Ce que l’historique des versions de Google Docs enregistre réellement

L’historique des versions de Google Docs est une liste d’états enregistrés, portant un nom et un horodatage. Ce n’est pas un journal de frappe. Google documente le fait que les révisions « may occasionally be merged », présente le nommage d’une version comme le moyen d’éviter cela, et n’emploie pas une seule fois le mot « paste » sur aucune de ses pages consacrées à l’historique des versions, aux versions de fichiers, à l’édition Office ou au téléchargement d’un fichier. Deux choses que beaucoup de gens s’attendent à y trouver n’y sont pas : l’attribution par paragraphe est une fonction distincte, limitée à certaines éditions de Google Workspace, et si vous modifiez un .docx dans Google Docs plutôt qu’un document natif, Google range la copie d’une ancienne version parmi les fonctions qui ne vous sont pas disponibles.

Ce dernier point compte plus qu’il n’y paraît, car faire une copie d’une ancienne version est le moyen documenté de sortir un artefact daté du panneau et de le glisser dans un courriel.

La raison de lire ceci avant d’en avoir besoin : tout ce qui suit est déjà vrai de votre document, ou déjà faux de votre document. Rien ici ne se met en marche après coup.

Commençons par les petites choses, car ce sont elles qui fixent la résolution de l’ensemble.

En survolant le coin supérieur droit, vous voyez "who was the last person to update the file and when they last made changes" (qui a modifié le fichier en dernier et quand ces dernières modifications ont eu lieu). Ouvrir le panneau et choisir une version vous en apprend un peu plus : "You can find who updated the file and their changes." (Vous pouvez savoir qui a mis le fichier à jour et quelles sont ses modifications.) Chaque entrée porte donc une heure, un auteur et un différentiel.

Et maintenant la phrase qui décide du poids que vous pouvez mettre là-dessus :

"The revisions for your file may occasionally be merged." (Les révisions de votre fichier peuvent occasionnellement être fusionnées.)

Google place cela sous un titre intitulé "Unable to see a previous version of your file?" (Vous n’arrivez pas à voir une version antérieure de votre fichier ?), et le titre dit déjà ce que la phrase vient expliquer : des entrées que vous comptiez trouver ne sont parfois pas des entrées distinctes. Le panneau regroupe aussi des éléments, avec une consigne à part pour entrer dans un groupe : "Find grouped versions: In the right panel, click Expand." (Trouver les versions groupées : dans le panneau de droite, cliquez sur Développer.)

Le remède que Google propose, c’est le nommage, et la page dit dans le même souffle à quoi il sert : "You can create a named version to track your version history and make sure your versions aren't merged." (Vous pouvez créer une version nommée pour suivre votre historique des versions et vous assurer que vos versions ne sont pas fusionnées.) Le plafond est de "up to 40 named versions per document" (jusqu’à 40 versions nommées par document), et la ligne sur les feuilles de calcul juste en dessous indique "up to 15 names versions per spreadsheet" (jusqu’à 15 versions nommées par feuille de calcul), une coquille de Google, pas de nous.

Ces deux chiffres méritent qu’on s’y arrête pour une autre raison. Ce sont les seuls nombres de toute cette page d’aide, et nous l’avons vérifié en extrayant chaque chiffre du texte rendu. Sur les quatre pages que nous avons lues pour cet article, rien n’indique de durée de conservation pour l’historique des versions d’un Google Doc natif, ni de plafond du nombre de versions automatiques conservées, ni de fréquence de création d’une version. Si vous avez supposé jusqu’ici qu’il existait quelque part une fenêtre discrète de 30 jours ou un plafond de 25 versions, c’est une supposition importée d’un autre produit, et c’est probablement dans la section plus bas sur les versions de fichiers de Drive que vous l’avez ramassée.

