Zotero, EndNote e Mendeley: cosa rimuove davvero «Remove the Field Codes»

Perché un elenco di referenze è generato da una macchina, formattato in modo identico e strutturalmente ripetitivo, e questo porta a pensare che stia alzando la percentuale IA. Non è così, da nessuno dei due lati del calcolo. Il passaggio rischioso è convertire le citazioni attive in testo normale. Prima di farlo, individua l'oggetto di Word usato dal tuo componente aggiuntivo: Zotero documenta fields (campi) o bookmarks (segnalibri), il vecchio plugin Mendeley li chiama Mendeley Fields e Mendeley Cite li chiama content controls (controlli contenuto). Questi oggetti non condividono un unico percorso di rimozione.

Il report di scrittura IA di Turnitin analizza ciò che l'azienda chiama testo idoneo, definito come prosa scritta in frasi grammaticali standard, con elenchi e altre strutture non frasali esclusi. Una nota di rilascio datata 9 agosto 2023 dice separatamente che le bibliografie sono escluse quando il report viene elaborato. Quindi un elenco di referenze non sta né al numeratore né al denominatore. Gonfiarlo non diluisce nulla; cancellarlo non rimuove nulla.

Se una bibliografia risulta colorata in un report, controlla prima se stai guardando il Similarity Report invece del report di scrittura IA. Il fatto che le voci di referenza combacino è esattamente ciò che uno stile di citazione condiviso è progettato per produrre. Tre articoli coprono questi rami: cosa coprono realmente le esclusioni, quale report hai in mano e il caso del report obsoleto.

Il resto dell'articolo riguarda il software, perché è lì che un flusso di citazione reversibile può diventare un file di testo normale.

Questa non è un'ipotesi né una richiesta di alcune riviste soltanto. Il Journal Article Publishing Support Center di Elsevier ha una pagina permanente al riguardo, aggiornata l'ultima volta il 15 dicembre 2022:

«Reference manager software programs such as Mendeley, EndNote, or Zotero can be used to help manage references in scientific articles. While these programs are useful because citations from most databases can be exported to a Library, it can interfere with the production process. It is recommended that authors remove field codes before submission.» (I programmi di gestione delle referenze come Mendeley, EndNote o Zotero possono aiutare a gestire le referenze negli articoli scientifici; per quanto siano utili perché le citazioni della maggior parte dei database possono essere esportate in una Library, possono interferire con il processo di produzione, e si consiglia agli autori di rimuovere i codici campo prima dell'invio.)

La stessa pagina contiene l'avvertimento che conta più dell'istruzione:

«Once you remove all hidden codes, you can no longer reformat or unformat the citations (or access the Library) so always make a copy of your document before removing any codes.» (Una volta rimossi tutti i codici nascosti, non puoi più riformattare o annullare la formattazione delle citazioni, né accedere alla Library: fai quindi sempre una copia del documento prima di rimuovere qualsiasi codice.)

Se un relatore, una redazione o un altro flusso di lavoro chiede un file appiattito, trattalo come una richiesta di copia di consegna separata e non come una modifica al master di lavoro.

Questi sono i tre gestori citati da Elsevier, con Mendeley contato due volte perché distribuisce due componenti aggiuntivi diversi. Leggi insieme le ultime due righe. La pagina più vecchia nomina Mendeley Fields e dice che Export converte l'intero documento in testo normale. La pagina più recente chiama citazioni e bibliografie content controls e prescrive Remove Content Control. Il tipo di oggetto determina quale istruzione del produttore si applica.

La posizione di Clarivate sul tornare indietro merita una citazione a parte, perché «irreversible» (irreversibile, senza possibilità di ritorno) viene letta come cautela di marketing e non lo è:

«Field code removal is a one-way process. Once you've removed EndNote™ field codes, you will need to reinsert the citations or revert to a backup of the document that still has the field codes in it.» (La rimozione dei codici campo è un processo a senso unico. Una volta rimossi i codici campo di EndNote™, dovrai reinserire le citazioni o tornare a un backup del documento che li contiene ancora.)

Il percorso manuale di Elsevier, nella stessa pagina citata sopra: seleziona tutto con Ctrl+A, poi premi Ctrl+Shift+F9 «to unlink all fields and remove hidden links» (per scollegare tutti i campi e rimuovere i collegamenti nascosti). Clarivate pubblica un proprio percorso manuale, che è Ctrl+A, poi Ctrl+6, poi copia e incolla in un nuovo documento.

Cerca ora quella combinazione di tasti nella documentazione di Microsoft invece che in una guida della biblioteca. Nella pagina delle scorciatoie da tastiera di Microsoft per Word, la voce recita:

«Unlink a field. Ctrl+Shift+F9»

e più in basso nella stessa pagina, «Ctrl+Shift+F9: unlinks the current field.» (Ctrl+Shift+F9 scollega il campo corrente.)

