellement sans objet comme `N/A` avec une raison, afin qu'une cellule vide ne puisse pas être prise pour une tâche accomplie.

Cette liste de contrôle réduit les erreurs de soumission évitables ; elle ne certifie pas la conformité à la revue, la validité de la recherche, l'acceptation ni aucun résultat de détecteur.

Conservez la source modifiable avec son historique, puis créez une copie de soumission datée. Dans la source, résolvez délibérément chaque modification suivie et chaque commentaire : acceptez ou refusez les modifications une par une là où le sens importe, répondez aux commentaires en suspens, et utilisez la vue All Markup de Word pour inspecter les suppressions, les changements de formatage et les fils de commentaires. Désactiver Track Changes ou passer en No Markup ne change que l'affichage ; cela ne supprime pas les révisions.

Sur le double, utilisez `File > Info > Check for Issues > Inspect Document` dans Word. La documentation du Document Inspector de Microsoft avertit que les informations supprimées peuvent ne pas être récupérables et recommande de travailler sur une copie. L'inspecteur peut identifier les commentaires et révisions, les propriétés du document et les informations personnelles, les en-têtes, pieds de page et filigranes, le texte masqué, le XML personnalisé et le contenu invisible. Examinez chaque résultat avant de le supprimer.

Le Document Inspector n'est pas une méthode d'anonymisation complète. Il ne peut pas juger si un remerciement nomme le laboratoire, si une autocitation révèle les auteurs, si un nom de fichier contient une identité ou si une capture d'écran expose un chemin. Il ne remplace pas non plus la relecture visible en All Markup. Appliquez uniquement la règle de relecture en aveugle de la revue visée : supprimer le moindre indice contextuel peut en soi endommager une section Méthodes ou une déclaration requise.

• Rouvrez le DOCX propre après l'inspection et vérifiez qu'il n'est pas corrompu, qu'il n'est pas protégé de façon inattendue et qu'il ne lui manque ni liens ni champs.
• Lorsque la relecture en aveugle s'applique, recherchez les noms d'auteurs, les institutions, les initiales, les adresses e-mail, les identifiants de subvention, les bulles de modifications suivies et les messages de champ `Error!`.
• Comparez le nombre de pages, l'ordre des sections, les tableaux, les figures, les équations et la fin de la liste de références avec la source relue.
• Donnez à la source et à la copie propre des noms de fichiers distincts et datés ; n'écrasez jamais la seule version qui conserve les preuves des révisions.

Après le téléversement, cessez de vérifier le DOCX local. Confirmez que le portail affiche le type d'article, le titre, l'ordre des auteurs, les affiliations, l'auteur correspondant, le résumé, les mots-clés, le financement, les conflits d'intérêts, la déclaration de données, la déclaration d'IA et les désignations de fichiers attendus. Comparez les métadonnées saisies à la main avec le manuscrit : un document correct ne répare pas un champ de portail erroné.

De nombreux systèmes assemblent un PDF de relecture ou une épreuve à partir des fichiers téléversés. Ouvrir ce PDF généré avant la confirmation finale est une recommandation du flux de travail HumanPen, pas une règle de l'ICMJE. Lisez du premier élément de la page de titre jusqu'au dernier appel de supplément. Vérifiez l'ordre des fichiers, les pages manquantes, la version anonyme ou nommée, les polices substituées, les symboles mathématiques, les exposants, les hyperliens, les retours à la ligne, les tableaux coupés, la résolution des figures, l'emplacement des légendes et les caractères de référence.

Ne confirmez qu'après qu'un auteur nommé a examiné le document généré et le résumé du portail. Enregistrez le PDF final ou l'aperçu de confirmation lorsque le système le permet, ainsi que l'identifiant de soumission, l'horodatage et le reçu. Si un coauteur fait une modification tardive, ne corrigez pas seulement la copie du portail : revenez à la source versionnée, relancez les contrôles concernés, remplacez les fichiers et inspectez de nouveau le PDF régénéré.

Le bouton ci-dessous ouvre le flux de soumission à une revue de HumanPen pour réviser la prose du DOCX. Il ne soumet rien à la revue et ne garantit ni la conformité aux politiques, ni l'acceptation, ni un résultat de détecteur. Conservez la source, comparez le document renvoyé, vérifiez les citations et les invariants, puis reprenez cette liste à l'étape appropriée.

Final signifie reproductible : un autre coauteur peut identifier les règles applicables, le fichier propre exact, chaque composant téléversé et le PDF réellement approuvé.