Une chose à régler d’emblée, car c’est la façon la plus courante de s’enfermer dehors : le panneau exige une autorisation de modification, pas une autorisation de lecture. Google le dit deux fois sur la même page, une fois ainsi : "To browse earlier versions of a file, you need permission to edit that file" (Pour parcourir les versions antérieures d’un fichier, vous devez avoir l’autorisation de le modifier), et une fois ainsi : "If you don't have permission to edit a file, you won't be able to see the version history." (Si vous n’avez pas l’autorisation de modifier un fichier, vous ne pourrez pas voir l’historique des versions.) Partager en lecture seule est le réflexe quand quelqu’un vous demande de prouver quelque chose, et c’est précisément le mode de partage qui masque ce que vous essayez de montrer. Notre parcours outil par outil pour extraire une trace de Word, Docs et Overleaf couvre les voies de transmission : comment conserver l’historique des versions dans Word, Google Docs et Overleaf.

La question à laquelle tout le monde veut vraiment une réponse, c’est de savoir si un gros collage apparaît dans le panneau comme un saut évident. Quelqu’un va pointer la chronologie en réunion et dire « cela a l’air d’avoir été écrit ici » ou « cela a l’air d’avoir été collé », et les deux camps supposent que l’outil a un avis là-dessus.

Google n’en documente aucun. Pas une seule fois, sur aucune des pages qui décrivent cette fonction.

Nous avons compté plutôt qu’affirmé, et voici le comptage pour que vous puissiez le refaire. Quatre pages d’aide de Google décrivent la trace : la page sur l’historique des versions, la page Drive sur les versions de fichiers et l’activité, la page sur l’édition Office, et la page sur la création, la consultation et le téléchargement d’un fichier. Dépliées, toutes les sections repliées ouvertes, elles totalisent 16 126 caractères de texte d’article à elles quatre.

L’instrument fonctionne. Passez le même compteur sur la page de Google consacrée à la copie et au collage de texte et d’images, et « paste » revient 46 fois. Passez-le sur la page Gemini dans Docs et « Gemini » revient 24 fois. Les zéros ci-dessus sont donc des absences réelles et non une recherche cassée.

Deux choses en découlent, et c’est la seconde qui est utile.

Premièrement, ne construisez pas d’argument sur ce que le panneau aurait montré. « Vous voyez bien que je l’ai tapé, il n’y a pas d’événement de collage » est une affirmation à propos d’une fonction que Google ne décrit pas, adressée à quelqu’un qui peut ouvrir le panneau et vérifier.

Deuxièmement, et c’est la partie à emporter en réunion, l’absence joue dans les deux sens. Si quelqu’un regarde votre historique et affirme qu’un saut précis prouve que du texte a été collé, cette lecture n’est pas davantage étayée par la documentation de Google. C’est une interprétation d’un panneau dont le fournisseur n’a jamais publié les règles de découpage, appliquée à un document dont le fournisseur dit sans détour que les révisions peuvent être fusionnées.

L’activité du presse-papiers est bien enregistrée quelque part, simplement pas par l’outil dans lequel vous écrivez. L’espace d’écriture dans le navigateur de Turnitin la capture, et chaque collage venu de l’extérieur du document devient un élément sur lequel un enseignant peut cliquer dans une chronologie. La liste complète de ce qu’il enregistre se trouve dans ce que Turnitin Clarity enregistre. Si votre module vous donne un espace d’écriture Turnitin plutôt qu’un bouton de dépôt, vous êtes dans ce système-là et pas dans celui-ci, et rien de cet article ne se transpose.

Le même zéro vaut pour l’IA. Les pages de Google sur l’historique des versions ne mentionnent jamais Gemini, et la page de Google sur l’écriture et l’édition avec Gemini dans Docs ne mentionne jamais l’historique des versions. Ce que Google documente au sujet de l’arrivée du texte généré, c’est l’interaction : "Gemini will show suggestions directly in your document" (Gemini affichera des suggestions directement dans votre document), puis vous cliquez sur Accept suggestion, sur Accept all ou sur Reject all. C’est une action d’édition que vous accomplissez. Rien sur l’une ou l’autre page ne dit que la version résultante porte une étiquette quelconque.

Il existe dans Google Docs une fonction qui répond à la question que pose réellement un travail de groupe, et qui n’est pas « quand le document a-t-il changé » mais « qui a écrit ce paragraphe ». Vous sélectionnez une partie du document, faites un clic droit et choisissez Show editors.

