Zotero, EndNote e Mendeley: o que «Remove the Field Codes» realmente remove

Porque uma lista de referências é gerada por máquina, formatada de forma idêntica e estruturalmente repetitiva, o que leva as pessoas a supor que ela está puxando a percentagem de IA para cima. Não está, em nenhum dos dois lados do cálculo. O passo arriscado é converter citações ativas em texto simples. Antes de fazer isso, identifique o objeto do Word que o seu suplemento usa: o Zotero documenta fields (campos) ou bookmarks (marcadores), o plugin antigo do Mendeley chama-os de Mendeley Fields e o Mendeley Cite chama-os de content controls (controles de conteúdo). Esses objetos não partilham um único caminho de remoção.

O relatório de escrita com IA do Turnitin analisa o que a empresa chama de texto elegível, definido como prosa escrita em frases gramaticais padrão, com listas e outras estruturas não frasais fora dele. Uma nota de versão datada de 9 de agosto de 2023 diz separadamente que as bibliografias são excluídas quando o relatório é processado. Portanto, uma lista de referências não está no numerador nem no denominador. Ampliá-la não dilui nada; apagá-la não remove nada.

Se uma bibliografia aparece colorida num relatório, verifique primeiro se você está olhando o Similarity Report e não o relatório de escrita com IA. O fato de entradas de referência coincidirem é exatamente o que um estilo de citação partilhado existe para produzir. Três artigos cobrem esses ramos: o que as exclusões realmente cobrem, qual relatório você tem nas mãos e o caso do relatório desatualizado.

O resto deste artigo é sobre o software, porque é aí que um fluxo de citação reversível pode se tornar um arquivo de texto simples.

Isto não é uma hipótese nem algo que só algumas revistas querem. O Journal Article Publishing Support Center da Elsevier tem uma página permanente sobre o assunto, atualizada pela última vez em 15 de dezembro de 2022:

«Reference manager software programs such as Mendeley, EndNote, or Zotero can be used to help manage references in scientific articles. While these programs are useful because citations from most databases can be exported to a Library, it can interfere with the production process. It is recommended that authors remove field codes before submission.» (Programas de gestão de referências como Mendeley, EndNote ou Zotero podem ajudar a gerir referências em artigos científicos; embora sejam úteis porque as citações da maioria das bases de dados podem ser exportadas para uma Library, eles podem interferir no processo de produção, e recomenda-se que os autores removam os códigos de campo antes da submissão.)

A mesma página traz o aviso que importa mais do que a instrução:

«Once you remove all hidden codes, you can no longer reformat or unformat the citations (or access the Library) so always make a copy of your document before removing any codes.» (Depois de remover todos os códigos ocultos, você já não pode formatar nem desformatar as citações, nem acessar a Library, por isso faça sempre uma cópia do seu documento antes de remover qualquer código.)

Se um orientador, uma editora ou outro fluxo de trabalho pedir um arquivo achatado, trate isso como um pedido de uma cópia de entrega separada e não como uma alteração do arquivo mestre de trabalho.

Estes são os três gestores que a Elsevier nomeia, com o Mendeley contado duas vezes porque ele distribui dois suplementos diferentes. Leia as duas últimas linhas juntas. A página mais antiga nomeia Mendeley Fields e diz que Export converte o documento inteiro em texto simples. A página mais recente chama citações e bibliografias de content controls e prescreve Remove Content Control. O tipo de objeto determina qual instrução do fornecedor se aplica.

A posição da Clarivate sobre voltar atrás merece ser citada à parte, porque «irreversible» (irreversível, sem volta) é lido como cautela de marketing e não é:

«Field code removal is a one-way process. Once you've removed EndNote™ field codes, you will need to reinsert the citations or revert to a backup of the document that still has the field codes in it.» (A remoção de códigos de campo é um processo de sentido único. Depois de remover os códigos de campo do EndNote™, você precisará reinserir as citações ou voltar a um backup do documento que ainda os contenha.)

O caminho manual da Elsevier, na mesma página citada acima: selecionar tudo com Ctrl+A e depois pressionar Ctrl+Shift+F9 «to unlink all fields and remove hidden links» (para desvincular todos os campos e remover os vínculos ocultos). A Clarivate publica o seu próprio caminho manual, que é Ctrl+A, depois Ctrl+6, e depois copiar e colar num documento novo.

Procure agora essa combinação de teclas na documentação da Microsoft e não num guia de biblioteca. Na página de atalhos de teclado da Microsoft para Word, a entrada diz:

«Unlink a field. Ctrl+Shift+F9»

e mais abaixo na mesma página, «Ctrl+Shift+F9: unlinks the current field.» (Ctrl+Shift+F9 desvincula o campo atual.)

