Zotero, EndNote und Mendeley: Was „Remove the Field Codes" tatsächlich entfernt

Weil ein Literaturverzeichnis maschinell erzeugt, einheitlich formatiert und strukturell repetitiv ist, was viele zu der Annahme verleitet, es ziehe ihren KI-Prozentsatz nach oben. Das tut es nicht, auf keiner der beiden Seiten der Berechnung. Der riskante Schritt ist die Umwandlung lebender Zitate in reinen Text. Bevor Sie das tun, bestimmen Sie das Word-Objekt, das Ihr Add-in verwendet: Zotero dokumentiert fields (Felder) oder bookmarks (Textmarken), das ältere Mendeley-Plugin nennt sie Mendeley Fields, und Mendeley Cite nennt sie content controls (Inhaltssteuerelemente). Diese Objekte teilen sich keinen gemeinsamen Entfernungsweg.

Der KI-Schreibbericht von Turnitin analysiert, was das Unternehmen qualifizierenden Text nennt: Prosa in standardsprachlichen, grammatikalisch vollständigen Sätzen; Listen und andere nichtsatzförmige Strukturen fallen heraus. Ein Release-Hinweis vom 9. August 2023 sagt gesondert, dass Literaturverzeichnisse bei der Verarbeitung des Berichts ausgeschlossen werden. Ein Literaturverzeichnis steht also weder im Zähler noch im Nenner. Es aufzublähen verdünnt nichts; es zu löschen entfernt nichts.

Wenn ein Literaturverzeichnis in einem Bericht farbig markiert ist, prüfen Sie zuerst, ob Sie den Similarity Report vor sich haben und nicht den KI-Schreibbericht. Dass Referenzeinträge übereinstimmen, ist genau das, was ein gemeinsamer Zitierstil erzeugen soll. Drei Artikel behandeln diese Fälle: was die Ausnahmen tatsächlich abdecken, welchen Bericht Sie in der Hand halten und der Fall eines veralteten Berichts.

Der Rest dieses Artikels handelt von der Software, denn dort kann ein umkehrbarer Zitier-Workflow zu einer reinen Textdatei werden.

Das ist keine Hypothese und keine Anforderung einzelner Zeitschriften. Das Journal Article Publishing Support Center von Elsevier hat eine dauerhafte Seite dazu, zuletzt aktualisiert am 15. Dezember 2022:

„Reference manager software programs such as Mendeley, EndNote, or Zotero can be used to help manage references in scientific articles. While these programs are useful because citations from most databases can be exported to a Library, it can interfere with the production process. It is recommended that authors remove field codes before submission." (Programme zur Verwaltung von Literaturangaben wie Mendeley, EndNote oder Zotero können helfen, Verweise in wissenschaftlichen Artikeln zu verwalten; so nützlich sie sind, weil sich Zitate aus den meisten Datenbanken in eine Library exportieren lassen, so sehr können sie den Produktionsprozess stören, und Autorinnen und Autoren wird empfohlen, Feldcodes vor der Einreichung zu entfernen.)

Dieselbe Seite enthält die Warnung, die wichtiger ist als die Anweisung:

„Once you remove all hidden codes, you can no longer reformat or unformat the citations (or access the Library) so always make a copy of your document before removing any codes." (Sobald Sie alle versteckten Codes entfernt haben, können Sie die Zitate nicht mehr formatieren oder zurückformatieren und auch nicht mehr auf die Library zugreifen; fertigen Sie daher immer eine Kopie Ihres Dokuments an, bevor Sie irgendwelche Codes entfernen.)

Wenn eine Betreuungsperson, eine Redaktion oder ein anderer Workflow eine eingeebnete Datei verlangt, behandeln Sie das als Bitte um eine eigene Abgabekopie und nicht als Änderung der Arbeitsmasterdatei.

Das sind die drei von Elsevier genannten Programme, wobei Mendeley doppelt zählt, weil es zwei verschiedene Add-ins ausliefert. Lesen Sie die letzten beiden Zeilen zusammen. Die ältere Seite nennt Mendeley Fields und sagt, Export wandle das gesamte Dokument in reinen Text um. Die neuere Seite nennt Zitate und Literaturverzeichnisse content controls und schreibt Remove Content Control vor. Der Objekttyp entscheidet, welche Herstelleranweisung gilt.