Lisez la ligne juste au-dessus avant d’aller la chercher :

"Important: This feature is available to only Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, and Education Plus customers." (Important : cette fonction est disponible uniquement pour les clients de Google Workspace Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus et Education Plus.)

C’est une courte liste d’éditions, et Education Plus en est la seule entrée liée à l’éducation. Si le compte de votre université est sur une autre édition de Workspace, ou si vous travaillez dans un compte Gmail personnel, l’entrée de menu qui attribuerait un passage à une personne ne fait pas partie de ce que vous avez. La liste des versions fonctionne toujours. L’attribution au niveau du paragraphe, non.

Bon à savoir avant de promettre à un directeur de recherche que vous pourrez lui montrer qui a écrit une section précise. Vérifiez le menu du clic droit sur votre propre compte aujourd’hui, plutôt que la veille au soir de la réunion.

Il y a une mise en garde analogue dans la moitié Sheets de la même page, à propos de l’historique des modifications de cellules : "Some changes might not show up in the edit history" (Certaines modifications peuvent ne pas apparaître dans l’historique des modifications), avec comme exemples les lignes et colonnes ajoutées ou supprimées, les changements de mise en forme et les modifications apportées par des formules. Cela concerne Sheets et non Docs, mais c’est un rappel utile que ces panneaux sont des résumés comportant des lacunes connues, et le fournisseur le dit.

C’est la distinction qui produit l’essentiel de la confusion dans ce domaine, et Google la signale lui-même, en gras, en haut de sa page Drive :

"Important: Version history for Google Docs, Sheets, and Slides is different than history for .pdf files, images, and other files stored in Drive." (Important : l’historique des versions de Google Docs, Sheets et Slides est différent de l’historique des fichiers .pdf, des images et des autres fichiers stockés dans Drive.)

Deux traces, donc. Une pour les fichiers Google natifs, et une autre pour ce que vous avez téléversé. La seconde a des limites publiées, et ce sont les chiffres que l’on attribue à tort à Google Docs :

"A version might be permanently deleted after 30 days or if there are 100 newer versions." (Une version peut être définitivement supprimée après 30 jours ou s’il existe 100 versions plus récentes.)

Drive vous donne un moyen d’en épingler une : "Only the most recent versions of past documents will be saved, unless you click Keep forever." (Seules les versions les plus récentes des anciens documents seront conservées, à moins que vous ne cliquiez sur Keep forever.) C’est dans le menu Gérer les versions d’un fichier dans Drive que se trouvent Keep forever, Download, Upload new version et Delete.

Donc si votre façon d’écrire consistait à « écrire dans Word et déposer le .docx dans Drive comme sauvegarde tous les deux ou trois jours », ce que vous avez construit est une pile de versions de fichier dans Drive, pas un historique Google Docs, et une règle de suppression glissante y est attachée. Épinglez les premières maintenant. Cela prend une minute par fichier et c’est la seule partie de tout ceci qui expire selon un calendrier documenté.

Beaucoup de gens ne convertissent jamais. Ils téléversent le .docx dans lequel le modèle de leur département est arrivé, l’ouvrent dans Docs et continuent à travailler. Google appelle cela l’édition Office, et c’est un mode réellement différent : "You can directly edit, comment, and collaborate on Office files using Google Docs, Sheets, and Slides. Changes will be auto-saved to the file in Office format." (Vous pouvez modifier, commenter et collaborer directement sur des fichiers Office à l’aide de Google Docs, Sheets et Slides. Les modifications seront enregistrées automatiquement dans le fichier au format Office.)

La bonne nouvelle d’abord. L’historique des versions existe dans ce mode. La liste de Google de ce que vous pouvez faire après avoir ouvert un fichier Office dans Docs comprend, mot pour mot, "View version history" (Consulter l’historique des versions). Et la page vous dit où aboutissent deux types de traces différents :

"To view edits you made in previous versions, use the document's version history." (Pour consulter les modifications apportées dans des versions antérieures, utilisez l’historique des versions du document.)

"To view comments you've added in previous versions, use the file versions in Google Drive." (Pour consulter les commentaires ajoutés dans des versions antérieures, utilisez les versions de fichier dans Google Drive.)

