Zotero, EndNote y Mendeley: qué elimina realmente «Remove the Field Codes»

Porque una lista de referencias está generada por una máquina, tiene un formato idéntico en todas las entradas y es estructuralmente repetitiva, lo que lleva a pensar que está subiendo el porcentaje de IA. No lo está, en ninguno de los dos lados del cálculo. El paso arriesgado es convertir las citas activas en texto plano. Antes de hacerlo, identifica el objeto de Word que usa tu complemento: Zotero documenta fields (campos) o bookmarks (marcadores), el complemento antiguo de Mendeley los llama Mendeley Fields y Mendeley Cite los llama content controls (controles de contenido). Esos objetos no comparten una única vía de eliminación.

El informe de escritura con IA de Turnitin analiza lo que la empresa llama texto calificable, definido como prosa escrita en oraciones gramaticales estándar, con las listas y otras estructuras que no son oraciones fuera de ese conjunto. Una nota de versión fechada el 9 de agosto de 2023 dice por separado que las bibliografías se excluyen cuando se procesa el informe. Por tanto, una lista de referencias no está en el numerador ni en el denominador. Rellenarla no diluye nada; borrarla no elimina nada.

Si una bibliografía aparece coloreada en un informe, comprueba primero si estás viendo el Similarity Report y no el informe de escritura con IA. Que las entradas de referencia coincidan es justo lo que un estilo de citación compartido está diseñado para producir. Tres artículos cubren esas ramas: qué cubren realmente las exclusiones, qué informe tienes delante y el caso del informe obsoleto.

El resto del artículo va sobre el software, porque es ahí donde un flujo de citación reversible puede convertirse en un archivo de texto plano.

Esto no es una hipótesis ni algo que solo pidan algunas revistas. El Journal Article Publishing Support Center de Elsevier tiene una página permanente sobre el tema, actualizada por última vez el 15 de diciembre de 2022:

«Reference manager software programs such as Mendeley, EndNote, or Zotero can be used to help manage references in scientific articles. While these programs are useful because citations from most databases can be exported to a Library, it can interfere with the production process. It is recommended that authors remove field codes before submission.» (Los programas de gestión de referencias como Mendeley, EndNote o Zotero pueden ayudar a gestionar las referencias en artículos científicos; aunque son útiles porque las citas de la mayoría de las bases de datos se pueden exportar a una Library, pueden interferir en el proceso de producción, y se recomienda que los autores eliminen los códigos de campo antes de enviar.)

La misma página incluye la advertencia que importa más que la instrucción:

«Once you remove all hidden codes, you can no longer reformat or unformat the citations (or access the Library) so always make a copy of your document before removing any codes.» (Una vez eliminados todos los códigos ocultos, ya no puedes volver a dar formato a las citas ni quitárselo, ni acceder a la Library, así que haz siempre una copia de tu documento antes de eliminar ningún código.)

Si tu supervisor, una editorial u otro flujo de trabajo pide un archivo aplanado, trátalo como una petición de una copia de entrega independiente y no como un cambio sobre el máster de trabajo.

Estos son los tres gestores que nombra Elsevier, con Mendeley contado dos veces porque distribuye dos complementos distintos. Lee juntas las dos últimas filas. La página antigua nombra Mendeley Fields y dice que Export convierte todo el documento a texto plano. La página nueva llama a las citas y bibliografías content controls y prescribe Remove Content Control. El tipo de objeto determina qué instrucción del fabricante se aplica.

La postura de Clarivate sobre la vuelta atrás merece citarse aparte, porque «irreversible» (que no se puede revertir) se lee como cautela de marketing y no lo es:

«Field code removal is a one-way process. Once you've removed EndNote™ field codes, you will need to reinsert the citations or revert to a backup of the document that still has the field codes in it.» (La eliminación de códigos de campo es un proceso de un solo sentido. Una vez eliminados los códigos de campo de EndNote™, tendrás que volver a insertar las citas o recurrir a una copia de seguridad del documento que aún los contenga.)

La ruta manual de Elsevier, en la misma página citada arriba: seleccionar todo con Ctrl+A y después pulsar Ctrl+Shift+F9 «to unlink all fields and remove hidden links» (para desvincular todos los campos y eliminar los vínculos ocultos). Clarivate publica su propia ruta manual, que es Ctrl+A, después Ctrl+6 y después copiar y pegar en un documento nuevo.

