Controllo finale del manoscritto: dichiarazione IA, conteggio delle parole, citazioni e integrità del DOCX

L'ultima passata deve iniziare fuori dal manoscritto. Salva le istruzioni per gli autori della rivista di destinazione, la pagina del tipo di articolo, la policy sull'IA e i testi del portale di invio, insieme alla data di consultazione. Le Raccomandazioni ICMJE dicono di seguire le istruzioni della singola rivista quando divergono da quelle ICMJE, e indicano le Raccomandazioni come aggiornate a gennaio 2026. Questa è la gerarchia corretta: la rivista e il portale attivo governano l'invio; una pagina dell'editore, una linea guida di una società scientifica o questa checklist forniscono contesto, non un permesso.

Scrivi un foglio di requisiti di una pagina prima di iniziare a modificare. Indica la rivista, il tipo di manoscritto, la scadenza e il fuso orario, il modello richiesto, il modello di anonimato, la checklist di reporting, i tipi di file, i limiti e ogni domanda presente solo nel portale. Salva le pagine o i PDF reali, non solo i segnalibri: le istruzioni possono cambiare durante la revisione, e il foglio permette ai coautori di vedere quale versione hai applicato.

Risolvi le contraddizioni adesso. Se la policy dell'editore dice una cosa, ma la pagina della rivista o il portale chiedono qualcosa di più restrittivo, annota entrambe le versioni e chiedi alla redazione quando la risposta cambia ciò che dichiareresti o caricheresti. Non scegliere in silenzio l'istruzione più comoda. Una risposta scritta con data va conservata nel registro dell'invio.

Congela i requisiti, non le supposizioni: rivista esatta, tipo di articolo esatto, round di invio esatto e data di consultazione esatta.

Non rispondere a una domanda sull'IA basandoti solo sul nome del prodotto. Ricostruisci ciò che lo strumento ha effettivamente fatto: correzione grammaticale, traduzione, generazione di testo, strutturazione, generazione di codice, analisi dei dati o creazione di figure possono ricadere sotto regole diverse, anche quando è stata un'unica applicazione a farle tutte. Usa il tuo registro di lavoro e la cronologia della chat; non affidarti al vago ricordo che lo strumento sia servito solo per la revisione.

Le attuali linee guida ICMJE sull'attribuzione della paternità dicono che gli strumenti di IA non possono essere autori o coautori. Collocano il supporto alla scrittura nei Ringraziamenti, l'uso per la raccolta o l'analisi dei dati e la generazione di figure nei Metodi, e dicono che gli autori devono dichiarare l'uso anche nella lettera di accompagnamento. Gli esseri umani restano responsabili di accuratezza, attribuzione, verifica delle fonti e plagio. Queste regole valgono per le riviste che adottano le linee guida ICMJE; altre sedi possono richiedere formulazioni, collocazioni o divieti diversi.

Per un confronto tra editori, usa la guida alle policy di dichiarazione dell'IA, poi riapri le regole proprie della rivista di destinazione. Tieni una riga per ogni uso: strumento e versione, data, finalità, sezione interessata, output conservato, dati inviati, verifica umana e sede della dichiarazione. La dichiarazione deve indicare azioni, non pubblicizzare lo strumento né sostenere che l'IA si sia limitata ad «aiutare».

Controlla manoscritto, ringraziamenti, Metodi, lettera di accompagnamento e risposte nel portale come un unico sistema. Una dichiarazione in un punto non risponde automaticamente a una domanda distinta del portale. Se un uso può aver violato norme su riservatezza, immagini o integrità della ricerca, la dichiarazione non lo rende ammissibile retroattivamente: fermati e fornisci alla redazione o all'ufficio per l'integrità un resoconto accurato prima dell'invio.

Classifica per finalità, dichiara nei punti richiesti e rendi coerenti tutte le versioni del resoconto.

Non esiste una formula universale per il conteggio delle parole. Annota cosa questa rivista include ed esclude prima di provare ad accorciare qualcosa: pagina del titolo, abstract strutturato o meno, testo principale, citazioni, note a piè di pagina, ringraziamenti, dichiarazioni, testo delle tabelle, didascalie delle figure, riferimenti e supplementi online possono essere trattati in modo diverso. Annota anche limiti separati per titolo, abstract, highlight e singole sezioni.

Le linee guida ICMJE per la preparazione del manoscritto offrono un utile esempio da rivista medica: il conteggio del testo esclude abstract, ringraziamenti, tabelle, didascalie delle figure e riferimenti, e gli autori devono indicare anche un conteggio separato per l'abstract. Non è una regola universale. Riportare quella definizione in una rivista umanistica, ingegneristica o anche in un'altra rivista medica può produrre il numero sbagliato. Vale la definizione della rivista di destinazione.

Dopo ogni passata, riconta con lo stesso metodo annotato. Non eliminare un elemento della checklist di reporting solo perché il contatore del testo principale è alto, e non spostare testo sostanziale in una didascalia o in un supplemento, a meno che la rivista lo consenta e i lettori possano comunque interpretare il lavoro. Se l'articolo resta oltre il limite, tieni un registro dei tagli: passaggio rimosso, motivo, citazione o rimando interessato e dove è stato spostato il materiale essenziale.