Un campo. Non una citazione. Il riferimento sui codici campo di Microsoft elenca separatamente TOC, SEQ e REF come campi. Questo significa che la documentazione non assegna a Ctrl+A seguito da Ctrl+Shift+F9 un confine limitato alle citazioni. Se questi oggetti sono presenti nella selezione, l'istruzione pubblicata non ti dà alcun motivo per supporre che siano fuori dalla portata del comando. La meccanica è in cosa è realmente un campo e quanto costa a un documento lungo l'andata e ritorno in testo normale.

La pagina di Mendeley Cite usa un linguaggio di oggetti diverso: chiama una citazione o bibliografia controllo contenuto e ti dice di fare clic con il pulsante destro su quell'oggetto e scegliere Remove Content Control. La pagina delle scorciatoie sui campi di Microsoft non stabilisce cosa faccia Ctrl+Shift+F9 a quel componente aggiuntivo: usa quindi il percorso documentato da Mendeley invece di trattare una scorciatoia sui campi come intercambiabile.

Zotero aggiunge una seconda alternativa. Le sue Document Preferences ti permettono di scegliere «Whether to store citations as Fields or Bookmarks» (se salvare le citazioni come Fields o come Bookmarks), con il consiglio che, a meno che tu non debba collaborare con utenti di LibreOffice, «you should always choose Fields» (dovresti sempre scegliere Fields). Una scorciatoia per la visualizzazione dei campi può inventariare i campi, ma la sua documentazione non identifica per te i segnalibri o i controlli contenuto.

Esiste un modo gratuito, immediato e reversibile per vedere cosa c'è davvero nel file. Dalla stessa pagina Microsoft:

«Switch between all field codes and their results. Alt+F9» (Passa da tutti i codici campo ai loro risultati. Alt+F9)

Premilo e Word passa dai codici campo ai loro risultati visualizzati. Un sommario può rivelare un'istruzione TOC, una numerazione un'istruzione SEQ e un rimando un'istruzione REF. Se anche le tue citazioni appaiono come codici campo, sai che sono coinvolti dei campi. Se non lo sono, Alt+F9 da solo non ti dice se si tratta di segnalibri, controlli contenuto o un altro oggetto; controlla il componente aggiuntivo e il suo comando documentato. Premi di nuovo Alt+F9 per ripristinare la visualizzazione dei campi.

Questo inventario dei campi è un utile controllo preliminare prima di un comando irreversibile, ma è solo una parte dell'identificazione degli oggetti del documento.

L'istinto, quando una bibliografia si illumina in un report di somiglianza, è riformulare le voci finché non combaciano più. Mettiamo da parte la questione se sia una buona idea in linea di principio. Guarda solo cosa fa il software con la modifica.

La pagina di Zotero è netta su un documento attivo:

«Manual edits made to the bibliography in Word will be overwritten the next time Zotero refreshes the document.» (Le modifiche manuali apportate alla bibliografia in Word verranno sovrascritte la prossima volta che Zotero aggiorna il documento.)

E sulle citazioni nel testo, nella stessa pagina: «Manual modifications will prevent Zotero from automatically updating the citation.» (Le modifiche manuali impediranno a Zotero di aggiornare automaticamente la citazione.)

Quindi in un documento che ha ancora campi attivi ci sono solo due esiti, e nessuno dei due è quello voluto. O il prossimo aggiornamento annulla silenziosamente la tua modifica, o la modifica resta e quella citazione è ora scollegata dalla libreria, il che significa che il prossimo cambio di stile aggiornerà ogni voce tranne quella. Lo scopri nel momento peggiore possibile, che è quando la rivista chiede uno stile diverso.

In un documento appiattito la modifica persiste, e ora la voce non combacia più perché non segue più la guida di stile, il che è un problema di chi valuta piuttosto che di un rilevatore. Il fatto che una voce di referenza combaci è ciò che uno stile di citazione condiviso esiste per produrre. E di uno strumento di riscrittura che arriva fino all'elenco delle referenze è stato documentato un comportamento peggiore: c'è un caso filmato, con l'input costruito prima davanti alla telecamera, in cosa succede a citazioni, tabelle ed equazioni.

Il rischio è minore se il passaggio irreversibile avviene per ultimo e solo su una copia.