Les modifications à un endroit, les commentaires à un autre. Si les commentaires de votre directeur de recherche sur votre brouillon font partie de ce que vous voulez montrer, ce sont les versions de fichier dans Drive, c’est-à-dire la trace à laquelle s’applique la règle des 30 jours.

Venons-en à ce qui prend les gens au dépourvu. La même page comporte une section intitulée "Some features from Google Docs, Sheets or Slides are not available in Office editing" (Certaines fonctions de Google Docs, Sheets ou Slides ne sont pas disponibles en édition Office), et l’un des éléments de cette liste est :

"Under "Version History," make a copy of an old version of the document" (Sous « Version History », faire une copie d’une ancienne version du document)

Faire une copie d’une ancienne version est le moyen standard d’extraire du panneau une version datée sous forme de fichier autonome à joindre à un courriel. Sur un .docx en mode édition Office, Google l’indique comme non disponible. Le remède que Google propose pour toute la liste se trouve sur la même page : convertir le fichier en Google Doc. Mais convertir n’est pas non plus sans conséquence, car Google décrit la conversion comme produisant un nouveau fichier : "When you convert, you make a copy of your Office file." (Lorsque vous convertissez, vous faites une copie de votre fichier Office.)

Deux autres détails sur l’édition Office qu’il vaut mieux connaître :

• Si vous avez ouvert le fichier depuis une pièce jointe Gmail, vous ne modifiez pas la pièce jointe. Google : "A copy of the Office attachment will be stored in Drive and all changes you make will be saved to the copy." (Une copie de la pièce jointe Office sera stockée dans Drive et toutes les modifications que vous apporterez seront enregistrées dans la copie.) Ce qu’a fait ensuite la copie de l’expéditeur est un fichier distinct, avec un historique distinct.
• Quelqu’un d’autre peut remplacer le fichier sous vos pieds. "If someone else uploads a new version of the Office file in Drive while you're viewing it in Google Docs, Sheets or Slides, the file will automatically be updated with the new version." (Si quelqu’un d’autre téléverse une nouvelle version du fichier Office dans Drive pendant que vous le consultez dans Google Docs, Sheets ou Slides, le fichier sera automatiquement mis à jour avec la nouvelle version.)

Deux questions reviennent constamment ici, et les réponses honnêtes n’ont pas du tout la même forme.

Faire une copie du document emporte-t-il l’historique ? La page de Google sur la copie nomme exactement une chose que vous pouvez choisir d’emporter : "If you want to copy comments from a document, spreadsheet, presentation, or video, click Copy comments and suggestions. You can choose to include resolved comments and suggestions in your new copy." (Si vous souhaitez copier les commentaires d’un document, d’une feuille de calcul, d’une présentation ou d’une vidéo, cliquez sur Copier les commentaires et les suggestions. Vous pouvez choisir d’inclure les commentaires et suggestions résolus dans votre nouvelle copie.) L’historique des versions n’est mentionné nulle part sur cette page. Nous n’allons pas vous dire ce que la copie hérite ou n’hérite pas, car Google ne le dit pas, et une réponse assurée ici serait une supposition déguisée. Ce que nous dirons, c’est la règle pratique qui découle de cette ignorance : ne traitez pas une copie comme une sauvegarde de votre trace. Laissez l’original où il est, et servez-vous des copies pour ce que Google documente réellement, c’est-à-dire extraire une version antérieure précise.

Et si je télécharge en .docx ? Les instructions de téléchargement tiennent en trois lignes : Fichier, Télécharger, choisir un type de fichier. Cette page ne mentionne l’historique des versions à aucun moment, et c’est le quatrième de nos quatre zéros ci-dessus. L’historique est une propriété du fichier qui se trouve dans Drive. Ce que vous téléchargez, c’est le document.

La voie documentée pour remettre à quelqu’un un état antérieur d’un Google Doc natif reste donc celle que Google décrit : dans le panneau de l’historique des versions, sur la version voulue, Plus, puis Créer une copie, ce que Google décrit comme le fait de vous permettre de "make a copy and edit earlier versions of a file" (faire une copie et modifier des versions antérieures d’un fichier). Vous disposez alors d’un document autonome à télécharger ou à partager. C’est précisément cette voie qui est fermée en mode édition Office.

