被判 AI 生成后怎么写信：三个阶段的三份模板
先看你手里拿到的是什么。一个批注、一份约谈通知和一份处理决定，需要的是三封不同的信。多伦多大学和墨尔本大学的现行规则也说明，阶段不同，你说的话可能会被怎样使用也不同。
HumanPen 团队
· 8 分钟
先按手里的文件选信
只有比例或批注，还没有书面指控，用第一封。已经收到约谈通知，用第二封。已经收到处理决定，并且文件里写了申诉或复核途径，用第三封。学校对阶段的命名不同，以你收到的通知和本校规则为准。
| 你现在手里有什么 | 用哪封 | 这封信要完成什么 |
|---|---|---|
| 比例、评语或口头提醒；没有指控书或约谈通知 | 第一封 | 问清是哪一部分引起关注，以及正式程序是否已经开始 |
| 一份关于疑似学术不端的约谈通知 | 第二封 | 确认出席，索取具体指控和材料，问清约谈规则 |
| 写明认定或处理结果，并给出申诉、复核途径的决定书 | 第三封 | 把每一条申诉理由和带日期的事实、材料、请求对应起来 |
这些模板以作业确实是你自己写的为前提。如果不是，不要照抄这个陈述。案件还在处理时，不要改提交稿；保留原文件，只在副本上操作。
我们已有的AI 误判正式回复指南已经提供过一封完整的正式阶段回复信。这一页补的是它没有覆盖的两个阶段；第二封只处理约谈前的确认和材料获取。如果学校要求你提交正式书面答辩，应该用那篇已有模板，不要把第二封扩成一份重复的答辩信。
多伦多和墨尔本把界线画在不同位置
下面两份规则对早期沟通的处理并不相同。多伦多大学现行《学术事务行为守则》和墨尔本大学政策，分别规定了不同后果。
| 公开程序 | 规则明确写了什么 | 规则没有写什么 |
|---|---|---|
| 多伦多大学教师第一次讨论 | 现行守则第 14 条规定，学生在这次讨论中所说的内容，不能在与该项指控有关的听证中作为对学生不利的证据。现行守则自 2025 年 7 月 1 日生效，本条于 2026 年 8 月 31 日复核。 | 它没有说谈话不记录、完全保密，也没有说谈话不会影响教师是否依第 16 条上报。 |
| 多伦多大学院长或系主任约谈 | 第 19 条要求先告知学生可以不作陈述，并警告其陈述可能在之后的听证中使用。2026 年 8 月 31 日复核。 | 它不能反推第一次讨论“说什么都没有后果”。第 14 条的排除范围只限于相关听证中的证据。 |
| 墨尔本大学第 5.19 条活动 | 《学生学术诚信政策》第 5.19 至 5.20 条允许经办人要求解释异常、提供笔记或草稿，或参加作者身份讨论。学生没有必须参加这些活动的义务；学校必须事先告知，所提供的材料可能用于之后的学术不端指控。2026 年 8 月 28 日复核。 | 它不支持把早期作者身份讨论理解成“不留记录”。 |
真正要问的是：本校把这次沟通定在哪个阶段？我现在提交或说明的内容，之后可以怎样使用？ 在发出一大段解释之前，先把这两个问题写进邮件。
第一封：只有比例或批注，还没有正式通知
这封邮件只补齐缺失的信息。不要在这里争论检测系统准不准，也不要主动提出改写作业。
主题：关于《[作业或论文题目]》（[课程代码]）反馈的确认
尊敬的[姓名／职务]：
您在 [日期] 的反馈中写道：[照抄原评语；如果只显示比例，就写“AI 写作指标为 N%”]。这份作业是我自己写的，我希望趁相关记录还容易找到时，先弄清具体问题。
请问，具体是哪几段引起了关注？这次判断是否使用了检测报告？如果有报告，我能否取得完整报告，而不只是一个百分比？
我还保留着[带日期的提纲]、[日期范围内的草稿]、[阅读笔记或标注文献]、[提交前收到的反馈]。如果这些材料有帮助，我可以提供副本，同时保持提交稿不变。
也请您确认一下：目前这只是作业反馈，还是已经启动了《[规则全名]》下的程序？如果程序已经开始，烦请把通知或适用规则发给我，并说明需要我提交什么回复。
此致 [姓名] · [学号] · [院系专业] · [日期]
把所有方括号替换掉。原评语是什么就写什么，不要把一句评语自行升级成对方尚未提出的指控。
第二封：你已经收到约谈通知
这是一封确认安排和获取材料的邮件，不是正式答辩。墨尔本大学现行政策规定，面对学术不端指控的学生有机会查看提供给决定者的证据、提交自己的证据，并作出口头和书面回应（MPF1310 第 4.16 条，2026 年 8 月 28 日复核）。你的学校可能用不同规则，所以要索取本校版本。
