Abschließende Manuskriptprüfung: KI-Angaben, Wortanzahl, Zitate und intakte DOCX-Datei

Der letzte Durchgang sollte außerhalb des Manuskripts beginnen. Speichern Sie die Autorenrichtlinien der Zielzeitschrift, die Seite zum Beitragstyp, die KI-Richtlinie und die Abfragen des Einreichungsportals zusammen mit dem Zugriffsdatum. Die ICMJE-Empfehlungen sagen, dass bei Abweichungen von den ICMJE-Vorgaben die Anweisungen der jeweiligen Zeitschrift gelten, und sie weisen die Empfehlungen derzeit mit dem Stand Januar 2026 aus. Das ist die richtige Rangfolge: Die Zeitschrift und das live geschaltete Portal bestimmen die Einreichung; eine Verlagsseite, eine Leitlinie der Fachgesellschaft oder diese Checkliste liefert Zusammenhang, keine Erlaubnis.

Schreiben Sie vor dem Bearbeiten ein einseitiges Anforderungsprotokoll. Nennen Sie Zeitschrift, Manuskripttyp, Frist und Zeitzone, geforderte Vorlage, Anonymisierungsmodell, Reporting-Checkliste, Dateitypen, Grenzwerte und jede Frage, die nur im Portal vorkommt. Speichern Sie die tatsächlichen Seiten oder PDFs, nicht nur Lesezeichen: Anweisungen können sich während der Revision ändern, und das Protokoll zeigt Koautoren, welche Version Sie angewendet haben.

Klären Sie Widersprüche jetzt. Wenn die Verlagsrichtlinie das eine sagt, die Seite der Zeitschrift oder das Portal aber etwas Engeres verlangt, halten Sie beides fest und fragen Sie die Redaktion, sobald die Antwort ändert, was Sie offenlegen oder hochladen würden. Wählen Sie nicht stillschweigend die bequemere Anweisung. Eine datierte schriftliche Antwort gehört in die Einreichungsakte.

Fixieren Sie Anforderungen, keine Annahmen: genaue Zeitschrift, genauer Beitragstyp, genaue Einreichungsrunde und genaues Zugriffsdatum.

Beantworten Sie eine KI-Frage nicht allein anhand des Produktnamens. Rekonstruieren Sie, was das Werkzeug tatsächlich getan hat: Grammatikkorrektur, Übersetzung, Texterzeugung, Gliederung, Code-Erzeugung, Datenanalyse oder Erstellung von Abbildungen können unter unterschiedliche Regeln fallen, selbst wenn eine einzige Anwendung all das erledigt hat. Nutzen Sie Ihr Arbeitstagebuch und den Chatverlauf; verlassen Sie sich nicht auf eine vage Erinnerung, das Werkzeug sei nur zum Lektorieren genutzt worden.

Die aktuelle Autorenschafts-Leitlinie des ICMJE sagt, dass KI-Werkzeuge keine Autoren oder Koautoren sein können. Sie verortet Schreibhilfe in den Danksagungen, die Nutzung zur Datenerhebung oder Analyse sowie zur Erzeugung von Abbildungen in den Methoden, und sie sagt, dass Autoren die Nutzung auch im Anschreiben offenlegen sollten. Menschen bleiben verantwortlich für Richtigkeit, Zuschreibung, Quellenprüfung und Plagiate. Diese Regeln gelten für Zeitschriften, die die ICMJE-Leitlinien anwenden; andere Publikationsorte können andere Formulierungen, andere Orte oder Verbote verlangen.

Für einen Vergleich über mehrere Verlage hinweg nutzen Sie den separaten Leitfaden zu KI-Offenlegungsrichtlinien und öffnen Sie danach wieder die eigenen Regeln der Zielzeitschrift. Führen Sie für jede Nutzung eine Zeile: Werkzeug und Version, Datum, Zweck, betroffener Abschnitt, behaltener Output, gesendete Daten, menschliche Prüfung und Ort der Offenlegung. Die Erklärung soll Handlungen benennen, nicht das Werkzeug bewerben oder behaupten, die KI habe bloß „geholfen".