L’historique des versions n’est pas permanent, et la personne qui peut le retirer est nommée :

"As the file owner, you can manage your document's version history to remove historical content." (En tant que propriétaire du fichier, vous pouvez gérer l’historique des versions de votre document afin de supprimer du contenu historique.)

Le propriétaire. Dans un document partagé, c’est la personne qui a créé le fichier, ce qui, dans un travail de groupe, est généralement celle qui s’est trouvée cliquer sur Nouveau la première, en semaine un.

Deux options sont documentées, et toutes deux portent le même avertissement : "Deleting version history is permanent and cannot be undone" (La suppression de l’historique des versions est définitive et ne peut pas être annulée). Le détail intéressant, c’est ce qu’elles épargnent. Supprimer toutes les versions "can remove all versions of your document that have not been explicitly named" (peut supprimer toutes les versions de votre document qui n’ont pas été nommées explicitement). Supprimer les versions plus anciennes retire les versions "that are older than a specific version and have not been explicitly named" (qui sont antérieures à une version précise et n’ont pas été nommées explicitement).

Relisez cela deux fois si vous travaillez dans un document partagé. Nommer une version n’est pas seulement le moyen d’empêcher la fusion. D’après la description que Google donne de ces deux commandes, c’est aussi ce qui la met à l’abri d’une suppression en bloc. Dix secondes à la fin d’une séance de travail, avec une date et deux mots sur ce que vous avez fait, vous achètent une entrée étiquetée que la fusion automatique et la suppression en bloc laissent tranquille.

Personne parmi ceux qui lisent ceci n’a de raison d’utiliser l’une ou l’autre commande de suppression.

Encore une chose, et elle compte si vous travaillez sur une connexion instable ou si vous écrivez hors ligne volontairement.

Google décrit l’enregistrement ainsi : quand vous êtes en ligne, les modifications s’enregistrent au fil de la frappe. Le hors ligne est différent : "Once offline access is turned on for Docs, Sheets, Slides, or Forms, changes will save to your device as you enter text, and will save to Drive once reconnected." (Une fois l’accès hors ligne activé pour Docs, Sheets, Slides ou Forms, les modifications seront enregistrées sur votre appareil au fur et à mesure de la saisie du texte, puis dans Drive une fois la connexion rétablie.)

Une période d’écriture hors ligne n’atteint donc Drive qu’au moment de la reconnexion. La page sur l’édition Office mentionne la même chose du côté du dépannage, en vous demandant de "Check your version history for your offline edits" (Vérifier votre historique des versions pour vos modifications hors ligne) si des modifications faites sur un appareil ne sont pas visibles sur un autre, et en désignant l’appareil qui ne s’est pas encore reconnecté comme la cause probable.

Ce que Google ne documente pas, c’est l’horodatage que ces versions finissent par porter. Cela relève donc de la même case que la question du collage. Si votre historique présente un long trou puis une grosse arrivée, c’est une configuration qui a au moins une explication ordinaire, et ce n’est pas une configuration que quiconque peut lire avec assurance dans un sens ou dans l’autre.

• Ouvrez le panneau et descendez jusqu’en bas. Regardez la date de l’entrée la plus ancienne qui s’y trouve réellement. C’est cette date, et non celle du début de votre travail, qui délimite ce que couvre votre historique.
• Nommez une version à la fin de chaque vraie séance de travail. Une date plus deux mots. Cela empêche la fusion et survit aux commandes de suppression en bloc.
• Vérifiez si Show editors existe sur votre compte. Sélectionnez un paragraphe, faites un clic droit, regardez. Sachez-le maintenant, pas au moment où quelqu’un vous demandera qui l’a écrit.
• Si vos brouillons sont des fichiers téléversés et non des Docs natifs, épinglez les premiers. Gérer les versions, Keep forever, sur les deux ou trois plus anciens. C’est la seule limite de cet article qui soit assortie d’une horloge publiée.
• Si vous travaillez sur un .docx en mode édition Office, décidez maintenant. Soit vous convertissez en Google Doc, en sachant que cela produit un nouveau fichier, soit vous acceptez que l’extraction d’une seule ancienne version comme fichier autonome ne vous est pas offerte.
• Ne reconstruisez rien. Retaper un document terminé dans un Google Doc tout neuf crée un fichier dont la première entrée est déjà l’essentiel d’un mémoire, datée après que la question a été posée. Cela transforme une situation discutable en une situation simple, dans le mauvais sens.

