Word-Felder, Inhaltsverzeichnisse und Querverweise: warum der Umweg über reinen Text eine Abschlussarbeit beschädigt

Word speichert manche Inhalte als Anweisungen statt als gewöhnliche Zeichen. Ein Feld hat einen Code und ein angezeigtes Ergebnis: Word wertet den Code aus und zeigt dann das Ergebnis im Dokument. Das Ergebnis kann wie Text oder wie eine Zahl aussehen, obwohl sein Wert erzeugt wird.

`{ TOC \o "1-3" }` (die Angabe 1-3 meint die Überschriftenebenen 1 bis 3) besagt: „collect every Heading 1 through 3, with its page number, and show them here" (sammle jede Überschrift der Ebenen 1 bis 3 samt Seitenzahl und gib sie hier aus). `{ REF _Ref12345 }` besagt: „show the number of the thing bookmarked as _Ref12345" (zeige die Nummer des Elements, das unter _Ref12345 mit einer Textmarke versehen ist). `{ SEQ Figure }` besagt: „this is the next figure in sequence" (dies ist die nächste Abbildung in der Reihenfolge). Sie sehen Abbildung 3; in der Datei steht eine Anweisung, die sich zu 3 auflöst.

Deshalb nummerieren sich Abbildungsnummern von selbst neu, wenn Sie mittendrin eine Abbildung einfügen, und deshalb aktualisiert sich die Inhaltsseite, wenn Sie F9 drücken. Niemand hat diese Zahlen getippt.

Felder sind nur ein Teil der Struktur. Überschriftenebenen sind Absatzformate, die das Inhaltsverzeichnis speisen. Ein Querverweis verbindet meist eine Textmarke am Ziel mit einem REF-Feld an der Verweisstelle. Fußnoten liegen in einem eigenen Teil des Dokuments, und Literaturverwaltungen nutzen je nach Werkzeug und Plattform Word-Felder, Inhaltssteuerelemente oder Metadaten des Add-ins. Ein Arbeitsablauf kann den sichtbaren Fließtext bewahren und dabei jede dieser Beziehungen beschädigen.

• Erzeugte Navigation: Inhaltsverzeichnis, Abbildungsverzeichnis und Indexeinträge.
• Nummerierung: SEQ-Felder für Beschriftungen und Verweise auf nummerierte Überschriften, Gleichungen, Abbildungen oder Tabellen.
• Dokumentmetadaten: Seitenzahlen, Datumsangaben, Dateinamen, Dokumenteigenschaften und verknüpfte Werte.
• Wissenschaftliches Beiwerk: Fußnotenanker, Endnoten, Textmarken und Verknüpfungen der Literaturverwaltung, die kein gewöhnlicher Text sein müssen, selbst wenn sie so aussehen.

Diese Unterscheidung erklärt eine häufige Überraschung: Wer über das sichtbare Ergebnis tippt, bearbeitet damit nicht unbedingt die zugrunde liegende Anweisung, während das Aufheben der Feldverknüpfung das aktuelle Ergebnis in gewöhnlichen Text verwandelt. In beiden Zuständen kann das Dokument identisch aussehen, bis Inhalt wandert oder Felder aktualisiert werden.

Wird ausgewählter Word-Inhalt in ein System kopiert, das nur reinen Text annimmt, erhält dieses System Zeichen, die die aktuell angezeigten Ergebnisse darstellen – keine WordprocessingML-Feldcodes, keine Textmarken, keine Formatvorlagen. Ersetzt der zurückgegebene Text die ursprüngliche Auswahl, sind die lebendigen Anweisungen in dieser Auswahl verschwunden. Kopieren beschädigt die unangetastete Originaldatei nicht; strukturierten Inhalt durch das Ergebnis in reinem Text zu ersetzen, beschädigt sie.

Der Schaden ist größer, als er aussieht, weil das Dokument im Moment des Einfügens noch korrekt wirkt. Die Zahlen sind alle da. Sie sind nur mit nichts mehr verbunden.

• Das Inhaltsverzeichnis friert ein. Es zeigt die Überschriften und Seitenzahlen von vor der Umschreibung. Sobald Sie irgendetwas bearbeiten, veraltet es stillschweigend, denn es gibt kein Feld mehr, das es aktualisieren könnte.
• Die Nummerierung von Abbildungen und Tabellen ist nicht mehr fortlaufend. Fügen Sie eine Abbildung ein, behalten alle folgenden ihre alte Nummer. Löschen Sie eine, entsteht eine Lücke.
• Querverweise werden zu falschem Text. „As shown in Figure 3" (wie in Abbildung 3 gezeigt) ist nun eine feste Wendung, die auf das zeigt, was inzwischen das dritte ist – oder auf nichts.
• Fußnoten, Kommentare und Änderungsverfolgung können entfallen oder eingeebnet werden, während Zotero- oder EndNote-Zitate die Verknüpfungen verlieren können, die das Literaturverzeichnis neu erzeugbar machen. Welcher Fehler genau eintritt, hängt davon ab, was ausgewählt war und was das zwischengeschaltete Werkzeug bewahrt.

Dieser letzte Punkt verschärft sich mit dem vorherigen Beitrag: Ein Manuskript, dessen Zitatfelder eingeebnet wurden, lässt sich von der Literaturverwaltung überhaupt nicht mehr umformatieren, weil sie nicht mehr weiß, auf welchen Eintrag sich welches Zitat bezieht.

Die Formatierung schafft eine zweite Klasse von Verlust. Reiner Text kennt keine Überschriftenformate, Abschnittsumbrüche, Beschriftungen, Zellgrenzen von Tabellen, Gleichungsobjekte, verankerte Bilder, Kopfzeilen oder Einstellungen zur Seitennummerierung. Beim Einfügen kann die Formatvorlage des Zielabsatzes übernommen werden: Eine Überschrift sieht dann ungefähr richtig aus, ist aber keine Überschrift 2 mehr, die das Inhaltsverzeichnis finden könnte.