Busca ahora esa pulsación en la documentación de Microsoft y no en una guía de biblioteca. En la página de atajos de teclado de Microsoft para Word, la entrada dice:

«Unlink a field. Ctrl+Shift+F9»

y más abajo en la misma página, «Ctrl+Shift+F9: unlinks the current field.» (Ctrl+Shift+F9 desvincula el campo actual.)

Un campo. No una cita. La referencia de códigos de campo de Microsoft lista por separado TOC, SEQ y REF como campos. Eso significa que la documentación no da a Ctrl+A seguido de Ctrl+Shift+F9 un límite que afecte solo a las citas. Si esos objetos están presentes en tu selección, la instrucción publicada no te da ningún motivo para suponer que quedan fuera del alcance del comando. La mecánica está en qué es realmente un campo y qué le cuesta a un documento largo el viaje de ida y vuelta a texto plano.

La página de Mendeley Cite usa otro lenguaje de objetos: llama a una cita o bibliografía control de contenido y te indica que hagas clic con el botón derecho en ese objeto y elijas Remove Content Control. La página de atajos de campos de Microsoft no establece qué hace Ctrl+Shift+F9 con ese complemento, así que usa la ruta documentada de Mendeley en lugar de tratar un atajo de campo como intercambiable.

Zotero añade una segunda alternativa. Sus Document Preferences permiten elegir «Whether to store citations as Fields or Bookmarks» (si las citas se guardan como Fields o como Bookmarks), con el consejo de que, salvo que necesites colaborar con usuarios de LibreOffice, «you should always choose Fields» (siempre deberías elegir Fields). Un atajo de vista de campos puede inventariar campos, pero su documentación no identifica por ti los marcadores ni los controles de contenido.

Hay una forma gratuita, instantánea y reversible de ver qué hay realmente en el archivo. De la misma página de Microsoft:

«Switch between all field codes and their results. Alt+F9» (Alternar entre todos los códigos de campo y sus resultados. Alt+F9)

Al pulsarlo, Word alterna entre los códigos de campo y sus resultados mostrados. Un índice puede revelar una instrucción TOC, una numeración una instrucción SEQ y una referencia cruzada una instrucción REF. Si tus citas también aparecen como códigos de campo, sabes que hay campos implicados. Si no, Alt+F9 por sí solo no te dice si son marcadores, controles de contenido u otro objeto; comprueba el complemento y su comando documentado. Vuelve a pulsar Alt+F9 para restaurar la visualización de campos.

Ese inventario de campos es una comprobación previa útil antes de un comando irreversible, pero es solo una parte de la identificación de los objetos del documento.

El instinto, cuando una bibliografía se ilumina en un informe de similitud, es reformular las entradas hasta que dejen de coincidir. Dejemos aparte la cuestión de si eso es buena idea en principio. Mira solo qué hace el software con la edición.

La página de Zotero es tajante sobre un documento activo:

«Manual edits made to the bibliography in Word will be overwritten the next time Zotero refreshes the document.» (Las ediciones manuales hechas a la bibliografía en Word se sobrescribirán la próxima vez que Zotero actualice el documento.)

Y sobre las citas en el texto, en la misma página: «Manual modifications will prevent Zotero from automatically updating the citation.» (Las modificaciones manuales impedirán que Zotero actualice automáticamente la cita.)

Así que en un documento que todavía tiene campos activos solo hay dos resultados, y ninguno es el deseado. O la próxima actualización revierte tu edición en silencio, o la edición se mantiene y esa cita queda desconectada de la biblioteca, lo que significa que el próximo cambio de estilo actualizará todas las entradas menos esa. Te enteras en el peor momento posible, que es cuando la revista pide otro estilo.

En un documento aplanado la edición persiste, y ahora la entrada ya no coincide porque ya no sigue la guía de estilo, lo cual es un problema de quien corrige y no de un detector. Que una entrada de referencia coincida es justo lo que un estilo de citación compartido existe para producir. Y se ha registrado que una herramienta de reescritura que llega hasta la lista de referencias hace algo peor que eso: hay un caso grabado, con la entrada construida primero ante la cámara, en qué ocurre con las citas, las tablas y las ecuaciones.

El riesgo es menor si el paso irreversible ocurre al final y solo sobre una copia.