Prüfen Sie Manuskript, Danksagungen, Methoden, Anschreiben und Portal-Antworten als ein zusammenhängendes System. Eine Erklärung an einer Stelle beantwortet nicht automatisch eine davon getrennte Frage im Portal. Falls eine Nutzung Regeln zu Vertraulichkeit, Bildern oder Forschungsethik verletzt haben könnte, macht eine Offenlegung sie nicht rückwirkend zulässig: Halten Sie inne und geben Sie der Redaktion oder der Integritätsstelle vor der Einreichung eine zutreffende Darstellung.

Klassifizieren Sie nach Zweck, legen Sie an den geforderten Stellen offen, und halten Sie jede Version der Darstellung widerspruchsfrei.

Es gibt keine universelle Formel für die Wortanzahl bei Zeitschriften. Halten Sie fest, was diese Zeitschrift einbezieht und ausschließt, bevor Sie irgendetwas kürzen: Titelblatt, strukturiertes oder unstrukturiertes Abstract, Haupttext, Zitate, Fußnoten, Danksagungen, Erklärungen, Tabellentext, Abbildungslegenden, Literaturangaben und Online-Zusatzmaterial können unterschiedlich behandelt werden. Halten Sie außerdem getrennte Grenzwerte für Titel, Abstract, Highlights und einzelne Abschnitte fest.

Die ICMJE-Leitlinie zur Vorbereitung des Manuskripts liefert ein hilfreiches Beispiel aus dem Medizinbereich: Die Wortanzahl des Textes schließt Abstract, Danksagungen, Tabellen, Abbildungslegenden und Literaturangaben aus, und Autoren sollten außerdem eine eigene Wortanzahl für das Abstract angeben. Das ist keine universelle Regel. Wer diese Definition auf eine geisteswissenschaftliche, eine ingenieurwissenschaftliche oder auch nur eine andere medizinische Zeitschrift überträgt, kann beim falschen Wert landen. Maßgeblich ist die Definition der Zielzeitschrift.

Zählen Sie nach jedem Durchgang mit derselben festgehaltenen Methode neu. Streichen Sie keinen Punkt der Reporting-Checkliste nur deshalb, weil der Zähler des Haupttextes hoch steht, und verschieben Sie keine inhaltlichen Passagen in eine Legende oder ein Zusatzmaterial, es sei denn, die Zeitschrift erlaubt es und Leser können die Arbeit weiterhin interpretieren. Bleibt das Paper über dem Limit, führen Sie ein Kürzungsprotokoll: entfernte Passage, Grund, betroffene Zitatstelle oder betroffener Querverweis und wohin wesentliches Material verschoben wurde.

Frieren Sie bei der Spracharbeit risikoreiche Inhalte ein: exakte Daten, Einheiten, Gleichungen, Code, Suchstrategien, Ein- und Ausschlussregeln sowie geforderte rechtliche oder ethische Erklärungen. Die Checkliste für die Überarbeitung von Methoden und Ergebnissen erklärt, wie sich Ausdruck von wissenschaftlichen Invarianten trennen lässt. Ein niedrigerer Detector-Wert oder ein sauberer Satz beweist nie, dass eine inhaltliche Änderung korrekt ist.

Die Arbeit an Zitaten hat zwei Schichten. Prüfen Sie zuerst die Belege: Jede Zitatstelle im Text stützt noch die Aussage daneben, wörtliche Zitate und Seitenangaben sind korrekt, keine Quelle hat sich beim Verschieben von Sätzen gelöst, und jedes zitierte Element hat genau einen Eintrag im Literaturverzeichnis und umgekehrt. Erst danach vereinheitlichen Sie Zeichensetzung, Reihenfolge, Namen, Titel, Daten, Kennungen und Zeitschriftenabkürzungen nach dem verifizierten Stil der Zeitschrift. Nach den ICMJE-Leitlinien bleiben Autoren für die Richtigkeit der Literaturangaben verantwortlich; ein Literaturverwaltungsprogramm oder ein Konverter kann diese Verantwortung nicht übernehmen.