Die Position von Clarivate zum Zurückgehen verdient ein eigenes Zitat, weil „irreversible" (nicht umkehrbar, irreversibel) als Marketing-Vorsicht gelesen wird und das ist es nicht:

„Field code removal is a one-way process. Once you've removed EndNote™ field codes, you will need to reinsert the citations or revert to a backup of the document that still has the field codes in it." (Das Entfernen von Feldcodes ist ein Einwegprozess. Nach dem Entfernen der EndNote™-Feldcodes müssen Sie die Zitate erneut einfügen oder auf eine Sicherung des Dokuments zurückgreifen, die die Feldcodes noch enthält.)

Der manuelle Weg von Elsevier auf derselben oben zitierten Seite: mit Ctrl+A alles auswählen, dann Ctrl+Shift+F9 drücken, „to unlink all fields and remove hidden links" (um alle Felder zu entkoppeln und versteckte Verknüpfungen zu entfernen). Clarivate veröffentlicht einen eigenen manuellen Weg: Ctrl+A, dann Ctrl+6, dann kopieren und in ein neues Dokument einfügen.

Schlagen Sie diesen Tastendruck nun in der Dokumentation von Microsoft nach, nicht in einem Bibliotheksleitfaden. Auf der Microsoft-Seite zu Tastenkürzeln für Word lautet der Eintrag:

„Unlink a field. Ctrl+Shift+F9"

und weiter unten auf derselben Seite: „Ctrl+Shift+F9: unlinks the current field." (Ctrl+Shift+F9 entkoppelt das aktuelle Feld.)

Ein Feld. Kein Zitat. Die Feldcode-Referenz von Microsoft führt TOC, SEQ und REF gesondert als Felder auf. Das heißt: Die Dokumentation gibt Ctrl+A gefolgt von Ctrl+Shift+F9 keine Grenze, die nur Zitate beträfe. Wenn diese Objekte in Ihrer Auswahl vorhanden sind, gibt die veröffentlichte Anweisung keinen Grund zu der Annahme, sie lägen außerhalb des Wirkungsbereichs des Befehls. Die Mechanik dazu steht in Was ein Feld eigentlich ist und was ein Plain-Text-Durchlauf ein langes Dokument kostet.

Die Seite von Mendeley Cite verwendet eine andere Objektsprache: Sie nennt ein Zitat oder Literaturverzeichnis ein Inhaltssteuerelement und weist an, mit der rechten Maustaste darauf zu klicken und Remove Content Control zu wählen. Die Feldkürzel-Seite von Microsoft legt nicht fest, was Ctrl+Shift+F9 mit diesem Add-in tut; nutzen Sie daher den dokumentierten Weg von Mendeley, statt ein Feldkürzel als austauschbar zu behandeln.

Zotero bietet eine zweite Möglichkeit. In den Document Preferences können Sie wählen, „Whether to store citations as Fields or Bookmarks" (ob Zitate als Fields oder als Bookmarks gespeichert werden), mit dem Hinweis, dass Sie „you should always choose Fields" (immer Fields wählen sollten), sofern Sie nicht mit LibreOffice-Nutzern zusammenarbeiten müssen. Ein Kürzel für die Feldansicht kann Felder inventarisieren, aber seine Dokumentation identifiziert Bookmarks oder Inhaltssteuerelemente nicht für Sie.

Es gibt einen kostenlosen, sofortigen und umkehrbaren Weg zu sehen, was tatsächlich in der Datei steckt. Von derselben Microsoft-Seite:

„Switch between all field codes and their results. Alt+F9" (Zwischen allen Feldcodes und ihren Ergebnissen umschalten. Alt+F9)

Drücken Sie es, und Word wechselt zwischen Feldcodes und ihren angezeigten Ergebnissen. Ein Inhaltsverzeichnis kann eine TOC-Anweisung zeigen, eine Nummerierung eine SEQ-Anweisung und ein Querverweis eine REF-Anweisung. Wenn Ihre Zitate ebenfalls als Feldcodes erscheinen, wissen Sie, dass Felder im Spiel sind. Wenn nicht, sagt Alt+F9 allein Ihnen nicht, ob es Bookmarks, Inhaltssteuerelemente oder ein anderes Objekt sind; prüfen Sie das Add-in und seinen dokumentierten Befehl. Drücken Sie Alt+F9 erneut, um die Feldanzeige zurückzuschalten.

Diese Feldbestandsaufnahme ist eine nützliche Vorabprüfung vor einem nicht umkehrbaren Befehl, aber nur ein Teil der Bestimmung der Objekte im Dokument.