Si vous êtes déjà dans une discussion au sujet d’un document signalé, signalé, mais vous l’avez écrit vous-même traite de la préparation d’une réponse, et la version de cela centrée sur l’historique des versions, pour Word et Docs, est comment prouver que vous n’avez pas utilisé l’IA.

Rien dans cet article ne s’améliore en réécrivant le document. La trace est la trace.

Le seul point de contact entre les deux, c’est le moment. Si vous avez reçu un rapport de détection et que vous comptez réviser les passages qu’il a surlignés, faites-le comme une séance d’édition délibérée et datée sur le document vivant, et non comme un remplacement silencieux du fichier, et sachez quels paragraphes vous avez changés. Une révision que vous savez décrire est une partie normale de l’écriture. Un fichier qui apparaît déjà formé, sans lien avec ce qui le précédait, voilà ce qui est difficile à expliquer.

L’outil HumanPen est conçu exactement pour cela : vous téléversez le document avec le rapport, les surlignages du rapport définissent ce qui est réécrit, et le reste revient tel que vous l’avez écrit. Le paragraphe est la plus petite unité touchée, une correspondance partielle est donc étendue au paragraphe entier et vous est montrée avant que quoi que ce soit ne s’exécute. Les passages éligibles peuvent être relancés gratuitement.

C’est une description du périmètre, pas une affirmation sur un rapport à venir, et cela ne met rien dans votre historique des versions que vous n’y auriez pas mis vous-même. Lisez d’abord comment lire un rapport d’écriture IA de Turnitin si ce sont les surlignages qui vous servent de point de départ.

Un gros collage apparaîtra-t-il dans l’historique des versions ? Google ne documente pas la façon dont le panneau découpe les modifications, et n’emploie jamais le mot « paste » sur aucune de ses pages d’historique des versions, de versions de fichiers, d’édition Office ou de téléchargement. En revanche, Google documente ceci : "The revisions for your file may occasionally be merged" (les révisions de votre fichier peuvent occasionnellement être fusionnées). Personne, ni vous ni quiconque, ne peut donc lire un saut dans ce panneau comme la preuve de quoi que ce soit de précis.

L’historique survit-il si je télécharge le fichier en .docx ? L’historique appartient au fichier qui se trouve dans Drive. La page de Google sur le téléchargement d’un fichier ne mentionne l’historique des versions nulle part. Le moyen documenté de remettre un état antérieur est de faire une copie de cette version depuis le panneau, puis de partager ou de télécharger la copie.

Copier le document entier conservera-t-il l’historique ? La page de Google sur la copie d’un fichier dit que vous pouvez choisir d’emporter les commentaires et les suggestions, et ne dit rien de l’historique des versions. Nous n’allons pas nous risquer à une supposition dans un sens ou dans l’autre. Gardez l’original, et utilisez la commande du panneau qui copie une version lorsque vous avez besoin d’un fichier daté.

Mon tuteur peut-il voir l’historique si je partage le document avec lui ? Avec l’autorisation de modification seulement. Google l’énonce deux fois : parcourir les versions antérieures exige l’autorisation de modifier le fichier, et sans cette autorisation l’historique des versions n’est pas visible. Le partage en lecture seule le masque.

Puis-je savoir qui a écrit un paragraphe précis ? Sur certaines éditions de Google Workspace seulement. Google réserve Show editors à Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus et Education Plus. Sur les autres comptes, la liste des versions fonctionne toujours, mais l’attribution par passage n’est pas disponible.

J’ai écrit dans un fichier Word stocké dans Drive. De quelle trace disposé-je ? Des deux, à des endroits différents. Google dit que les modifications faites dans des versions antérieures se trouvent dans l’historique des versions du document, et que les commentaires ajoutés dans des versions antérieures se trouvent dans les versions de fichier de Drive. Et en mode édition Office, faire une copie d’une ancienne version du document figure sur la liste de Google des fonctions non disponibles.