Durante il lavoro sulla lingua, congela i contenuti ad alto rischio: dati esatti, unità, equazioni, codice, strategie di ricerca, criteri di eleggibilità e dichiarazioni legali o etiche richieste. La checklist per la revisione di Metodi e Risultati spiega come separare l'espressione dagli invarianti scientifici. Un punteggio del detector più basso o una frase più pulita non dimostrano mai che una revisione fattuale sia corretta.

Il lavoro sulle citazioni ha due livelli. Prima verifica le evidenze: ogni citazione nel testo sostiene ancora l'affermazione che accompagna, le citazioni letterali e i riferimenti di pagina sono corretti, nessuna fonte si è staccata quando le frasi sono state spostate, e ogni elemento citato ha una voce nella lista dei riferimenti e viceversa. Solo dopo normalizza punteggiatura, ordine, nomi, titoli, date, identificativi e abbreviazioni delle riviste secondo lo stile verificato della rivista. Secondo le linee guida ICMJE gli autori restano responsabili dell'esattezza dei riferimenti; un reference manager o un convertitore non può assumersi questa responsabilità.

Usa lo stile indicato dalla rivista e i suoi esempi, non un'etichetta generica come «Harvard». Se la variante richiesta non è chiara, la guida alle varianti Harvard mostra come individuare la specifica locale autorevole. Converti un piccolo campione che contenga i tuoi tipi di fonte più difficili, ispezionalo, poi elabora la lista completa. Non riparare mai un problema di citazioni inviando l'argomento circostante a uno strumento di umanizzazione IA.

I campi di Word sono oggetti vivi del documento, non testo qualunque. Copiare e incollare, scollegare o accettare modifiche può lasciare un numero visivamente plausibile ma obsoleto. Segui la guida ai campi di Word e ai documenti lunghi, aggiorna su una copia di lavoro, riapri il file e cerca il testo di errore dei campi. Poi confronta abstract, testo principale, tabelle, figure, didascalie e supplementi verificando che coincidano per dimensione del campione, etichetta, unità e risultato.

Copia questa lista nel registro di progetto e aggiungi a ogni riga un responsabile, una data di completamento e un link come prova. Un segno di spunta deve significare che qualcuno ha aperto la fonte o il file pertinente e lo ha verificato; non deve significare «probabilmente già gestito».

1. Salva le istruzioni che fanno fede. Archivia la guida per gli autori della rivista di destinazione, la pagina del tipo di articolo, le policy sull'IA dell'editore e della rivista, i testi del portale e le date di consultazione.
2. Conferma le condizioni di invio. Annota il tipo di manoscritto, ogni file e modello richiesto, la checklist di reporting, la regola di anonimato, la scadenza, l'orario e il fuso orario.
3. Classifica ogni uso dell'IA. Collega ogni finalità alla regola della rivista e alla dichiarazione richiesta in manoscritto, lettera di accompagnamento e portale; riconcilia tutte le versioni della dichiarazione.
4. Definisci l'esatto perimetro del conteggio delle parole. Scrivi cosa è incluso e cosa è escluso, più i limiti separati di titolo, abstract, highlight e sezioni; salva i valori contati.
5. Completa prima le modifiche sostanziali e l'umanizzazione. Verifica ogni affermazione, numero, qualificatore e citazione modificati rispetto alla fonte di riferimento degli autori.
6. Condensa per secondo. Elimina ripetizioni e inquadramenti di scarso valore, conservando gli elementi di reporting richiesti, le evidenze, l'incertezza e i limiti; riconta con lo stesso perimetro.
7. Normalizza le citazioni per ultimo. Riconcilia le affermazioni con le fonti, esegui il controllo diretto e inverso dei riferimenti, poi applica lo stile esatto della rivista e ispeziona i tipi di fonte difficili.
8. Aggiorna ogni oggetto del documento. Rinfresca campi, indice, riferimenti incrociati e numerazione; riconcilia tabelle, figure, didascalie, note, equazioni e supplementi con il testo e con l'insieme caricato.
9. Produci e ispeziona una copia pulita. Risolvi le modifiche tracciate e i commenti, ispeziona il markup visibile, le intestazioni e i piè di pagina, poi esegui l'ispezione dei metadati su un duplicato invece che sull'unico file sorgente.
10. Archivia il registro di lavoro. Conserva il documento sorgente, la copia pulita datata per l'invio, le istantanee di requisiti e policy, il registro degli usi dell'IA, il registro dei tagli e la checklist compilata, con versioni non ambigue.
11. Carica il pacchetto completo. Associa ogni file richiesto al manifesto, usa nomi di file comprensibili, verifica il tipo di articolo selezionato e sostituisci le versioni obsolete invece di fidarti dell'ordine di caricamento.
12. Apri il PDF generato dal portale prima di confermare. Leggilo pagina per pagina cercando problemi di conversione, ordine, identità, font, simboli, tabelle, figure, link e supplementi; correggi la sorgente o il caricamento e rigenera finché non corrisponde all'invio previsto.

