Warum Exporte aus Zotero und EndNote den geforderten Stil manchmal verfehlen

Wenn das Ergebnis falsch aussieht, fällt der Verdacht zuerst auf die Stildatei. Oft tut der Stil aber genau das, wofür er geschrieben wurde – mit unvollständigen oder falsch eingeordneten Daten. Stildateien können allerdings auch veraltet sein oder eine andere lokale Variante abbilden. Die hilfreiche erste Frage lautet daher nicht „ist Zotero kaputt?", sondern „welche Ebene hat die falsche Anweisung oder den falschen Wert geliefert?"

Ein CSL-Stil ist eine Sammlung von Anweisungen: Zeitschriftenabkürzung hierhin, Band kursiv, Titel in Satzschreibweise. Fehlt im Eintrag Ihrer Bibliothek eine gespeicherte Zeitschriftenabkürzung, hat die Anweisung nichts einzusetzen – der Stil greift dann auf den vollständigen Titel zurück oder lässt eine Lücke. Beides ist kein Fehler im Stil.

Referenzmanager automatisieren die Formatierung; dafür garantieren sie nicht, dass importierte Metadaten stimmen. Automatisierung macht konsistente Daten konsistent – und schlechte Daten gleichbleibend falsch.

• Metadaten-Ebene: Autor, Titel, Datum, übergeordneter Titel, Band, Heft, Seiten, DOI und Sprache müssen die Quelle korrekt beschreiben.
• Typ-Ebene: Der Eintrag muss Zeitschriftenartikel, Buchkapitel, Konferenzbeitrag, Datensatz oder ein anderer zutreffender Typ sein, damit der Stil weiß, welche Felder gelten.
• Stil-Ebene: Der installierte CSL- oder Ausgabestil muss zur geforderten Ausgabe und zu jeder zeitschriftenspezifischen Variante passen.
• Dokument-Ebene: Die aktiven Zitierfelder müssen noch verbunden und aktuell sein und frei von manuellen Änderungen, die die nächste Aktualisierung überschreibt.

Ein schneller Test trennt die ersten beiden Ebenen von der dritten. Öffnen Sie den Eintrag in der Bibliothek und vergleichen Sie die Rohfelder mit der Quelle. Steht Autor oder Datum dort schon falsch, kann kein Stilwechsel das reparieren. Sind die Felder korrekt, weichen aber Zeichensetzung oder Reihenfolge vom Zielbeispiel ab, prüfen Sie den gewählten Stil und seine Variante.

Zeitschriftenabkürzungen sind bei medizinischen und chemischen Einreichungen eine häufige Ursache für Abweichungen. Vancouver-Ausgaben brauchen meist NLM-Abkürzungen, ACS-Zeitschriften verlangen unter Umständen CASSI-Formen. Eine allgemeine Kürzelregel kann keine dieser kontrollierten Abkürzungen zuverlässig aus jedem vollständigen Zeitschriftentitel ableiten.

Das Feld hängt stark davon ab, was eine Verlagsseite, eine Datenbank oder der Translator einer Website ausgibt. Typische Fehlerbilder: ein leeres Feld, der vollständige Titel im Abkürzungsfeld, Zeichensetzung aus der falschen Konvention oder ein alter Titel, der nach einer Umbenennung der Zeitschrift stehen blieb. Zwei Datensätze zum selben Artikel können sich also schon deshalb unterscheiden, weil einer von einer Verlagsseite und der andere aus einem Datenbankexport stammt.

Zotero kann in Index Medicus/MEDLINE-Form automatisch abkürzen, wenn das Feld leer ist. Das hilft in der Medizin, löst aber ACS nicht – dessen Abkürzungen führen Punkte, die die medizinische Konvention weglässt.

Die Dokumentation von Zotero beschreibt außerdem eine wichtige Vorrangregel: Ist das Feld „Journal Abbr" gefüllt, wird es verwendet; die automatische MEDLINE-Abkürzung greift im Allgemeinen nur, wenn das Feld leer ist. Ein schlecht gespeicherter Wert kann also ein besseres automatisches Ergebnis überschreiben. Sehen Sie sich den Eintrag an, bevor Sie davon ausgehen, dass die Abkürzungs-Engine versagt hat.

• Für NLM-Formen: Prüfen Sie die Zeitschrift im NLM-Katalog, statt Punkte nach Augenmaß zu entfernen.
• Für die Chemie: Prüfen Sie die Vorgaben der Zielzeitschrift und die CASSI-Form; nicht jedes Haus folgt derselben Zeichensetzung.
• Für umbenannte Zeitschriften: Verwenden Sie Titel und Abkürzung, die zum zitierten Heft passen, nicht automatisch die heutige Marke der Zeitschrift.
• Für unerkannte Titel: Erfinden Sie keine Abkürzung. Viele Stile bevorzugen den vollständigen Titel, wenn es keine maßgebliche Kurzform gibt.

