Come importare un elenco di riferimenti in Zotero, EndNote o Mendeley

La documentazione ufficiale di Zotero, EndNote e Mendeley non offre un modo integrato per incollare testo di riferimenti formattato e farlo dividere in voci distinte. La strada documentata più rapida è convertire i tuoi riferimenti in DOI e poi passare questi DOI al tuo gestore. Se la maggior parte dei tuoi riferimenti sono articoli di rivista o libri con DOI, l'operazione è veloce. Se non lo sono, tutte le altre opzioni comportano più lavoro manuale.

Quello che le documentazioni offrono sono percorsi di importazione per formati di file strutturati come RIS e BibTeX, la ricerca basata su identificativi in cui incolli i DOI e, nel caso di EndNote, un espediente che consiste nell'incollare nel campo del titolo. Le strade indicate qui sotto provengono dalla documentazione di ciascuno strumento.

Tutti e tre vogliono file leggibili da una macchina o identificativi, non testo di citazione formattato. Ecco cosa ciascuno accetta ufficialmente:

• Zotero — Import from Clipboard accetta «the raw code of any supported format (RIS, BibTeX, CSL JSON, etc.).» (il codice grezzo di qualsiasi formato supportato, per esempio RIS, BibTeX o CSL JSON). Una bibliografia formattata in APA o in un altro stile di citazione non compare in quell'elenco.
• Mendeley — «Import a BibTeX, RIS or EndNote XML file.» (Importa un file BibTeX, RIS o XML di EndNote). Le pagine ufficiali non menzionano l'importazione da una bibliografia in formato testo.
• EndNote — L'importazione di testo richiede dati contrassegnati in modo coerente, cioè «tagged» (con tag), con ogni tag su una nuova riga. Una bibliografia semplicemente formattata non può essere importata così com'è.

Google Scholar può esportare singoli riferimenti in BibTeX, EndNote, RefMan o RefWorks, ma uno alla volta.

Se i tuoi riferimenti sono soprattutto articoli di rivista, libri o capitoli di libro, lo strumento Simple Text Query di Crossref può trasformare il testo che incolli in DOI. La documentazione di Crossref (Simple Text Query) lo descrive così:

Il modulo Simple Text Query consente di recuperare nomi DOI per articoli di rivista, libri e capitoli tagliando e incollando un riferimento o un elenco di riferimenti nella casella di interrogazione.

La guida di Crossref dice di mettere ogni riferimento su una sola riga e di separarli con una riga vuota. Puoi inserirli in ordine alfabetico o come elenco numerato. Lo strumento gestisce fino a 1.000 riferimenti per invio. Quello che torna sono collegamenti DOI, non file RIS o BibTeX. La copertura si limita ad articoli di rivista, libri e capitoli, quindi le pagine web, i rapporti e le tesi senza DOI non vengono trovati. La documentazione ufficiale non dice se serva un account. Una volta che hai i DOI, Zotero può aggiungerli in blocco. La documentazione di Zotero (Adding Items to Zotero) spiega:

Per aggiungere più di un elemento, separa gli identificativi con spazi, virgole o interruzioni di riga.

Fai clic sul pulsante Add Item by Identifier nella barra degli strumenti, incolli i tuoi DOI e Zotero cerca i dettagli di ciascuno (la sua documentazione dice che usa CrossRef e altri registri per i DOI), così non devi digitarli a mano.

Quando molti dei tuoi riferimenti non hanno un DOI, la documentazione di Zotero affronta il caso direttamente (articolo della knowledge base: «I have bibliographies in Microsoft Word documents, PDFs, and other text files. Can I import them into my Zotero library?» (Ho bibliografie in documenti Microsoft Word, PDF e altri file di testo. Posso importarle nella mia libreria Zotero?)). Le opzioni che elenca, in quest'ordine, sono:

• AnyStyle — descritto nella documentazione di Zotero come «an online bibliography parser written by a Zotero developer.» (un parser di bibliografie online scritto da uno sviluppatore di Zotero). Incolla i tuoi riferimenti, lui li analizza e tu esporti in BibTeX o CSL-JSON per importarli in Zotero.
• ChatGPT o altri sistemi di IA — La documentazione di Zotero dice che «some people have also had success» (anche alcune persone hanno avuto successo) usando l'IA per analizzare bibliografie e generare BibTeX o CSL-JSON, ma avverte che devi «check the output carefully for errors.» (controllare attentamente l'output alla ricerca di errori).
• Cerca e salva — trova ogni voce online cercando sul web la citazione, poi salvala in Zotero con l’estensione Zotero Connector. La documentazione nota che così ottieni «high-quality data that includes all fields that might be necessary in the citation style you're using.» (dati di alta qualità che includono tutti i campi che possono essere necessari nello stile di citazione che usi).
• Inserimento manuale — digitato a mano, descritto nella documentazione come «a last resort.» (un'ultima risorsa).

La documentazione di Zotero nota anche che, in tutti i casi, dovrai sostituire le citazioni già presenti nel tuo documento se vuoi che Zotero generi una bibliografia corretta. Un caso a parte: se i tuoi riferimenti sono stati inseriti originariamente con la funzione Citation & Bibliography integrata di Word (non come testo digitato a mano), la documentazione di Zotero indica dei passaggi che passano da uno stile di bibliografia per l'esportazione BibTeX e che consentono di copiare la bibliografia e importarla tramite gli appunti.

EndNote adotta un approccio diverso. La sua documentazione ufficiale (Copying and Pasting References from a Document into EndNote) descrive un metodo basato su copia e incolla:

In questo modo l'intero riferimento viene incollato nel campo Titolo della finestra Riferimento. Da lì puoi trascinare (oppure tagliare e incollare) i singoli dati nei campi giusti. Ricordati di rimuovere la punteggiatura superflua e assicurati che i nomi degli autori siano ciascuno su una riga separata.

Questo significa creare un nuovo riferimento per ogni voce, incollare tutto nel campo Titolo e poi trascinare nomi degli autori, anno e altri dettagli nei campi corretti. Evita di riscrivere, ma è un riferimento alla volta. EndNote può anche importare file RIS (opzione di importazione «Reference Manager (RIS)» (Reference Manager, cioè gestore di riferimenti, in formato RIS)). Le pagine ufficiali non indicano BibTeX come formato di importazione. Mendeley importa file BibTeX, RIS o XML di EndNote e può cercare un riferimento tramite DOI, sempre una voce alla volta. Le pagine ufficiali di Mendeley non menzionano l'importazione da una bibliografia in formato testo. Una strada percorribile (è una nostra deduzione, non un tutorial ufficiale): Zotero esporta in RIS, e sia EndNote sia Mendeley importano RIS; potresti quindi percorrere la catena testo → DOI → Zotero e poi esportare da Zotero in RIS verso l'uno o l'altro strumento.

La documentazione di Zotero (Adding Items to Zotero) consiglia di controllare sempre l'esattezza delle voci dopo averle salvate nella libreria, e questo vale per qualunque gestore di riferimenti. Dopo l'importazione, scorri la tua libreria e controlla:

• I nomi degli autori sono suddivisi correttamente (ciascuno su una riga separata nel campo autore)
• Titoli, nomi delle riviste, volume, numero e pagine corrispondono agli originali
• Gli anni di pubblicazione sono presenti e corretti
• Ogni DOI punta all'articolo che intendevi
• Le voci provenienti da un'analisi con IA o da AnyStyle vanno controllate campo per campo, perché la documentazione di Zotero lo raccomanda

Se il tuo obiettivo è solo cambiare lo stile di citazione in un documento già finito, per esempio da APA a GB/T 7714, e non ti servono i riferimenti in un gestore, c'è un'altra opzione. La correzione del formato delle citazioni di HumanPen è pensata per «convert in-text citations and the reference list to a target style, leaving the rest of your text unchanged.» (convertire le citazioni nel testo e l'elenco dei riferimenti allo stile che scegli, lasciando il resto del testo invariato). Accetta file .docx e restituisce lo stesso formato, supporta APA 7, MLA 9, Chicago (autore-data e note), IEEE, Vancouver, GB/T 7714 e altri ancora, a circa 10 crediti ogni 1.000 parole, addebitati solo se il lavoro riesce. Per sapere cosa fare quando l'esportazione di un gestore di riferimenti esce nello stile sbagliato, vedi questa guida su come correggere i problemi di formato dell'esportazione.