1. Crea e conserva un master di lavoro. Dai un nome distinto alla copia di consegna prima di rimuovere qualsiasi cosa. EndNote dice esplicitamente che il suo comando crea una nuova copia; le altre pagine di prodotto consultate qui non fanno la stessa promessa, quindi creala tu per primo.
2. Finisci prima il lavoro di citazione. Cambi di stile, fonti aggiunte, numeri di pagina, prefissi e suffissi. Dopo l'appiattimento, il gestore non può fare più nulla di tutto questo.
3. Aggiorna una volta prima dell'appiattimento, così ciò che viene congelato è l'output attuale del gestore e non qualcosa di obsoleto.
4. Individua l'oggetto e segui il suo percorso specifico. Zotero documenta Unlink Citations per le sue citazioni; EndNote documenta Convert to Plain Text o Remove Field Codes; Mendeley Cite documenta Remove Content Control. Del vecchio plugin Mendeley si dice che Export converta l'intero documento in testo normale, quindi non supporre che conservi oggetti attivi non correlati.
5. Usa Alt+F9 per inventariare i campi prima e dopo. Può rivelare i campi TOC, SEQ, REF e di citazione, ma non i segnalibri o i controlli contenuto. Apri la copia di consegna e controlla sommario, numerazione, rimandi e citazioni invece di dedurre il successo da un aspetto invariato.
6. Tieni la copia appiattita fuori dal flusso di citazione modificabile. La risposta di Clarivate alla domanda se si possano recuperare i codici è reinserire le citazioni o tornare a un backup.

Il motivo per cui tutto questo salta fuori in una conversazione sui flag IA è che le persone eseguono un passaggio di appiattimento perché qualcos'altro nel flusso richiede testo normale. Questo è l'ordine sbagliato. Se uno strumento può accettare solo testo incollato, l'appiattimento non è un passaggio del suo processo, è un costo che hai pagato prima di iniziare.

Lo strumento HumanPen è nostro, quindi considera questo una descrizione e non una raccomandazione. Il suo motore di umanizzazione supporta attualmente solo documenti in inglese. Prende il documento e non il testo incollato, e l'ambito lo stabilisci tu: marca tu stesso i passaggi, oppure importa un report di scrittura IA di Turnitin o iThenticate perché il testo segnalato definisca il confine. L'unità è il paragrafo e non la frase, quindi una selezione che termina a metà paragrafo trascina con sé il resto di quel paragrafo, e approvi il confine risultante prima che il lavoro inizi. Nulla fuori dai paragrafi confermati viene toccato. La pagina del prodotto dice che «aims to preserve meaning, structure, terminology, citations, layout, and styles while rewriting only the necessary language» (mira a preservare significato, struttura, terminologia, citazioni, layout e stili riscrivendo solo il linguaggio necessario), seguito dall'istruzione di rivedere i documenti complessi dopo il download. I passaggi idonei possono essere rielaborati gratuitamente.

Questo non elimina il controllo. Apri il file restituito, premi Alt+F9 e conferma che i tuoi campi sono ancora campi.

La mia bibliografia generata con Zotero alza il mio punteggio IA di Turnitin? No. Il report di scrittura IA analizza prosa scritta in frasi grammaticali standard, e una nota di rilascio datata 9 agosto 2023 dice che le bibliografie sono escluse quando il report viene elaborato, con la precisazione che serve un nuovo invio prima che questo valga per un report più vecchio.

La rimozione dei codici campo è reversibile? La pagina di Zotero definisce la sua rimozione irreversibile. Clarivate definisce la rimozione dei codici campo di EndNote un processo a senso unico e dice che dovrai reinserire le citazioni o tornare a un backup. La pagina di EndNote dice esplicitamente che il suo comando crea una nuova copia. Le pagine di Zotero e Mendeley consultate qui non fanno la stessa promessa di creazione di copia, quindi creala tu.

Ctrl+Shift+F9 romperà il mio sommario? Microsoft documenta quella scorciatoia come «Unlink a field», mentre il suo riferimento sui codici campo elenca TOC come campo; l'istruzione di Elsevier applica la scorciatoia dopo aver selezionato tutto il documento. Non abbiamo eseguito una matrice di test per versione di Word: ispeziona i tuoi campi e lavora solo su una copia invece di supporre un risultato limitato alle citazioni.

Perché Mendeley mi dice di fare clic con il pulsante destro invece di premere una scorciatoia? Mendeley Cite memorizza le citazioni come controlli contenuto anziché come campi, quindi il suo passaggio di rimozione ha come bersaglio i controlli contenuto. Il vecchio Citation Plugin usava i campi e aveva invece un comando Export.

Ho modificato una voce direttamente in Word ed è tornata come prima. È un comportamento documentato, non un bug. La pagina di Zotero dice che le modifiche manuali alla bibliografia in Word vengono sovrascritte la prossima volta che aggiorna il documento. Correggi l'elemento nella libreria, o lo stile, e aggiorna.

Dovrei appiattire il documento prima di inviarlo al mio relatore? Solo se lo richiede chi lo riceve o il flusso di invio. Invia una copia di consegna appiattita e conserva il master con citazioni attive, così il prossimo giro di lavoro sulle citazioni resta possibile.