Teilweises Kopieren kann besonders trügerisch sein. Vielleicht lassen Sie das Feld des Inhaltsverzeichnisses intakt, ersetzen aber die Überschriften, die es liest, oder Sie bewahren die sichtbare Nummer einer Beschriftung und löschen dabei ihr SEQ-Feld und ihre Textmarke. Die nächste Aktualisierung mit F9 legt den Schaden dann an anderer Stelle offen, nicht in dem Absatz, den Sie bearbeitet haben.

Das Risiko liegt im Ersetzen, nicht in der Zwischenablage als solcher: Eine Kopie in reinem Text ist zum Zitieren oder Auswerten in Ordnung, aber sie ist keine strukturbewahrende Darstellung, die man über die Quelle zurückkopieren sollte.

Bei einem Aufsatz von 1.500 Wörtern ohne Felder ist das alles belanglos. Bei einer Abschlussarbeit entscheidet es, ob das Werk überlebt.

Jeder Arbeitsablauf, dessen einzige Ein- und Ausgabe reiner Text ist, dem fehlen die Informationen, um diese Word-Objekte verlässlich wieder aufzubauen. Die Umschreibung kann sprachlich hervorragend sein und die Struktur kann dennoch verloren gehen, weil der Verlust beim Serialisieren eintrat: Das Werkzeug hat den Feldcode, die Textmarke, die Formatvorlage oder die Beziehung, die es bewahren sollte, nie erhalten.

Deshalb verarbeiten wir die Datei selbst, statt um eingefügten Text zu bitten. Der Text, der für die Umschreibung in Frage kommt, wird getrennt von den strukturellen Objekten behandelt, während das Dokument der Behälter bleibt. Auch Verarbeitung auf Dateiebene braucht eine Prüfung: Nachdem ein Werkzeug eine Abschlussarbeit zurückgegeben hat, öffnen Sie das Ergebnis in Word, aktualisieren die Felder und sehen sich die Beziehungen an, die für Ihr Dokument zählen.

Je länger das Dokument, desto weniger nützt eine Stichprobe mit den Augen. Eine defekte Textmarke auf Seite 40 kann erst auffallen, wenn ein Querverweis auf Seite 190 aktualisiert wird. Bauen Sie eine kleine Abnahmeliste um Objekttypen herum auf – Inhaltsverzeichnis, ein Abbildungsverweis, ein Tabellenverweis, eine Fußnote, ein Zitat und ein Abschnittsumbruch –, statt nur die ersten Seiten zu lesen.

• Arbeiten Sie auf einer Kopie. Behalten Sie die ursprüngliche DOCX-Datei und legen Sie vor dem Hochladen, vor dem Aufheben von Zitatsverknüpfungen oder vor dem Annehmen von Massenersetzungen eine versionierte Bearbeitungskopie an.
• Lassen Sie sich vor dem Start die Feldcodes anzeigen. Alt+F9 in Word für Windows, Option+F9 auf dem Mac schaltet die Anzeige der Feldcodes um; manche Mac-Tastaturen verlangen zusätzlich die Fn-Taste. Halten Sie fest, welche Felder und Textmarken das Dokument tatsächlich enthält.
• Aktualisieren Sie Felder mit dem Auswahlkürzel der Plattform. Unter Windows aktualisiert Strg+A und dann F9 den Hauptdokumentteil; auf dem Mac tut Command+A und dann F9 (oft Fn+F9) Entsprechendes. Kopfzeilen, Fußzeilen und andere Textbereiche müssen womöglich gesondert aktualisiert werden.
• Prüfen Sie eine heruntergeladene Datei auf dieselbe Weise. Nachdem irgendein Werkzeug Ihr Dokument angefasst hat, schalten Sie die Codes um und bestätigen Sie, dass TOC und die Abbildungsverweise noch Anweisungen sind und nicht Text.
• Lassen Sie die Felder des Zitier-Plugins intakt. In Zotero ist „Unlink Citations" für diese Kopie unwiderruflich: Es wandelt jedes Zitat absichtlich in reinen Text um. Ein Umweg über reinen Text tut dasselbe, ohne zu fragen.

Machen Sie einen Veränderungstest, nicht nur einen Augenscheintest. Fügen Sie in einer Wegwerfkopie vor einer bestehenden Abbildung eine vorläufige Beschriftung ein, aktualisieren Sie die Felder und bestätigen Sie, dass die späteren Beschriftungen und Querverweise gemeinsam wandern. Ergänzen Sie eine vorläufige Überschrift und aktualisieren Sie das Inhaltsverzeichnis. Machen Sie den Test anschließend rückgängig oder verwerfen Sie die Testkopie. Lebendige Beziehungen verraten sich dadurch, dass sie auf Veränderung richtig reagieren.

Sehen Sie außerdem die Elemente an, die die Feldcode-Ansicht nicht abdeckt: Kommentare, Änderungsverfolgung, Fußnotenanker, Gleichungen, frei verschiebbare Bilder, abschnittsweise eigene Kopfzeilen und die Aktualisierung durch die Literaturverwaltung. Vergleichen Sie Dokumentstatistik und Seitenanzahl auf unerwartete Sprünge – und behalten Sie dabei im Kopf, dass ein harmloser Neufluss die Paginierung verändern kann.

Ein Dokument, das vor dem Aktualisieren der Felder richtig aussieht, hat die Prüfung noch nicht bestanden. Aktualisieren Sie, beanspruchen Sie eine lebendige Verweisstelle und behalten Sie das unangetastete Original, bis die Einreichung abgeschlossen ist.