Um campo. Não uma citação. A referência de códigos de campo da Microsoft lista separadamente TOC, SEQ e REF como campos. Isso significa que a documentação não dá a Ctrl+A seguido de Ctrl+Shift+F9 um limite restrito a citações. Se esses objetos estiverem presentes na sua seleção, a instrução publicada não dá a você nenhum motivo para supor que eles estão fora do alcance do comando. A mecânica está em o que um campo realmente é e o que uma ida e volta em texto simples custa a um documento longo.

A página do Mendeley Cite usa uma linguagem de objetos diferente: chama uma citação ou bibliografia de controle de conteúdo e diz a você para clicar com o botão direito nesse objeto e escolher Remove Content Control. A página de atalhos de campo da Microsoft não estabelece o que Ctrl+Shift+F9 faz com esse suplemento, por isso use o caminho documentado pelo Mendeley em vez de tratar um atalho de campo como intercambiável.

O Zotero acrescenta uma segunda alternativa. As suas Document Preferences deixam você escolher «Whether to store citations as Fields or Bookmarks» (se as citações devem ser guardadas como Fields ou como Bookmarks), com o conselho de que, a menos que você precise colaborar com utilizadores do LibreOffice, «you should always choose Fields» (você deve escolher sempre Fields). Um atalho de visualização de campos pode inventariar campos, mas a sua documentação não identifica marcadores nem controles de conteúdo para você.

Existe uma forma gratuita, instantânea e reversível de ver o que realmente está no arquivo. Da mesma página da Microsoft:

«Switch between all field codes and their results. Alt+F9» (Alternar entre todos os códigos de campo e os seus resultados. Alt+F9)

Pressione-o e o Word alterna entre os códigos de campo e os seus resultados exibidos. Um índice pode revelar uma instrução TOC, uma numeração uma instrução SEQ e uma referência cruzada uma instrução REF. Se as suas citações também aparecerem como códigos de campo, você sabe que há campos envolvidos. Se não aparecerem, Alt+F9 sozinho não diz a você se são marcadores, controles de conteúdo ou outro objeto; verifique o suplemento e o seu comando documentado. Pressione Alt+F9 novamente para voltar a exibição de campos.

Esse inventário de campos é uma verificação preliminar útil antes de um comando irreversível, mas é apenas uma parte da identificação dos objetos do documento.

O instinto, quando uma bibliografia se acende num relatório de similaridade, é reformular as entradas até deixarem de coincidir. Deixemos de lado a questão de saber se isso é uma boa ideia em princípio. Veja apenas o que o software faz com a edição.

A página do Zotero é direta sobre um documento ativo:

«Manual edits made to the bibliography in Word will be overwritten the next time Zotero refreshes the document.» (As edições manuais feitas na bibliografia no Word serão sobrescritas na próxima vez que o Zotero atualizar o documento.)

E sobre citações no texto, na mesma página: «Manual modifications will prevent Zotero from automatically updating the citation.» (As modificações manuais impedirão o Zotero de atualizar automaticamente a citação.)

Portanto, num documento que ainda tem campos ativos há apenas dois resultados, e nenhum deles é o pretendido. Ou a próxima atualização reverte silenciosamente a sua edição, ou a edição permanece e essa citação fica agora desconectada da biblioteca, o que significa que a próxima mudança de estilo atualizará todas as entradas exceto aquela. Você descobre no pior momento possível, que é quando a revista pede um estilo diferente.

Num documento achatado a edição persiste, e agora a entrada deixa de coincidir porque já não segue o guia de estilo, o que é um problema de quem avalia e não de um detector. O fato de uma entrada de referência coincidir é exatamente o que um estilo de citação partilhado existe para produzir. E há registro de uma ferramenta de reescrita que vai até a lista de referências fazendo pior do que isso: existe um caso filmado, com a entrada construída primeiro diante da câmera, em o que acontece com citações, tabelas e equações.

O risco é menor se o passo irreversível acontecer por último e apenas numa cópia.