Wenn ein Literaturverzeichnis in einem Ähnlichkeitsbericht aufleuchtet, ist der erste Impuls, die Einträge so lange umzuformulieren, bis sie nicht mehr übereinstimmen. Lassen wir die Frage beiseite, ob das grundsätzlich eine gute Idee ist. Sehen Sie nur, was die Software mit der Bearbeitung macht.

Die Seite von Zotero ist zu einem lebenden Dokument deutlich:

„Manual edits made to the bibliography in Word will be overwritten the next time Zotero refreshes the document." (Manuelle Bearbeitungen am Literaturverzeichnis in Word werden überschrieben, wenn Zotero das Dokument das nächste Mal aktualisiert.)

Und zu Zitaten im Text auf derselben Seite: „Manual modifications will prevent Zotero from automatically updating the citation." (Manuelle Änderungen verhindern, dass Zotero das Zitat automatisch aktualisiert.)

In einem Dokument mit noch lebenden Feldern gibt es also nur zwei Ausgänge, und keine davon ist die beabsichtigte. Entweder macht die nächste Aktualisierung Ihre Bearbeitung stillschweigend rückgängig, oder die Bearbeitung bleibt, und dieses Zitat ist nun von der Library getrennt, was bedeutet, dass die nächste Stiländerung jeden Eintrag aktualisiert außer diesem. Sie merken es im denkbar ungünstigsten Moment, nämlich wenn die Zeitschrift einen anderen Stil verlangt.

In einem eingeebneten Dokument bleibt die Bearbeitung, und der Eintrag stimmt nun nicht mehr überein, weil er dem Stilhandbuch nicht mehr folgt, was ein Problem für die Bewertung ist und nicht für einen Detektor. Dass ein Referenzeintrag übereinstimmt, ist der Zweck eines gemeinsamen Zitierstils. Und von einem Umschreibwerkzeug, das bis ins Literaturverzeichnis greift, ist Schlimmeres dokumentiert: Ein gefilmter Fall, bei dem die Eingabe zuvor vor der Kamera aufgebaut wurde, steht in was mit Zitaten, Tabellen und Gleichungen geschieht.

Das Risiko ist geringer, wenn der nicht umkehrbare Schritt zuletzt und nur an einer Kopie erfolgt.

1. Arbeitsmaster anlegen und behalten. Benennen Sie die Abgabekopie gesondert, bevor Sie irgendetwas entfernen. EndNote sagt ausdrücklich, dass sein Befehl eine neue Kopie erzeugt; die anderen hier geprüften Produktseiten geben dieses Versprechen nicht, legen Sie also zuerst selbst eine an.
2. Die Zitatarbeit zuerst abschließen. Stiländerungen, hinzugefügte Quellen, Seitenzahlen, Präfixe und Suffixe. Nach dem Einebnen kann das Programm nichts davon mehr erledigen.
3. Vor dem Einebnen einmal aktualisieren, damit das Eingefrorene die aktuelle Ausgabe des Programms ist und nicht etwas Veraltetes.
4. Objekt bestimmen und seinem spezifischen Weg folgen. Zotero dokumentiert für seine Zitate Unlink Citations; EndNote dokumentiert Convert to Plain Text oder Remove Field Codes; Mendeley Cite dokumentiert Remove Content Control. Zum älteren Mendeley-Plugin heißt es, Export wandle das gesamte Dokument in reinen Text um, nehmen Sie also nicht an, es erhalte unabhängige lebende Objekte.
5. Alt+F9 zur Feldbestandsaufnahme vorher und nachher nutzen. Es kann TOC-, SEQ-, REF- und Zitatfelder zeigen, aber keine Bookmarks oder Inhaltssteuerelemente. Öffnen Sie die Abgabekopie und prüfen Sie Inhaltsverzeichnis, Nummerierung, Querverweise und Zitate, statt aus einem unveränderten Erscheinungsbild auf Erfolg zu schließen.
6. Die eingeebnete Kopie aus dem bearbeitbaren Zitier-Workflow heraushalten. Clarivates Antwort auf die Frage, ob sich die Codes zurückholen lassen, lautet: Zitate erneut einfügen oder zu einer Sicherung zurückkehren.