1. Crea y conserva un máster de trabajo. Pon un nombre distinto a la copia de entrega antes de eliminar nada. EndNote dice explícitamente que su comando crea una copia nueva; las demás páginas de producto consultadas aquí no hacen esa misma promesa, así que crea la tuya primero.
2. Termina primero el trabajo de citación. Cambios de estilo, fuentes añadidas, números de página, prefijos y sufijos. Después del aplanado, el gestor no puede hacer nada de eso.
3. Actualiza una vez antes de aplanar, para que lo que se congele sea la salida actual del gestor y no algo obsoleto.
4. Identifica el objeto y sigue su vía específica. Zotero documenta Unlink Citations para sus citas; EndNote documenta Convert to Plain Text o Remove Field Codes; Mendeley Cite documenta Remove Content Control. Del complemento antiguo de Mendeley se dice que Export convierte todo el documento a texto plano, así que no supongas que conserva otros objetos activos sin relación.
5. Usa Alt+F9 para inventariar los campos antes y después. Puede revelar campos TOC, SEQ, REF y de citas, pero no marcadores ni controles de contenido. Abre la copia de entrega y revisa su índice, numeración, referencias cruzadas y citas en lugar de deducir el éxito de un aspecto sin cambios.
6. Mantén la copia aplanada fuera del flujo de citación editable. La respuesta de Clarivate a la pregunta de si se pueden recuperar los códigos es volver a insertar las citas o volver a una copia de seguridad.

La razón por la que todo esto aparece en una conversación sobre marcadores de IA es que la gente ejecuta un paso de aplanado porque otra cosa del flujo exige texto plano. Ese es el orden equivocado. Si una herramienta solo acepta texto pegado, el aplanado no es un paso de su proceso, es un coste que pagaste antes de empezar.

la herramienta HumanPen es nuestra, así que toma esto como una descripción y no como una recomendación. Su motor de humanización admite actualmente solo documentos en inglés. Toma el documento y no el texto pegado, y el alcance lo fijas tú: marca los pasajes tú mismo o importa un informe de escritura con IA de Turnitin o iThenticate para que el texto marcado defina el límite. La unidad es el párrafo y no la oración, así que una selección que termina a mitad de párrafo arrastra el resto de ese párrafo, y apruebas el límite resultante antes de que empiece el trabajo. Nada fuera de los párrafos confirmados se toca. La página del producto dice que «aims to preserve meaning, structure, terminology, citations, layout, and styles while rewriting only the necessary language» (pretende conservar el significado, la estructura, la terminología, las citas, la maquetación y los estilos mientras reescribe solo el lenguaje necesario), seguido de la instrucción de revisar los documentos complejos después de la descarga. Los pasajes que cumplen los requisitos pueden volver a procesarse sin coste.

Eso no elimina la comprobación. Abre el archivo devuelto, pulsa Alt+F9 y confirma que tus campos siguen siendo campos.

¿Sube mi puntuación de IA en Turnitin una bibliografía generada con Zotero? No. El informe de escritura con IA analiza prosa escrita en oraciones gramaticales estándar, y una nota de versión fechada el 9 de agosto de 2023 dice que las bibliografías se excluyen cuando se procesa el informe, con la salvedad de que hace falta un reenvío para que eso se aplique a un informe antiguo.

¿Es reversible la eliminación de códigos de campo? La página de Zotero califica su eliminación de irreversible. Clarivate califica la eliminación de códigos de campo de EndNote como un proceso de un solo sentido y dice que tendrás que volver a insertar las citas o volver a una copia de seguridad. La página de EndNote dice explícitamente que su comando crea una copia nueva. Las páginas de Zotero y Mendeley consultadas aquí no hacen esa misma promesa de crear copia, así que créala tú.

¿Romperá Ctrl+Shift+F9 mi índice? Microsoft documenta ese atajo como «Unlink a field», mientras su referencia de códigos de campo lista TOC como campo; la instrucción de Elsevier aplica el atajo después de seleccionar todo el documento. No hemos ejecutado una matriz de pruebas por versión de Word, así que inspecciona tus campos y trabaja solo sobre una copia en lugar de suponer un resultado limitado a las citas.

¿Por qué Mendeley me dice que haga clic con el botón derecho en lugar de pulsar un atajo? Mendeley Cite guarda las citas como controles de contenido y no como campos, así que su paso de eliminación apunta a los controles de contenido. El Citation Plugin antiguo usaba campos y tenía en su lugar un comando Export.

Edité una entrada directamente en Word y volvió a cambiar. Ese es un comportamiento documentado, no un error. La página de Zotero dice que las ediciones manuales de la bibliografía en Word se sobrescriben la próxima vez que actualice el documento. Corrige el elemento en la biblioteca, o el estilo, y actualiza.

¿Debo aplanar el documento antes de enviárselo a mi supervisor? Solo si lo exige quien lo recibe o el flujo de envío. Envía una copia de entrega aplanada y conserva el máster con citas activas, para que la siguiente ronda de trabajo de citación siga siendo posible.