• Groß- und Kleinschreibung. APA will Artikeltitel in Satzschreibweise, MLA und Chicago in Titelschreibweise. Manager speichern die Schreibweise, die beim Erfassen vorlag. Datenbanken exportieren in allen Kombinationen, und ein Stil kann einen Titel, den er nicht zerlegen kann, nicht zuverlässig umstellen – erst recht nicht mit Eigennamen, Akronymen und Artnamen darin.
• Zerlegung von Autorennamen. „van der Berg", Doppelnamen, chinesische Namen mit zuerst genanntem Familiennamen und Autoren mit nur einem Namen werden beim Import falsch aufgeteilt – und der Stil formatiert anschließend die falschen Hälften.
• Eintragstyp. Ein Konferenzbeitrag, der als Zeitschriftenartikel gespeichert ist, wird als Zeitschriftenartikel formatiert – makellos und falsch. Preprints, Abschlussarbeiten, Normen und Datensätze sind die üblichen Opfer.
• Aktualität des Stils. Das Zotero-Stil-Repository wird von der Community gepflegt. Ein Stil kann einem Editionswechsel hinterherhinken – bei APA 6 zu 7 entfiel der Verlagsort und die et al.-Grenze änderte sich –, und ein veralteter Stil erzeugt gleichbleibend veraltete Ausgaben.
• Kennungen und Fundstellen. Ein DOI mit URL-Präfix, eine Artikelnummer im Seitenfeld oder ein Online-first-Eintrag ohne späteres Band können zu Duplikaten oder fehlerhaften Fundstellen führen.
• Daten und Ausgaben. Veröffentlichung im Netz, Heftveröffentlichung und Zugriffsdatum sind verschiedene Felder. Bücher brauchen außerdem die zitierte Ausgabe, nicht bloß die neueste, die sich online findet.
• Sprache und geschützte Schreibweise. Ein Stil kann nicht zuverlässig erkennen, dass ein Akronym, ein Gensymbol, ein Ortsname oder ein fremdsprachiger Titel ungewöhnliche Großbuchstaben behalten muss – es sei denn, die Metadaten kennzeichnen es korrekt.

Duplikate machen diese Fehler schwerer sichtbar. Vielleicht enthält ein Datensatz die korrigierten Autoren, während ein anderer, der im Dokument zitiert wird, noch den falschen Titel hat. Führen Sie Duplikate im Manager zusammen, statt eines blind zu löschen; aktualisieren Sie dann das Dokument und prüfen Sie, dass jede Zitatstelle noch auf den erhaltenen Eintrag zeigt.

Manuelle Änderungen im fertigen Literaturverzeichnis sind brüchig, solange die Zitate aktiv bleiben. Die nächste Aktualisierung kann sie überschreiben, weil der Manager die Ausgabe aus den unveränderten Bibliotheksdaten korrekt neu erzeugt. Soll eine Korrektur über Entwürfe hinweg Bestand haben, ändern Sie sie im Eintrag oder im Stil. Änderungen nur am Ergebnis heben Sie sich für eine kontrollierte Endfassung auf.

Bei einem laufenden Manuskript ist die Korrektur an der Quelle der dauerhafte Weg: Korrigieren Sie den Bibliothekseintrag, und der Stil kann ihn überall, wo dieser Eintrag vorkommt, richtig ausgeben. Bearbeiten Sie zuerst die zitierten Datensätze, statt vor einer Deadline eine ganze Lebensbibliothek säubern zu wollen.

Bei einem fertigen Manuskript mit hundert oder mehr Referenzen hilft eine risikobasierte Prüfung. Kontrollieren Sie jeden Eintrag auf fehlenden Autor, Jahreszahl, Titel, Quelle und Fundstelle; prüfen Sie dann die Formatierung stichprobenartig nach Quellentyp und sehen Sie sich die Felder genau an, die der Zielstil besonders behandelt. Hundert Zeitschriftenartikel brauchen nicht dieselben Prüfungen wie eine Liste aus Datensätzen, Normen, Kapiteln und Websites.

• Zuerst aktualisieren. Beheben Sie die Warnungen des Zitationsmanagers und stellen Sie sicher, dass das Literaturverzeichnis aus dem aktuellen Dokument erzeugt wird.
• Pflichtfelder prüfen. Sortieren oder filtern Sie nach leeren Datumsfeldern, Urhebern, übergeordneten Titeln, DOIs und Seiten- beziehungsweise Artikelnummern.
• Schwierige Beispiele vergleichen. Prüfen Sie am Zielleitfaden einen Artikel mit vielen Autoren, ein Kapitel, eine Webseite und jede fachspezifische Quelle.
• Entscheiden Sie, wo die Korrektur hingehört. Bibliothek für wiederverwendbare Fakten, Stil für eine Regel, Dokument nur für ein einmaliges Endergebnis.
• Nur eine Kopie einfrieren. Müssen Zitate getrennt oder in statischen Text umgewandelt werden, bewahren Sie eine bearbeitbare Fassung mit aktiven Feldern.

Korrigieren Sie die Quelle der Wahrheit, solange ein Dokument aktiv ist. Korrigieren Sie eine statische Ausgabe nur, wenn Sie wissen, dass spätere Bibliotheksaktualisierungen die Änderung nicht übernehmen.