Usa un manifesto invece della memoria: nome file, finalità, versione sorgente, stato pulito/anonimizzato, formato richiesto, slot nel portale, checksum o marca temporale del caricamento e iniziali di chi revisiona. Includi pagina del titolo, manoscritto principale, figure, tabelle, supplementi, lettera di accompagnamento, dichiarazioni, checklist di reporting e ogni documento di risposta richiesto da questo round di invio. Contrassegna gli elementi davvero non applicabili come `N/A`, indicando il motivo, così che una cella vuota non venga scambiata per un lavoro già fatto.

Questa checklist riduce gli errori di invio evitabili; non certifica la conformità alla rivista, la validità della ricerca, l'accettazione né alcun risultato del detector.

Conserva la sorgente modificabile con la sua cronologia, poi crea una copia di invio datata. Nella sorgente, risolvi deliberatamente ogni modifica tracciata e ogni commento: accetta o rifiuta le modifiche una per una dove il significato conta, rispondi ai commenti irrisolti e usa la vista All Markup di Word per ispezionare cancellazioni, cambi di formattazione e thread di commenti. Disattivare Track Changes o passare a No Markup cambia solo la visualizzazione; non rimuove le revisioni.

Sul duplicato, usa `File > Info > Check for Issues > Inspect Document` di Word. La guida al Document Inspector di Microsoft avverte che le informazioni rimosse potrebbero non essere recuperabili e consiglia di lavorare su una copia. L'inspector può identificare commenti e revisioni, proprietà del documento e informazioni personali, intestazioni, piè di pagina e filigrane, testo nascosto, XML personalizzato e contenuto invisibile. Esamina ogni risultato prima di rimuoverlo.

Il Document Inspector non è un metodo di anonimizzazione completo. Non può giudicare se un ringraziamento nomina il laboratorio, se un'auto-citazione rivela gli autori, se un nome file contiene un'identità o se uno screenshot espone un percorso. Non sostituisce nemmeno la revisione visibile in All Markup. Applica solo la regola di revisione cieca della rivista di destinazione: rimuovere ogni indizio contestuale può di per sé danneggiare una sezione Metodi o una dichiarazione richiesta.

• Riapri il DOCX pulito dopo l'ispezione e verifica che non sia corrotto, che non sia protetto in modo inatteso e che non manchino link o campi.
• Quando si applica la revisione cieca, cerca nomi di autori, istituzioni, iniziali, indirizzi e-mail, identificativi dei grant, pallini delle modifiche tracciate e messaggi di campo `Error!`.
• Confronta numero di pagine, ordine delle sezioni, tabelle, figure, equazioni e la fine della lista dei riferimenti con la sorgente rivista.
• Assegna a sorgente e copia pulita nomi file distinti e datati; non sovrascrivere mai l'unica versione che conserva le prove delle revisioni.

Dopo il caricamento, smetti di controllare il DOCX locale. Conferma che il portale mostri il tipo di articolo, il titolo, l'ordine degli autori, le affiliazioni, l'autore corrispondente, l'abstract, le parole chiave, i finanziamenti, i conflitti, la dichiarazione sui dati, la dichiarazione IA e le designazioni dei file previste. Confronta i metadati inseriti a mano con il manoscritto: un documento corretto non ripara un campo sbagliato del portale.

Molti sistemi compongono un PDF di revisione o una bozza a partire dai file caricati. Aprire quel PDF generato prima della conferma finale è una raccomandazione del flusso di lavoro di HumanPen, non una regola ICMJE. Leggi dal primo elemento della pagina del titolo fino all'ultimo richiamo a un supplemento. Controlla ordine dei file, pagine mancanti, versione anonima o con nomi, font sostituiti, simboli matematici, apici, collegamenti ipertestuali, interruzioni di riga, tabelle tagliate, risoluzione delle figure, posizione delle didascalie e caratteri dei riferimenti.

Conferma solo dopo che un autore nominato ha rivisto il documento generato e il riepilogo del portale. Salva il PDF finale o l'anteprima di conferma quando il sistema lo consente, insieme all'identificativo dell'invio, alla marca temporale e alla ricevuta. Se un coautore fa una modifica tardiva, non rattoppare solo la copia nel portale: torna alla sorgente con versionamento, riesegui i controlli interessati, sostituisci i file e ispeziona di nuovo il PDF rigenerato.

Il pulsante qui sotto apre il flusso di invio alle riviste di HumanPen per rivedere la prosa del DOCX. Non invia nulla alla rivista e non garantisce la conformità alle policy, l'accettazione o un risultato del detector. Conserva la sorgente, confronta il documento restituito, verifica citazioni e invarianti, poi riprendi questa checklist dal passaggio appropriato.

Finale significa riproducibile: un altro coautore può identificare le regole applicabili, il file pulito esatto, ogni componente caricato e il PDF effettivamente approvato.