Nutzen Sie den von der Zeitschrift benannten Stil und ihre Beispiele, kein pauschales Etikett wie „Harvard". Ist die geforderte Variante unklar, zeigt der Leitfaden zu den Harvard-Varianten, wie sich die maßgebliche lokale Spezifikation finden lässt. Konvertieren Sie eine kleine Stichprobe mit Ihren schwierigsten Quellentypen, prüfen Sie sie, und bearbeiten Sie danach die vollständige Liste. Reparieren Sie ein Zitatproblem niemals, indem Sie das umgebende Argument durch einen KI-Humanizer schicken.

Word-Felder sind lebende Dokumentobjekte, kein gewöhnlicher Text. Kopieren und Einfügen, das Aufheben von Verknüpfungen oder das Annehmen von Änderungen kann eine visuell plausibel wirkende, aber veraltete Zahl hinterlassen. Folgen Sie dem Leitfaden zu Word-Feldern und langen Dokumenten, aktualisieren Sie in einer Arbeitskopie, öffnen Sie die Datei erneut und suchen Sie nach Feldfehlertext. Vergleichen Sie dann Abstract, Haupttext, Tabellen, Abbildungen, Legenden und Zusatzmaterial daraufhin, ob Stichprobengröße, Bezeichnung, Einheit und Ergebnis übereinstimmen.

Kopieren Sie diese Liste in die Projektdokumentation und ergänzen Sie pro Zeile eine verantwortliche Person, ein Abschlussdatum und einen Beleglink. Ein Häkchen soll bedeuten, dass jemand die betreffende Quelle oder Datei geöffnet und geprüft hat; es soll nicht „wahrscheinlich erledigt" bedeuten.

1. Sichern Sie die maßgeblichen Anweisungen. Archivieren Sie den Autorenleitfaden der Zielzeitschrift, die Seite zum Beitragstyp, die KI-Richtlinien von Verlag und Zeitschrift, die Formulierungen im Portal und die Zugriffsdaten.
2. Bestätigen Sie die Einreichungsvorgaben. Halten Sie Manuskripttyp, jede erforderliche Datei und Vorlage, Reporting-Checkliste, Anonymisierungsregel, Frist, Uhrzeit und Zeitzone fest.
3. Klassifizieren Sie jede KI-Nutzung. Ordnen Sie jeden Zweck der Regel der Zeitschrift und der geforderten Offenlegung in Manuskript, Anschreiben und Portal zu; gleichen Sie alle Versionen der Erklärung ab.
4. Definieren Sie den genauen Geltungsbereich der Wortanzahl. Notieren Sie, was einbezogen und was ausgeschlossen wird, dazu getrennte Grenzen für Titel, Abstract, Highlights und Abschnitte; speichern Sie die gezählten Werte.
5. Schließen Sie inhaltliche Änderungen und das Humanisieren zuerst ab. Prüfen Sie jede geänderte Aussage, Zahl, Einschränkung und Zitat gegen die maßgebliche Quelle der Autoren.
6. Straffen Sie als Zweites. Streichen Sie Wiederholungen und wenig wertvolle Rahmung, während Sie geforderte Reporting-Punkte, Belege, Unsicherheit und Einschränkungen bewahren; zählen Sie mit demselben Umfang neu.
7. Vereinheitlichen Sie die Zitate zuletzt. Gleichen Sie Aussagen mit den Quellen ab, führen Sie die Vorwärts- und die Rückwärtsprüfung der Literaturangaben durch, wenden Sie dann den exakten Stil der Zeitschrift an und prüfen Sie schwierige Quellentypen.
8. Aktualisieren Sie jedes Dokumentobjekt. Erneuern Sie Felder, Inhaltsverzeichnis, Querverweise und Nummerierung; gleichen Sie Tabellen, Abbildungen, Legenden, Fußnoten, Gleichungen und Zusatzmaterial mit dem Text und mit dem Satz der hochgeladenen Dateien ab.
9. Erzeugen und prüfen Sie eine saubere Kopie. Lösen Sie Änderungsverfolgung und Kommentare auf, prüfen Sie sichtbare Markierungen, Kopf- und Fußzeilen, und führen Sie die Metadatenprüfung an einem Duplikat durch, nicht an der einzigen Quelldatei.
10. Archivieren Sie den Arbeitsstand. Bewahren Sie Quelldokument, datierte saubere Einreichungskopie, Schnappschüsse von Anforderungen und Richtlinien, Protokoll der KI-Nutzung, Kürzungsprotokoll und ausgefüllte Checkliste mit eindeutigen Versionen auf.
11. Laden Sie das vollständige Paket hoch. Ordnen Sie jede erforderliche Datei dem Manifest zu, verwenden Sie verständliche Dateinamen, prüfen Sie den gewählten Beitragstyp und ersetzen Sie veraltete Versionen, statt der Upload-Reihenfolge zu vertrauen.
12. Öffnen Sie das vom Portal erzeugte PDF vor der Bestätigung. Lesen Sie es Seite für Seite auf Probleme bei Konvertierung, Reihenfolge, Identität, Schrift, Symbolen, Tabellen, Abbildungen, Links und Zusatzmaterial; korrigieren Sie Quelle oder Upload und lassen Sie es neu erzeugen, bis es der beabsichtigten Einreichung entspricht.