1. Crie e mantenha um mestre de trabalho. Dê um nome separado à cópia de entrega antes de remover qualquer coisa. O EndNote diz explicitamente que o seu comando cria uma nova cópia; as outras páginas de produto consultadas aqui não fazem essa mesma promessa, por isso crie a sua primeiro.
2. Termine primeiro o trabalho de citação. Mudanças de estilo, fontes acrescentadas, números de página, prefixos e sufixos. Depois do achatamento, o gestor não pode fazer mais nada disso.
3. Atualize uma vez antes do achatamento, para que o que fica congelado seja a saída atual do gestor e não algo desatualizado.
4. Identifique o objeto e siga o seu caminho específico. O Zotero documenta Unlink Citations para as suas citações; o EndNote documenta Convert to Plain Text ou Remove Field Codes; o Mendeley Cite documenta Remove Content Control. Do plugin antigo do Mendeley diz-se que Export converte o documento inteiro em texto simples, por isso não suponha que ele preserve objetos ativos não relacionados.
5. Use Alt+F9 para inventariar os campos antes e depois. Ele pode revelar campos TOC, SEQ, REF e de citação, mas não marcadores nem controles de conteúdo. Abra a cópia de entrega e verifique o índice, a numeração, as referências cruzadas e as citações em vez de deduzir o sucesso de uma aparência inalterada.
6. Mantenha a cópia achatada fora do fluxo de citação editável. A resposta da Clarivate à pergunta de dá para recuperar os códigos é reinserir as citações ou voltar a um backup.

A razão pela qual tudo isso aparece numa conversa sobre sinalizações de IA é que as pessoas executam um passo de achatamento porque outra coisa no fluxo exige texto simples. Essa é a ordem errada. Se uma ferramenta só aceita texto colado, o achatamento não é um passo do processo dessa ferramenta, é um custo que você pagou antes de começar.

A ferramenta HumanPen é nossa, por isso trate isto como uma descrição e não como uma recomendação. O seu motor de humanização suporta atualmente apenas documentos em inglês. Ele recebe o documento e não o texto colado, e o escopo é definido por você: marque as passagens você mesmo, ou importe um relatório de escrita com IA do Turnitin ou do iThenticate para que o texto sinalizado defina o limite. A unidade é um parágrafo e não uma frase, por isso uma seleção que termina no meio de um parágrafo arrasta o resto desse parágrafo, e você aprova o limite resultante antes de o trabalho começar. Nada fora dos parágrafos confirmados é tocado. A página do produto diz que «aims to preserve meaning, structure, terminology, citations, layout, and styles while rewriting only the necessary language» (tem o objetivo de preservar significado, estrutura, terminologia, citações, layout e estilos enquanto reescreve apenas a linguagem necessária), seguido da instrução de rever documentos complexos depois do download. Passagens elegíveis podem ser reprocessadas sem custo.

Isso não elimina a verificação. Abra o arquivo devolvido, pressione Alt+F9 e confirme que os seus campos ainda são campos.

A minha bibliografia gerada pelo Zotero aumenta a minha pontuação de IA no Turnitin? Não. O relatório de escrita com IA analisa prosa escrita em frases gramaticais padrão, e uma nota de versão datada de 9 de agosto de 2023 diz que as bibliografias são excluídas quando o relatório é processado, com a exigência de um reenvio antes que isso se aplique a um relatório mais antigo.

A remoção de códigos de campo é reversível? A página do Zotero chama a sua remoção de irreversível. A Clarivate chama a remoção dos códigos de campo do EndNote de um processo de sentido único e diz que você precisará reinserir as citações ou voltar a um backup. A página do EndNote diz explicitamente que o seu comando cria uma nova cópia. As páginas do Zotero e do Mendeley consultadas aqui não fazem essa mesma promessa de criar cópia, por isso crie uma você mesmo.

Ctrl+Shift+F9 vai quebrar o meu índice? A Microsoft documenta esse atalho como «Unlink a field», enquanto a sua referência de códigos de campo lista TOC como um campo; a instrução da Elsevier aplica o atalho depois de selecionar o documento inteiro. Não executamos uma matriz de testes por versão do Word, por isso inspecione os seus campos e trabalhe apenas numa cópia em vez de supor um resultado restrito a citações.

Por que o Mendeley me diz para clicar com o botão direito em vez de pressionar um atalho? O Mendeley Cite guarda as citações como controles de conteúdo e não como campos, por isso o seu passo de remoção tem como alvo os controles de conteúdo. O Citation Plugin antigo usava campos e tinha em vez disso um comando Export.

Editei uma entrada diretamente no Word e ela voltou ao que era. Esse é um comportamento documentado, não um erro. A página do Zotero diz que as edições manuais na bibliografia no Word são sobrescritas na próxima vez que o Zotero atualizar o documento. Corrija o item na biblioteca, ou o estilo, e atualize.

Devo achatar o documento antes de enviá-lo ao meu orientador? Só se o destinatário ou o fluxo de submissão exigir. Envie uma cópia de entrega achatada e mantenha o mestre com citações ativas, para que a próxima rodada de trabalho de citação continue possível.