主题：确认参加 [日期] 关于《[题目]》的约谈（学号 [号码]）
尊敬的[姓名／职务]：
我确认参加 [日期] [时间] 的约谈。约谈之前，请确认这次程序的名称和阶段、目前考虑的具体指控或规则条款，以及由谁作出决定。
也请把约谈或决定者将要依据的材料发给我；如果有检测报告，请提供完整报告。另请告知，我应通过什么安全渠道提交书面说明或支持材料。
请确认约谈是否会录音或形成纪要，我在现场说明或提交的材料之后可以怎样使用，以及我是否可以请辅导员、学生代表或其他支持人员陪同。如果需要提前报备，请告知截止时间。
我已经保留提交稿原文件。我可以带上现有的带日期草稿、提纲、笔记、文献和提交前反馈，也可以说明这份作业是怎样逐步完成的。请告诉我哪些材料需要提前提交。
此致 [姓名] · [学号] · [院系专业] · [日期]
通知里已经回答的问题就删掉，按通知执行。如果学校要求正式书面答辩，请改用正式回复信模板，不要把这封短邮件扩成它的重复版本。
第三封：已经有处理决定和申诉途径
先读决定书和本校申诉、复核规则。可用理由要照原文抄，不要借用别的学校的理由或期限。
墨尔本大学给了一个可查的文件结构示例。其现行《学生申诉政策》要求申诉书写明被申诉的决定、逐条列出理由、概述每条理由的依据、附上原决定通知，并提交要依赖的材料；该校还要求自原决定起 20 个学校工作日内通过案件管理系统提交（MPF1323 第 4.11 至 4.12 条，2026 年 8 月 28 日复核）。这些细节只适用于墨尔本大学，不能自动套到你的学校。
主题：就 [决定书或案件编号]（[日期]）提出申诉／复核
尊敬的[申诉机构或指定收件人]：
本人就 [机构] 于 [日期] 作出、本人于 [日期] 收到的决定提出申诉／复核。该决定认定：[照抄结论原文]；处理结果为：[照抄处理原文]。决定书副本见附件 1。
本次申请依据《[规则全名]》第 [条款]，理由为：（1）[照抄理由原文]；（2）[如使用第二条，照抄原文]。
理由 1，[原文]：[写出与该理由直接相连的事实和日期]。支持材料为[附件编号和名称]。这项事实会影响原决定，因为：[一句具体说明]。
理由 2，[原文]：[按同一结构写；没有就删除本段]。
本人请求：[只写规则允许的处理方式]。附件为：1. 处理决定书副本；2. [材料名称、日期及其证明内容]；3. [材料名称、日期及其证明内容]。
请确认收到，并告知是否缺少必填表格、系统步骤或附件。
此致 [姓名] · [学号] · [院系专业] · [日期] · [联系方式]
按本校规则指定的渠道提交，保留决定书原件和提交凭证。如果规则写明申诉或复核不自动暂停决定，就一边准备、提交申请，一边执行决定；不要为了先做完执行事项而延后申请。
精简材料对照表
没有被要求时，不要直接扔过去一个大文件夹。只提供当前阶段需要的材料，原件自己保留，并把每一份材料的名称和日期列清楚。
| 材料 | 第一封 | 第二封 | 第三封 | 怎么保留 |
|---|---|---|---|---|
| 提交稿 | 保留，不修改 | 被要求时带副本或提交副本 | 只有与某条理由直接相关时才提交副本 | 原文件不动，只在复制件上操作 |
| 带日期的草稿和提纲 | 先说明有 | 被要求时携带或提交 | 只有能支持某条理由时才附 | 打开、改名或整理前，先复制整个文件夹 |
| 阅读笔记、标注文献、文献库添加日期 | 先说明有 | 被要求时携带或提交 | 只有能支持某条理由时才附 | 导出时保留日期和来源名称 |
| 提交前收到的反馈 | 能证明写作时间线时说明 | 被要求时携带或提交 | 能支持某条理由时附 | 保留原邮件、平台批注或带批注文件 |
| 检测报告、约谈通知和处理决定 | 有报告就索取完整版本 | 带通知和已收到的报告 | 附处理决定书副本，以及理由所依赖的案卷材料 | 原件自留，并记下每份文件的收到日期 |
上面三份大学政策只是例子，不是对你所在学校的描述，也不构成法律意见。具体渠道和期限，应由本校通知、规则、学生会或学生支持服务确认。
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