Nutzen Sie ein Manifest statt des Gedächtnisses: Dateiname, Zweck, Quellversion, Status bereinigt beziehungsweise anonymisiert, gefordertes Format, Slot im Portal, Prüfsumme oder Zeitstempel des Uploads und Initialen der prüfenden Person. Nehmen Sie Titelblatt, Hauptmanuskript, Abbildungen, Tabellen, Zusatzmaterial, Anschreiben, Erklärungen, Reporting-Checkliste und jedes Antwortdokument auf, das diese Einreichungsrunde verlangt. Kennzeichnen Sie wirklich nicht zutreffende Punkte als `N/A` und mit einem Grund, damit eine leere Zelle nicht als erledigt missverstanden werden kann.

Diese Checkliste verringert vermeidbare Einreichungsfehler; sie bescheinigt weder die Einhaltung von Zeitschriftenvorgaben noch die Belastbarkeit der Forschung, die Annahme oder irgendein Detektor-Ergebnis.

Behalten Sie die bearbeitbare Quelle mit ihrer Historie und erstellen Sie dann eine datierte Einreichungskopie. Lösen Sie in der Quelle jede nachverfolgte Änderung und jeden Kommentar mit Bedacht auf: Nehmen Sie Änderungen dort einzeln an oder lehnen Sie sie ab, wo die Bedeutung zählt, beantworten Sie offene Kommentare, und nutzen Sie die Ansicht „Alle Markup" von Word, um Löschungen, Formatierungsänderungen und Kommentarverläufe zu prüfen. Das Ausschalten von Track Changes oder der Wechsel zu „Kein Markup" ändert nur die Ansicht; es entfernt keine Revisionen.

Nutzen Sie auf dem Duplikat `File > Info > Check for Issues > Inspect Document` in Word. Die Dokumentation zum Document Inspector von Microsoft warnt, dass entfernte Informationen möglicherweise nicht wiederherstellbar sind, und empfiehlt, an einer Kopie zu arbeiten. Der Inspektor kann Kommentare und Revisionen, Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen, Kopf- und Fußzeilen sowie Wasserzeichen, ausgeblendeten Text, benutzerdefiniertes XML und unsichtbare Inhalte erkennen. Prüfen Sie jeden Fund, bevor Sie ihn entfernen.