Der Grund, warum all das in einem Gespräch über KI-Flags auftaucht: Menschen führen den Einebnungsschritt deshalb aus, weil etwas anderes im Workflow reinen Text verlangt. Das ist die falsche Reihenfolge. Wenn ein Werkzeug nur eingefügten Text annimmt, ist das Einebnen kein Schritt in seinem Prozess, sondern ein Preis, den Sie bezahlt haben, bevor Sie überhaupt angefangen haben.

das Tool HumanPen ist unser eigenes, verstehen Sie das also als Beschreibung und nicht als Empfehlung. Seine Humanize-Engine unterstützt derzeit nur englische Dokumente. Sie nimmt das Dokument entgegen und nicht eingefügten Text, und den Umfang legen Sie selbst fest: Markieren Sie die Abschnitte selbst, oder importieren Sie einen KI-Schreibbericht von Turnitin oder iThenticate, damit der markierte Text die Grenze definiert. Die Einheit ist ein Absatz und kein Satz; endet eine Auswahl mitten im Absatz, zieht sie den Rest dieses Absatzes mit, und Sie bestätigen die entstehende Grenze, bevor der Auftrag beginnt. Außerhalb der bestätigten Absätze wird nichts angefasst. Die Produktseite sagt, das Tool „aims to preserve meaning, structure, terminology, citations, layout, and styles while rewriting only the necessary language" (strebt an, Bedeutung, Struktur, Terminologie, Zitate, Layout und Stile zu bewahren und nur die nötige Sprache umzuschreiben), gefolgt von der Anweisung, komplexe Dokumente nach dem Download zu prüfen. Passagen, die die Voraussetzungen erfüllen, können kostenlos erneut durchlaufen werden.

Das ersetzt die Prüfung nicht. Öffnen Sie die zurückgegebene Datei, drücken Sie Alt+F9, und bestätigen Sie, dass Ihre Felder noch Felder sind.

Erhöht mein mit Zotero erzeugtes Literaturverzeichnis meinen Turnitin-KI-Wert? Nein. Der KI-Schreibbericht analysiert Prosa in standardsprachlichen, grammatikalisch vollständigen Sätzen, und ein Release-Hinweis vom 9. August 2023 sagt, dass Literaturverzeichnisse bei der Verarbeitung des Berichts ausgeschlossen werden; bei einem älteren Bericht ist dafür eine erneute Einreichung nötig.

Ist das Entfernen von Feldcodes umkehrbar? Die Seite von Zotero nennt ihre Entfernung nicht umkehrbar. Clarivate nennt die Entfernung von EndNote-Feldcodes einen Einwegprozess und sagt, Sie müssten die Zitate erneut einfügen oder auf eine Sicherung zurückgehen. Die Seite von EndNote sagt ausdrücklich, dass ihr Befehl eine neue Kopie erzeugt. Die hier geprüften Seiten von Zotero und Mendeley geben dieses Versprechen nicht, erstellen Sie also selbst eine.

Beschädigt Ctrl+Shift+F9 mein Inhaltsverzeichnis? Microsoft dokumentiert dieses Kürzel als „Unlink a field", während seine Feldcode-Referenz TOC als Feld aufführt; die Anweisung von Elsevier wendet das Kürzel an, nachdem das gesamte Dokument ausgewählt wurde. Wir haben keine Testmatrix über Word-Versionen gefahren: Prüfen Sie Ihre Felder und arbeiten Sie nur auf einer Kopie, statt ein auf Zitate beschränktes Ergebnis anzunehmen.

Warum sagt Mendeley mir, ich solle mit der rechten Maustaste klicken statt ein Kürzel zu drücken? Mendeley Cite speichert Zitate als Inhaltssteuerelemente und nicht als Felder, darum zielt sein Entfernungsschritt auf Inhaltssteuerelemente. Das ältere Citation Plugin verwendete Felder und hatte stattdessen einen Export-Befehl.

Ich habe einen Eintrag direkt in Word bearbeitet, und er hat sich zurückverwandelt. Das ist dokumentiertes Verhalten, kein Fehler. Die Seite von Zotero sagt, manuelle Bearbeitungen am Literaturverzeichnis in Word würden überschrieben, wenn Zotero das Dokument das nächste Mal aktualisiert. Korrigieren Sie den Eintrag in der Library oder den Stil, und aktualisieren Sie.

Sollte ich das Dokument einebnen, bevor ich es meiner Betreuungsperson schicke? Nur wenn die Empfängerseite oder der Einreichungs-Workflow es verlangt. Senden Sie eine eingeebnete Abgabekopie und behalten Sie den Master mit lebenden Zitaten, damit die nächste Runde Zitatarbeit weiterhin möglich ist.