Der Document Inspector ist keine vollständige Anonymisierungsmethode. Er kann nicht beurteilen, ob eine Danksagung das Labor nennt, eine Selbstzitierung die Autoren verrät, ein Dateiname eine Identität enthält oder ein Screenshot einen Pfad preisgibt. Er ersetzt auch nicht die sichtbare Prüfung in „Alle Markup". Wenden Sie nur die Blind-Review-Regel der Zielzeitschrift an: Jeden Kontexthinweis zu entfernen, kann selbst einen Methodenteil oder eine geforderte Offenlegung beschädigen.

• Öffnen Sie das saubere DOCX nach der Inspektion erneut und prüfen Sie, dass es nicht beschädigt ist, nicht unerwartet geschützt ist und dass keine Links und Felder fehlen.
• Suchen Sie bei Blind-Review nach Autorennamen, Institutionen, Initialen, E-Mail-Adressen, Förderkennungen, Sprechblasen der Änderungsverfolgung und `Error!`-Feldmeldungen.
• Vergleichen Sie Seitenzahl, Reihenfolge der Abschnitte, Tabellen, Abbildungen, Gleichungen und das Ende des Literaturverzeichnisses mit der geprüften Quelle.
• Geben Sie Quelle und sauberer Kopie unterschiedliche, datierte Dateinamen; überschreiben Sie nie die einzige Version, die die Revisionsbelege bewahrt.

Nach dem Upload: Hören Sie auf, die lokale DOCX zu prüfen. Bestätigen Sie, dass das Portal den beabsichtigten Beitragstyp, den Titel, die Reihenfolge der Autoren, die Zugehörigkeiten, den korrespondierenden Autor, das Abstract, die Schlüsselwörter, die Förderangaben, die Interessenkonflikte, die Daten-Erklärung, die KI-Erklärung und die Kennzeichnungen der Dateien zeigt. Vergleichen Sie manuell eingegebene Metadaten mit dem Manuskript; ein korrektes Dokument repariert kein falsches Feld im Portal.

Viele Systeme setzen aus den hochgeladenen Dateien ein Review-PDF oder einen Korrekturabzug zusammen. Dieses erzeugte PDF vor der endgültigen Bestätigung zu öffnen, ist eine Empfehlung aus dem HumanPen-Workflow, keine ICMJE-Regel. Lesen Sie vom ersten Element des Titelblatts bis zum letzten Verweis auf Zusatzmaterial. Prüfen Sie Dateireihenfolge, fehlende Seiten, anonyme gegenüber benannter Version, ersetzte Schriften, mathematische Symbole, Hochstellungen, Hyperlinks, Zeilenumbrüche, abgeschnittene Tabellen, Auflösung der Abbildungen, Platzierung der Legenden und Literaturzeichen.

Bestätigen Sie erst, wenn eine namentlich benannte Autorin oder ein namentlich benannter Autor das erzeugte Dokument und die Zusammenfassung im Portal geprüft hat. Speichern Sie das endgültige PDF beziehungsweise die Bestätigungsvorschau, sofern das System es erlaubt, außerdem die Einreichungskennung, den Zeitstempel und die Empfangsbestätigung. Nimmt ein Koautor eine späte Änderung vor, flicken Sie nicht nur die Kopie im Portal: Kehren Sie zur versionierten Quelle zurück, führen Sie die betroffenen Prüfungen erneut durch, ersetzen Sie die Dateien und prüfen Sie das neu erzeugte PDF wieder.

Der Button unten öffnet den Journal-Einreichungs-Workflow von HumanPen, um die Prosa des DOCX zu überarbeiten. Er reicht nichts bei der Zeitschrift ein und garantiert weder die Einhaltung von Richtlinien noch die Annahme noch ein Detektor-Ergebnis. Behalten Sie die Quelle, vergleichen Sie das zurückgegebene Dokument, prüfen Sie Zitate und Invarianten, und setzen Sie diese Checkliste danach am passenden Schritt fort.

Endgültig heißt reproduzierbar: Eine andere Mitautorin oder ein anderer Mitautor kann die maßgeblichen Regeln, die exakte saubere Datei, jede hochgeladene Komponente und das PDF, das tatsächlich freigegeben wurde, identifizieren.